Идеальный персонал – профессиональная подготовка, переподготовка, повышение квалификации персонала

Андрей Батяев

Какой работодатель не мечтает об идеальном штате сотрудников? Уважаемые работодатели, все в ваших руках! Эта книга является пособием для работодателей о порядке установления и проведения в организации курсов обучения, профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации для работников. Настоящее издание поможет вам максимально приблизить штат своей организации к идеальному.

Глава 1. Успешное управление кадрами как залог будущего успеха фирмы

Профессия менеджера по кадрам существовала в нашей стране и ранее в виде должности кадровика (кадрового сотрудника) в любой бюджетной организации. Со временем изменилось лишь название данной должности на менеджера по кадрам. В обязанности кадровика ранее не включался ряд функций и задач, которые в настоящее время осуществляет менеджер по кадрам организации. Кадровик должен был заниматься чисто формальными обязанностями. Например, он должен был осуществлять оформление всех документов (формировалось личное дело на каждого сотрудника), которые следовало вести согласно действующему на тот период времени трудовому законодательству. К примеру, в личное дело складывались все приказы, которыми оформлялись:

1) прием на работу;

2) увольнение с работы;

3) перевод на другую должность;

4) предоставление всех видов отпусков;

5) выдача премии;

6) наложение дисциплинарного взыскания или привлечение к материальной ответственности и т. д.

Кроме того, помимо оформления документов сотрудников, предусмотренных КЗоТом РСФСР, кадровики составляли и вели учет другой документации, которая неизбежно требовалась при оформлении документов. Например, можно говорить о составлении ежегодного графика отпусков для сотрудников и его утверждении с руководством, согласовании с самими сотрудниками. Помимо этого, кадровики вели учет больничных листов сотрудников. Нередко кадровики занимались функциями, которые не соответствовали их профессиональным обязанностям (отмечали посещение работниками заседаний политкружков и собраний, где с докладами о геополитической ситуации в мире выступали работники партии).

С изменением структуры отношений собственности в нашей стране поменялись и потребности организации. Возникли негосударственные, коммерческие структуры. И практически в каждой сфере деятельности, где существовала организация, потребовалось не только оформление приказов по сотрудникам, но и осуществление ряда других кадровых задач. Например, потребовались планирование будущих потребностей в кадрах фирмы, оценка текущей работы персонала и принятие мер по повышению работоспособности, следовательно, и производительности труда сотрудника.

Кроме того, отпала необходимость в некоторых действиях сотрудника отдела по кадрам. Имеются в виду функции по контролю политически правильного воспитания работников. Вместо этого у ряда фирм появилась потребность в защите и охране своей коммерческой тайны. Следует заметить, что все руководители фирм пошли по разным путям разрешения возникших задач. Многие руководители возложили новые обязанности на сотрудников кадрового отдела фирмы (так и возникла должность менеджера по кадрам в ее нынешнем виде), некоторые руководители разделили данные обязанности между руководителями отделов фирмы, а обязанности кадровиков оставили прежними. Есть ряд фирм, где в структуре появилась и служба безопасности, которая занимается сохранением и нераспространением коммерческой тайны фирмы, проверяет сотрудников при приеме их на работу.

Времена, когда работа с сотрудниками сводилась лишь к ведению кадрового документооборота, ушли в прошлое. В начале 90-х гг. XX в. появилась новая профессия — менеджер по персоналу. Тогда основная задача HR-специалистов состояла в том, чтобы как можно быстрее накопить опыт и знания, освоить управленческие инструменты. Затем многие компании приступили к созданию комплексных систем управления персоналом: систем управления эффективностью, мотивации, целеполагания, оценки и др. Это поставило менеджеров по персоналу перед необходимостью адаптировать полученные управленческие навыки к целям и задачам большого бизнеса, масштабам и темпам развивающихся компаний.

Сейчас в тех организациях, которым удалось отстроить управленческие процессы, «жесткие факторы» управления отступают на второй план, а на первый план выходят «мягкие факторы», т. е. так называемая виртуальная бизнес-реальность: климат в коллективе, лояльность персонала, корпоративная культура, ценностные установки сотрудников. Работа с этими «мягкими факторами» требует от HR-менеджера совершенно новых навыков и компетенций. Современный HR-специалист должен уметь убеждать, воодушевлять людей, «переводить» абстрактные понятия на язык конкретных действий. Менеджер по персоналу переходит в ранг полноправного управленца, способного влиять на бизнес-стратегию. Его статус в компании постоянно повышается, а это значит, что HR-специалист должен постоянно работать над своим имиджем, повышением профессиональной квалификации и совершенствованием личностных качеств.

В настоящее время трудно сделать точный вывод и реально оценить правильность той или иной формы организации труда в фирме. Однако совершенно точно можно сказать, что на данный выбор в каждом конкретном случае влияют тот вид деятельности, который осуществляет фирма, наличие или отсутствие в ее структуре филиалов и представительств в других городах или даже странах. Несомненно, есть преимущества при той системе организации труда в фирме, когда практически все обязанности (задачи и потребности) по оценке эффективности работы кадров фирмы и планированию будущих потребностей возложены на менеджера по работе с персоналом.

В рамках настоящей книги мы будем исходить именно из той системы организации труда, когда задачи менеджера по управлению персоналом максимально расширены, т. е. он занимается разрешением всех кадровых задач фирмы.

Перейдем к характеристике основных направлений деятельности (функций, следовательно, и обязанностей) менеджера по управлению персоналом.

Прежде всего менеджер по управлению персоналом должен осуществлять ряд задач, которые ранее решал кадровик. Это в первую очередь оформление всех документов, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г.).

Сразу же обратим ваше внимание, что в настоящей книге мы будем не раз приводить положения ТК РФ. Исходя из содержания действующего трудового законодательства оформляться и храниться в отделе кадров будут приказы, которыми оформляются:

1) прием на работу;

2) увольнение с работы;

3) перевод на другую должность;

4) предоставление всех видов отпусков;

5) выдача премии;

6) наложение дисциплинарного взыскания или привлечение к материальной ответственности;

7) работа по совмещению и по совместительству.

Кроме того, в обязанности менеджера по управлению персоналом должна входить функция по планированию трудовых ресурсов. Наконец, в обязанности менеджера по управлению персоналом должна входить обязанность по управлению кадрами (принятию решений) для решения задач обеспечения кадровых потребностей фирмы.

Планирование трудовых ресурсов представляет собой процесс из четырех этапов. Можно включить такие стадии в процесс планирования потребностей фирмы в кадрах, как:

1) оценка имеющихся трудовых ресурсов;

2) планирование будущих потребностей в кадрах;

3) оценка будущих потребностей в кадрах;

4) разработка проекта удовлетворения будущих потребностей в кадрах.

Как видно, процесс планирования включает в себя не только само прогнозирование потребности в трудовых ресурсах (рабочей силе и квалифицированных специалистах), но и моделирование способа решения данной потребности на будущее, т. е. фактически разрабатываются два плана на будущее: план (ее оценка) потребности и план удовлетворения будущей потребности в кадрах.

Сам процесс управления кадрами связан с тем, что менеджер по управлению персоналом будет постоянно сталкиваться с необходимостью принятия решений. Мы отдельно рассмотрим и данный процесс.

Управление персоналом фирмы представляет собой одну из разновидностей социального управления. Это всегда процесс управления людьми, т. е. социальное управление. Для эффективности управления кадрами менеджер наделяется соответствующими полномочиями, которые служат гарантией реализации (исполнения) решений менеджера по управлению кадрами.

Управление персоналом фирмы включает в себя не только своевременное прогнозирование и удовлетворение кадровых потребностей фирмы, но и повышение эффективности работы действующих кадров. Каждый вариант управления людьми можно рассмотреть с позиции кибернетического подхода к вопросу о социальном управлении. Управление представляет собой целенаправленное воздействие на сложную систему. В нашем случае сложная система представляет собой совокупность всех кадровых (трудовых) ресурсов фирмы и саму фирму. Такое управление должно не только обеспечивать целостность системы, но и способствовать развитию системы, достижению системой стоящих перед ней задач.

Так как систему представляет фирма, в которой работают сотрудники, то можно сказать, что в конечном итоге управление кадрами должно обеспечить реализацию целей фирм, а цель любой коммерческой фирмы состоит только в получении ею прибыли. Все фирмы занимаются предпринимательской деятельностью, которая уже в силу ее определения, приведенного в ст. 2 Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ) (части первая, вторая и третья) (с изм. и доп. от 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г., 29 июня, 29 июля, 2, 29, 30 декабря 2004 г., 21 марта, 9 мая, 2, 18, 21 июля 2005 г., 3, 10 января, 2 февраля, 3, 30 июня, 27 июля 2006 г.), говорит об извлечении прибыли. Предпринимательской является самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном законом порядке.

Фирма(или юридическое лицо, что одно и то же в рассматриваемом контексте) представляет собой сложную и динамическую систему, которой необходимо управлять. Сложность рассматриваемой системы управления состоит в том, что каждая коммерческая структура (фирма) представляет собой совокупность целого ряда отделов, подразделений. Если в фирме существует такая должность, как специалист отдела кадров, следовательно, фирма достаточно большая. Динамичность фирмы определяется ее развитием. Все коммерческие структуры находятся в состоянии постоянной конкуренции друг с другом, потому каждая фирма должна постоянно стремиться к позитивным изменениям, а вот направление данных изменений уже относится к вопросу принятия решений людьми, управляющими данной компанией.

Любое управление неразрывно связано с информацией. Менеджер по управлению кадрами постоянно собирает информацию (но не всю подряд, а необходимую для его работы). Это информация о сотрудниках, которые уже работают в организации, и о претендентах, желающих устроится на работу в данную фирму. Менеджер не просто собирает информацию, а анализирует, систематизирует ее, делает определенные выводы о реальных фактах и обстоятельствах работающих сотрудников, оценивает их возможности и сопоставляет их с реально достигнутыми такими сотрудниками результатами. Менеджер по управлению персоналом изучает и делает выводы о личностных и рабочих (профессиональных качествах) сотрудников, которые желают устроиться на работу в данную организацию.

Связь и упорядоченность в работе всех отделов фирмы достигаются посредством информационного взаимодействия всех компонентов, а также посредством взаимодействия всей фирмы (системы) и отдельных ее отделов (компонентов), филиалов и представительств с внешней средой. Такое взаимодействие происходит путем передачи сведений об окружающей среде и о самой фирме. Любая информация передается в виде сигналов. Что это будет за информация? Каково ее содержание?

Так как мы в качестве системы, в которой происходит управление, рассматриваем коммерческую фирму, то можно сказать, что это информация, которая необходима для обеспечения нормального функционирования организации. Она будет способствовать достижению фирмой ее цели, т. е. получению прибыли. Следовательно, фирма будет сама распространять о себе информацию в виде рекламы производимых товаров, оказываемых услуг, с указанием цен на них, их качества, срока изготовления, гарантийного срока и т. д. Фирма может и дополнительно сообщать о каких-либо полезных свойствах своего товара. Кроме того, фирма будет взаимодействовать с органами государственной власти для защиты своих интересов или в процессе осуществления государством фискальных, надзорных полномочий. Из окружающей среды фирма будет получать информацию о потенциальных клиентах, постоянных клиентах, которые уже ранее обращались, исследовать динамику цен на сырье, из которого производится товар фирмы, роста цен на топливо, цены на аналогичный, производимому данной фирмой товар у конкурентов, рост или понижение ставки рефинансирования Центрального банка страны, изменения в налоговом и гражданском законодательстве и т. д. Все это будет информация экономического содержания, непосредственно затрагивающая предпринимательскую деятельность фирмы или могущая повлиять на нее.

Применительно к менеджеру по управлению персоналом можно сказать, что с его стороны в окружающую среду будет направляться информация о том, какие сотрудники требуются в настоящее время для работы в организации, какими специальными знаниями (другими качествами) они должны обладать и т. д. Наоборот, сам менеджер по управлению персоналом будет собирать информацию о том, насколько соответствуют данным требованиям люди, которые к нему обратились, какие условия им реально могут предложить аналогичные фирмы и какие условия труда может предложить его фирма и т. д. Менеджер по управлению персоналом должен подробно изучить внутренние условия труда сотрудников и собирать информацию также и внутри своей системы (фирмы) для выработки решений, которые помогут улучшить производительность труда сотрудников.

Сигналы, которыми передается информация, оказывают управляющее воздействие, которое заставляет систему перестраиваться (внутри организации происходят изменения, и фирма может изменить некоторые параметры, условия своих контактов с клиентами, менеджер по управлению персоналом, например, может изменить политику в отношении размера или порядка оплаты труда сотрудников). Благодаря такому информационному воздействию даже малая доля энергии (ресурсов и финансовых средств фирмы), которая была затрачена для отправки информации (сигнала) определенного содержания в окружающую среду, часто влечет за собой возникновение значительно большей энергии. К примеру, менеджер по управлению персоналом для поиска подходящего на свободную вакансию в фирме человека составляет требования, которыми должен обладать будущий сотрудник, после чего следит за тем, чтобы объявление попало в газеты. К нему обратятся толпы желающих, с которыми необходимо будет работать, их надо слушать и отбирать лучших для будущей работы в данной фирме. Таким образом, у менеджера возникнет необходимость в куда более объемной работе, требующей большего количества времени, чем изначально было затрачено. К информации система относится избирательно и реагирует лишь на определенные сигналы, которые могут повлиять на достижение желаемых результатов.

В любом процессе управления одним из элементов будет и обратная связь. Она представляет собой своего рода механизм учета соотношения цели, команды и результата действия. Это необходимо для того, чтобы менеджер по управлению кадрами получал информацию о всех возникших кадровых потребностях фирмы, мог наиболее точно спрогнозировать возникающие в будущем потребности. Кроме того, менеджер сможет получить информацию о выполнении команды, переданной им по каналам прямой связи. Таким образом, получается целостный процесс исполнения решения специалиста по управлению персоналом. Он сможет не только принимать решения, но и контролировать, направлять их исполнение. Благодаря обратной связи в системе управления в организации (фирме) создается замкнутая цепь каналов связи, система приобретает органичную целостность, способность противостоять изменениям окружающей среды. В настоящее время положение на внутреннем рынке страны (как и всей экономики) характеризуется ростом. Наряду с ростом постоянно происходят и изменения в социальной и экономической составляющих общественных отношений. Вместе с ростом экономики возникает постоянная потребность изменений в общественных отношениях. Потребности общества и правила поведения в нем постоянно меняются, а вместе с ними неизбежно меняются и экономические отношения. Поэтому окружающая среда, в которой существует каждая фирма, также подвержена постоянным изменениям. Любая фирма должна суметь своевременно почувствовать данные изменения и перестроить свою деятельность для полного соответствия окружающей среде.

Управление кадрами представляет собой воздействие одних людей на других главным образом с помощью информации с целью упорядочения всех производственных процессов (повышения эффективности и производительности труда сотрудников), обеспечения устойчивого развития фирмы. Мы заметили, что любая фирма должна своевременно реагировать на изменения окружающей среды. К примеру, под влиянием мнения и потребностей работодателей произошли серьезные изменения трудового законодательства. Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» в ТК РФ были внесены серьезные изменения. Теперь практически каждая организация должна несколько перестроить свою кадровую политику (порядок оформления некоторых документов), для того чтобы соответствовать требованиям окружающей среды, в нашем случае — требованиям трудового законодательства.

Если более детально рассматривать данный пример, то можно обратить внимание на следующее. Изменения, внесенные в трудовое законодательство, коснулись ряда сфер отношений работника с работодателем, в частности изменилось правовое регулирование работы по совместительству. Оно, что в новинку для отечественного трудового законодательства, разделилось на две категории: работу по совмещению и по совместительству.

Формирование трудовых ресурсов — сложная и ответственная функция. Во многом кадровая политика зависит от возможностей организации. При этом не составляет особого труда найти подходящего кандидата на должность, не требующую высокой квалификации. Однако с рядом профессий в настоящее время есть определенные трудности, поскольку найти грамотных специалистов в данных областях достаточно сложно. В гл. 5 настоящей книге мы отдельно поговорим о поиске подходящих кандидатов на отдельные должности (например, как найти РR-менеджера или каким должен быть менеджер по прогнозированию и управлению рисками и т. д.).

Человек — общественное существо. Он не может существовать вне общества. Важнейшей особенностью человеческого бытия является совместная деятельность людей в различных сферах общественной жизни. Применительно к управлению персоналом можно говорить о той сфере общественной жизни, где люди собираются в сформированную организацию для заработка. Любое объединение граждан всегда было важным средством в борьбе за существование, развитие на всех этапах человеческой истории. Управление кадрами может сводиться только к руководству людьми (трудовыми ресурсами), однако это должно быть строго целевое управление. Такое управление часто служит средством воздействия на вещи. В итоге оно приводит к согласованной деятельности для производства материальных благ.

Менеджер по управлению персоналом воздействует на общественные отношения, на вещи через волюи сознание подчиненных. Любая организация (в том числе и коммерческая фирма) всегда состоит в упорядочении какой-либо деятельности.