1С: Управление торговлей 8.2. Руководство пользователя

А. А. Гладкий, 2014

С помощью этой книги вы изучите последнюю версию популярной программы для автоматизации деятельности торгового предприятия – «1С: Управление торговлей 8.2». В издании содержится большое количество практических примеров, иллюстрирующих функциональные возможности программы, что значительно упрощает и ускоряет обучение. Все примеры, рассмотренные в книге, могут применяться на предприятиях различной сферы деятельности.

Глава 3

Настройка параметров организации работы

Персональные настройки пользователя

Учетные записи электронной почты

Виды и использование взаимодействий

Работа с файловым хранилищем

В программе «1С: Управление торговлей 8.2» реализованы широкие функциональные возможности для организации работы пользователей. Соответствующие настройки выполняются в разделе Органайзер. Первое, что мы рассмотрим, — персональные настройки пользователя.

Персональные настройки пользователя

Персональные настройки пользователя включают в себя пароль доступа, параметры работы с файлами и параметры прокси-сервера (если применяется такой вариант для соединения с Интернетом). Для перехода в данный режим работы нужно на панели навигации раздела Органайзер щелкнуть на ссылке Персональные настройки. В результате откроется окно, изображенное на рис. 3.1.

Рис. 3.1. Персональные настройки пользователя

В данном окне находятся три ссылки, каждая из которых предназначена для перехода к соответствующим настройкам. Далее рассмотрим все режимы работы.

Изменение пароля пользователя

Чтобы изменить пароль доступа к программе, щелкните на ссылке Изменение пароля пользователя. В результате откроется окно, которое показано на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Изменение пароля пользователя

В данном окне в поле Новый пароль нужно ввести новый пароль доступа, а в поле Новый пароль (подтверждение) — набрать его повторно. Двойной ввод пароля необходим для предотвращения ошибок при вводе. После этого сохраните введенный пароль нажатием кнопки Сменить пароль. Помните, что при утере пароля вы не сможете войти в программу, поэтому сохраните его в надежном месте.

Персональные настройки работы с файлами

В программе предусмотрена возможность работы с внешними файлами. Они могут использоваться для хранения какой-то дополнительной информации. Например, такая возможность имеется в режиме редактирования физического лица (справочник физических лиц), партнера (справочник партнеров), в режиме работы с файловым хранилищем и др. Далее научимся выполнять настройку данного режима работы.

Для перехода к настройкам работы с внешними файлами щелкните в списке настроек на ссылке Персональные настройки работы с файлами (см. рис. 3.1). Дальнейшие действия выполняются в окне, изображенном на рис. 3.3.

Рис. 3.3. Персональные настройки работы с файлами

В данном окне из раскрывающегося списка По двойному щелчку мыши нужно выбрать действие, которое будет выполняться над файлом при нажатии клавиши Enter или при двойном щелчке кнопкой мыши. Возможные варианты — Открывать файл или Открывать карточку. В первом случае будет открыт сам файл с использованием соответствующего приложения (например, если это DOC-файл, то он будет открыт с помощью Word), во втором случае на экране отобразится карточка файла (с ней мы подробнее познакомимся позже).

Если установлен флажок Выбор режима открытия файла при двойном щелчке мыши, то при попытке открытия файла программа будет выдавать запрос относительно того, в каком режиме будет вестись дальнейшая работа с файлом: просмотра или редактирования.

Если вы работаете в режиме веб-клиента, то можно использовать настройку Показывать подсказки при редактировании файлов (только веб-клиент). Если данный флажок установлен, то в режиме редактирования внешнего файла будут отображаться соответствующие подсказки.

Для сравнения версий текстовых внешних файлов можно использовать Microsoft Word или OpenOffice.org Writer. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка Сравнивать версии файлов DOC, RTF, TXT при помощи.

В программе реализован механизм дополнительной настройки рабочего каталога, где хранятся используемые в программе внешние файлы. Для перехода в данный режим нажмите кнопку Настройка основного рабочего каталога — в результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.4.

Рис. 3.4. Настройка основного рабочего каталога

В данном окне определяются значения перечисленных ниже параметров.

♦ Расположение — в данном поле указывается путь к каталогу, предназначенному для хранения внешних файлов. Значение данного поля формируется программой автоматически, но при необходимости вы можете отредактировать его самостоятельно. Для этого нажмите кнопку Выбрать путь к локальному кэшу файлов, которая находится справа от поля (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши), и в открывшемся окне по обычным правилам работы с Windows-приложениями укажите требуемый путь.

♦ Максимальный размер — в данном поле указывается предельный размер суммарного объема всех файлов в основном рабочем каталоге (в мегабайтах). Это поле также заполняется автоматически — по умолчанию в нем предлагается значение 100, но вы можете указать любое другое значение. Если вы не хотите ограничивать размер суммарного объема всех файлов, укажите в данном поле значение 0.

♦ Подтверждать при удалении из основного рабочего каталога — если этот флажок установлен, то при попытке удаления файла из рабочего каталога на экран будет выводиться запрос на подтверждение данной операции.

♦ Удалять файлы при завершении редактирования — при установленном данном флажке после переноса файла в информационную базу он автоматически стирается с жесткого диска. Данный параметр обычно используется для экономии места на жестком диске или в целях повышения безопасности.

♦ Очистить основной рабочий каталог — с помощью данной кнопки осуществляется быстрое удаление всех файлов в основном рабочем каталоге, кроме тех, в которые были внесены какие-либо изменения.

♦ Открыть список файлов — с помощью данной кнопки на экран выводится список файлов, находящихся в данный момент в основном рабочем каталоге.

Все изменения, выполненные в режиме персональных настроек работы с файлами, вступают в силу после нажатия кнопки OK. С помощью кнопки Отмена осуществляется выход из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Персональная настройка прокси-сервера

Для перехода к персональным настройкам прокси-сервера нужно в окне, изображенном на рис. 3.1, щелкнуть на ссылке Персональная настройка прокси-сервера. В результате на экране отобразится окно, которое показано на рис. 3.5.

Рис. 3.5. Персональная настройка прокси-сервера

Первое, что нужно сделать в данном окне, — установить флажок Использовать прокси-сервер для соединения с Интернет. Только после этого станут доступными для редактирования все остальные параметры. Затем в соответствующих полях указывается адрес сервера, имя пользователя и пароль, а также номер порта. Выполненные настройки вступают в силу после нажатия кнопки OK.

Учетные записи электронной почты

Возможности программы предусматривают ведение списка учетных записей электронной почты. Эти учетные записи необходимы при отправке сообщений по электронной почте. Стоит также отметить, что для корректной работы некоторых механизмов требуется корректная настройка системной учетной записи электронной почты.

Учетные записи электронной почты создает и ведет администратор системы. Для перехода в режим работы с учетными записями следует на панели навигации раздела Органайзер щелкнуть на ссылке Учетные записи электронной почты. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.6.

Рис. 3.6. Список учетных записей электронной почты

В данном окне отображается перечень всех сформированных ранее учетных записей электронной почты. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображается ее наименование, имя пользователя и адрес электронной почты.

Чтобы сформировать новую учетную запись, нужно на панели инструментов данного окна нажать кнопку Создать. Чтобы просмотреть и при необходимости отредактировать параметры созданной ранее учетной записи, выделите ее в списке и выполните команду Все действия — Изменить или нажмите клавишу F2. Формирование и редактирование учетных записей электронной почты осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.7.

В данном окне в поле Наименование следует ввести произвольное название учетной записи. Электронный адрес учетной записи вводится в поле Почтовый адрес, а в поле Имя можно указать имя, от которого будут отправляться электронные письма.

Рис. 3.7. Окно ввода и редактирования учетной записи

Данные для аутентификации учетной записи вводятся в полях Пользователь и Пароль. Если вы хотите использовать данную учетную запись для отправки и получения электронных сообщений, установите флажки соответственно Использовать для отправки и Использовать для получения.

Необходимо также обязательно указать серверы входящей (РОР3) и исходящей (SMTP) электронной почты.

Завершается ввод и редактирование учетной записи нажатием кнопки Записать и закрыть.

Виды и использование взаимодействий

В рассматриваемой конфигурации реализован механизм взаимодействий, который предусматривает возможность дополнительного планирования работы и деятельности пользователя. В данном случае под взаимодействием подразумевается одно из следующих событий: встреча, телефонный звонок или исходящее электронное письмо.

Чтобы открыть список запланированных ранее взаимодействий, нужно на панели навигации раздела Органайзер щелкнуть на ссылке Взаимодействия. В результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.8.

Все зарегистрированные в программе взаимодействия автоматически включаются в данный список. Для каждой позиции списка в соответствующих колонках отображаются следующие сведения:

♦ дата взаимодействия;

♦ краткое описание взаимодействия;

♦ предмет взаимодействия;

♦ участники взаимодействия;

♦ лицо, ответственное за реализацию взаимодействия;

♦ признак отработанного взаимодействия (отображается только для отработанных взаимодействий).

Рис. 3.8. Список взаимодействий

В нижней части окна находится несколько параметров, с помощью которых можно установить фильтр на отображаемые в списке позиции. Данный механизм приобретает особую актуальность при работе с большими объемами данных, поскольку позволяет оставить в списке только те позиции, которые удовлетворяют заданным критериям.

В поле Режим можно отфильтровать взаимодействия по статусу. Требуемый режим отбора выбирается из раскрывающегося списка. Возможен выбор одного из следующих вариантов: Все (в данном случае отображается полный список всех без исключения взаимодействий), К исполнению, Новые, Отложенные и Отработанные.

В поле Ответственный можно указать пользователя, ответственного за взаимодействия. В данном случае отбор позиций в список будет осуществляться в соответствии со значением колонки Ответственный. Чтобы установить критерий отбора, нажмите в данном поле кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне списка пользователей выделите требуемую позицию щелчком кнопкой мыши и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter. Чтобы снять фильтр по ответственному пользователю, нужно очистить данное поле. Для этого нажмите кнопку с изображением крестика (она расположена справа от кнопки выбора) или сочетание клавиш Shift+F4.

Чтобы систематизировать содержимое списка, можно использовать механизм группировки. При этом все позиции будут собраны в группы по указанному признаку — это может быть дата взаимодействия, ответственный пользователь или предмет взаимодействия. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка Группировка. Чтобы снять группировку и вернуться к обычному представлению списка, укажите в данном поле значение Без группировки.

С помощью кнопки Получить почту, которая находится на панели инструментов окна списка взаимодействий (см. рис. 3.8), можно в любой момент инициировать получение входящей электронной корреспонденции.

Далее мы подробнее рассмотрим порядок работы с каждым видом взаимодействий, используемых в программе.

Планирование встреч

Деловые встречи являются одним из непременных атрибутов современной бизнес-среды. Чтобы пользователи не забывали о предстоящих встречах, в программе «1С: Управление торговлей 8.2» предусмотрена возможность планирования деловых встреч. О том, как это делается, будет рассказано в данном подразделе.

Чтобы запланировать деловую встречу, нужно на панели действий раздела Органайзер выбрать пункт Встреча. Можно также нажать в окне списка взаимодействий кнопку Создать, затем в открывшемся окне (рис. 3.9) выделить пункт Встреча и нажать кнопку OK или клавишу Enter.

Рис. 3.9. Выбор вида взаимодействия

Ввод сведений о предстоящей встрече осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.10.

В поле Предмет указывается сущность предстоящего взаимодействия. Поскольку речь идет о деловой встрече, то в данном поле после нажатия кнопки выбора или клавиши F4 в открывшемся окне выбирается значение Встреча. Данный параметр не является обязательным для заполнения.

Рис. 3.10. Планирование встречи

Все деловые встречи можно делить по важности. Для этого предназначен параметр Важность — здесь из раскрывающегося списка выбирается одно из следующих значений: Обычная, Высокая или Низкая. По умолчанию в данном поле установлено значение Обычная.

В поле Место вводится информация о месте проведения встречи. Это может быть, например, конференц-зал, кабинет, офис, кафе и т. д. Данный параметр не является обязательным для заполнения — ведь не всегда место предстоящей встречи можно определить заранее.

С помощью параметров Начало и Окончание определяется продолжительность встречи. Они заполняются одинаково: вначале с помощью календаря указывается дата начала и окончания встречи (по умолчанию предлагается текущая дата), а в расположенном справа поле — время начала и окончания встречи.

При необходимости можно запланировать дату и время работ по данной встрече — для ввода этих сведений предназначен параметр Отработать после. После того как встреча отработана (проведена, и все действия по ней закончены), нужно присвоить ей соответствующий признак, установив флажок Отработано. В окне списка взаимодействий отработанные взаимодействия помечаются признаком в колонке Отработано (см. рис. 3.8).

На следующем этапе необходимо сформировать перечень участников предстоящей встречи. Как минимум одну позицию в этот список нужно включить обязательно. Необходимые действия выполняются в табличной части, которая находится в области Участники встречи.

Для добавления в список новой позиции нужно нажать кнопку Добавить или выполнить аналогичную команду контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопкой мыши. Можно также воспользоваться клавишей Insert. В результате выполнения любого из перечисленных действий в списке появится новая позиция. Далее в поле Контакт необходимо нажать кнопку выбора — в результате отобразится окно, которое показано на рис. 3.11.

Рис. 3.11. Выбор контакта

В данном окне нужно открыть вкладку, соответствующую виду контакта, который вы хотите выбрать. После этого выделите контакт (пользователя, партнера или физическое лицо — в зависимости от открытой вкладки) щелчком кнопкой мыши и нажмите клавишу Enter. Если вы затрудняетесь найти требуемое значение, воспользуйтесь механизмом быстрого поиска, который реализован на вкладке Поиск контактов.

В полях Представление контакта и Как связаться можно указать соответственно вариант представления (или способ обращения) и способ связи с контактом. Не исключено, что данные параметры заполнятся автоматически — это возможно при условии, что они ранее были указаны в соответствующем справочнике.

В поле Описание следует ввести краткое описание предстоящей встречи. Данный параметр является обязательным для заполнения.

Завершается процесс планирования встречи нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть.

Планирование телефонных звонков

Чтобы запланировать телефонный звонок, нужно в окне списка взаимодействий (см. рис. 3.8) нажать кнопку Создать или клавишу Insert, затем в открывшемся окне (см. рис. 3.9) выделить позицию Телефонный звонок и нажать кнопку OK или клавишу Enter. В результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.12.

Рис. 3.12. Планирование телефонного звонка

Возможности программы предусматривают планирование как исходящих, так и входящих телефонных звонков. По умолчанию звонок считается исходящим, а если вы хотите запланировать входящий звонок — установите флажок Входящий.

Чтобы указать абонента, нажмите в поле Контакт кнопку выбора и в открывшемся окне (см. рис. 3.11) укажите абонента, с которым вы хотите связаться. После этого автоматически будет заполнено поле Абонент, значение которого можно отредактировать с клавиатуры. В поле Как связаться вводится способ связи (то есть здесь можно указать телефонный номер абонента), причем этот параметр является обязательным для заполнения.

В поле Предмет задается сущность предстоящего взаимодействия. Поскольку речь идет о телефонном звонке, то в данном поле после нажатия кнопки выбора или клавиши F4 в открывшемся окне выбирается значение Телефонный звонок. Данный параметр не является обязательным для заполнения.

Все телефонные звонки можно делить по важности. Для этого предназначен параметр Важность — здесь из раскрывающегося списка выбирается одно из следующих значений: Обычная, Высокая или Низкая. По умолчанию в данном поле установлено значение Обычная.

В поле Ответственный указывается пользователь, ответственный за обработку данного телефонного звонка. Требуемое значение выбирается в окне списка пользователей, которое вызывается нажатием клавиши F4 или по кнопке выбора.

При необходимости можно запланировать дату и время работ по телефонному звонку — для ввода этих сведений предназначен параметр Отработать после. После того как звонок совершен и все вопросы по нему закрыты, нужно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Отработано. В окне списка взаимодействий отработанные взаимодействия помечаются признаком в колонке Отработано (см. рис. 3.8).

В текстовом поле с клавиатуры следует ввести краткое описание предстоящего телефонного звонка. Данный параметр является обязательным для заполнения.

Завершается процесс планирования телефонного звонка нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть.

Создание электронного почтового сообщения

В программе реализована возможность использования электронной почты. Чтобы задействовать данный механизм, необходимо предварительно настроить учетные записи электронной почты — о том, как это делать, см. выше раздел «Учетные записи электронной почты». Чтобы написать электронное письмо, нужно на панели действий раздела Органайзер выбрать пункт Исходящее электронное письмо. Можно также нажать в окне списка взаимодействий кнопку Создать, затем в открывшемся окне (рис. 3.9) выделить щелчком кнопкой мыши пункт Электронное письмо исходящее и нажать кнопку OK или клавишу Enter.

Окно формирования исходящего электронного почтового сообщения показано на рис. 3.13.

В данном окне в поле Отправитель указывается электронный адрес, с которого будет отправлено письмо. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка. Содержимое данного списка формируется программой автоматически — в него включаются те электронные адреса, для которых в окне редактирования учетной записи (см. рис. 3.7) был установлен флажок Использовать для отправки.

В поле Кому указывается один или несколько получателей письма (в последнем случае их нужно разделять запятой). Это поле можно заполнить как вручную (путем ввода требуемых электронных адресов с клавиатуры), так и автоматически. Для автоматического заполнения нажмите на панели инструментов данного окна кнопку Подобрать контакты — в результате откроется окно, которое показано на рис. 3.14.

Рис. 3.13. Формирование исходящего электронного сообщения

Рис. 3.14. Подбор адресатов для списка адресатов

Как видно на рисунке, данное окно состоит из двух частей, причем левая включает в себя несколько вкладок. Первое, что нужно сделать, — открыть вкладку, на которой вы будете выбирать адресатов электронного письма (выбор может осуществляться из справочников пользователей, партнеров и физических лиц). Для поиска контакта (например, если вы не помните, в какой справочник он был внесен, или просто затрудняетесь его найти) используйте вкладку Поиск контактов.

В правой части окна формируется список адресатов. Для этого нужно в левой части дважды щелкнуть кнопкой мыши на требуемой позиции — сразу после этого выбранный контакт появится в правой части окна, где в соответствующих колонках отобразится его электронный адрес, представление, название и группа. В данном случае главным параметром является электронный адрес: если он не заполнен — очевидно, что отправка письма этому адресату будет невозможной. В такой ситуации вернитесь в левую часть окна, щелкните правой кнопкой мыши на том адресате, который не имеет электронного адреса, и в открывшемся окне редактирования введите электронный адрес, после чего сохраните данные. Затем перевыберите этого адресата — и введенный адрес должен отобразиться для него в правой части окна в колонке Адрес.

Для удаления позиций из списка адресатов в правой части окна используйте кнопку Удалить текущий элемент, которая находится на панели инструментов (название данной кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши). Для этого можно также воспользоваться клавишей Delete. В любом случае предварительно следует выделить удаляемую позицию.

Завешается подбор адресатов нажатием кнопки OK, которая находится в левом верхнем углу окна (см. рис. 3.14).

В полях Копии и Скрытые копии вводятся электронные адреса получателей копий письма, а в поле Тема указывается тема электронного сообщения. Все перечисленные параметры не являются обязательными для редактирования. Отмечу лишь, что параметр Тема рекомендуется к заполнению, поскольку этого требуют этикет и правила ведения деловой переписки.

Текст электронного письма вводится в большом текстовом поле, которое находится в центральной части окна. К письму можно прикрепить внешние файлы (отчеты, диаграммы, прочие документы) — их список формируется в области Вложения, которая находится под полем текста письма. Для добавления в список нового вложения нужно выполнить команду контекстного меню, затем в открывшемся окне указать путь к файлу вложения и нажать кнопку Открыть. Вы можете просмотреть содержимое любого файла вложения — для этого включите его в список, затем щелкните на нем правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выполните команду Открыть вложение. Чтобы удалить вложение из списка, выделите его и выполните команду контекстного меню Удалить вложение, вызываемую также нажатием клавиши Insert.

В поле Кодировка из раскрывающегося списка выбирается кодировка, в которой составлен текст письма. По умолчанию в данном поле предлагается значение utf-8 — как показывает практика, оно является оптимальным в большинстве случаев.

В поле Предмет указывается сущность предстоящего взаимодействия. Поскольку речь идет об электронном письме, то здесь после нажатия кнопки выбора или клавиши F4 в открывшемся окне выбирается значение Исходящее электронное письмо. Данный параметр не является обязательным для заполнения.

Все электронные письма можно делить по важности. Для этого предназначен параметр Важность — здесь из раскрывающегося списка выбирается одно из следующих значений: Обычная, Высокая или Низкая. По умолчанию в данном поле установлено значение Обычная.

В поле Ответственный указывается пользователь, ответственный за обработку данного электронного письма. Требуемое значение выбирается в окне списка пользователей, которое вызывается нажатием клавиши F4 или кнопкой выбора.

При необходимости можно запланировать дату и время работ по электронному письму — для ввода этих сведений предназначен параметр Отработать после. После того как письмо отправлено и все вопросы по нему закрыты, нужно присвоить ему соответствующий признак, установив флажок Отработано. В окне списка взаимодействий отработанные взаимодействия помечаются признаком в колонке Отработано (см. рис. 3.8).

Для немедленной отправки электронного письма нажмите на панели инструментов данного окна кнопку Отправить или сочетание клавиш Ctrl+Enter. Чтобы, не отправляя, сохранить письмо для последующего просмотра и редактирования, нажмите кнопку Записать и закрыть — после этого оно отобразится в окне списка взаимодействий (см. рис. 3.8).

Работа с файловым хранилищем

Как уже отмечалось ранее, в программе предусмотрена возможность работы с внешними файлами, которые могут применяться для хранения какой-то дополнительной информации. Это довольно удобный механизм, и если вы намерены его использовать — рекомендуется предварительно просмотреть и при необходимости отредактировать параметры работы с файлами (подробнее см. выше подраздел «Персональные настройки работы с файлами»).

Для перехода в режим работы с файловым хранилищем откройте раздел Органайзер и на панели навигации щелкните на ссылке Файлы. В результате откроется окно, которое показано на рис. 3.15.

Это и есть файловое хранилище программы «1С: Управление торговлей 8.2». Все внешние файлы для удобства работы можно сгруппировать в тематические папки. В левой части окна формируется перечень папок, а в правой отображается список файлов выделенной папки. Для каждого файла в списке показывается его имя, произвольное описание, дата включения в список, а также имя ответственного пользователя, который включил данный файл в список.

Рис. 3.15. Файловое хранилище

Каждый находящийся в списке файл можно открыть для просмотра или редактирования. Если файл открыт только для просмотра, то в это же время другой пользователь может открыть его для редактирования. Если же файл открыт для редактирования, то другие пользователи смогут лишь просматривать его.

ПРИМЕЧАНИЕ

В списке файлов зеленым цветом отображаются файлы, занятые для редактирования данным пользователем, серым цветом — файлы, редактируемые другими пользователями, а обычным черным цветом — свободные (никем не редактируемые) файлы.

Чтобы открыть файл для просмотра, выполните команду Все действия ➧ Просмотреть. Чтобы открыть файл для редактирования, используйте команду Все действия ➧ Редактировать, вызываемую также нажатием клавиши F4 (в обоих случаях не забудьте предварительно выделить требуемый файл). Файл будет считаться открытым для редактирования (и, соответственно, недоступным для редактирования другими пользователями) до тех пор, пока вы не «отпустите» его с помощью команды Все действия ➧ Закончить редактирование или нажатием кнопки Закончить редактирование, которая находится на панели инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ

В данном случае под редактированием подразумевается изменение самого файла (правка текста и т. п.), выполняемое с помощью соответствующего приложения. Например, DOC-файл вы будете редактировать в окне редактора Word. Однако вы также можете изменять параметры файла путем редактирования его карточки — об этом речь пойдет чуть ниже.

Если вы намерены использовать механизм группировки файлов, то сначала рекомендуется сформировать список групп, после чего заполнять каждую группу соответствующими файлами. При этом вы всегда сможете свободно переносить файлы из одной папки в другую — для этого выполните команду Все действия ➧ Перенести в папку, затем в открывшемся окне щелчком кнопкой мыши укажите требуемую папку и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

Чтобы создать новую папку для внешних файлов, выполните команду Все действия ➧ Новая папка или нажмите на панели инструментов кнопку Создать новую папку. Чтобы просмотреть и при необходимости отредактировать параметры созданной ранее папки, дважды щелкните на ней кнопкой мыши. Ввод и редактирование папок осуществляется в окне, изображенном на рис. 3.16.

Рис. 3.16. Создание и редактирование папки для внешних файлов

В данном окне в поле Наименование вводится произвольное название создаваемой папки, под которым она впоследствии будет отображаться в списках программы, а также в окне хранилища файлов. Поэтому рекомендуется вводить такое название, чтобы оно кратко характеризовало назначение хранящихся в папке файлов. Другими словами, не стоит называть папки Папка 1, Папка 2, Папка 3 и т. д. — ведь намного информативней выглядят такие, например, названия: Отчеты, Документы, Сотрудники и т. д.

Хранилище файлов имеет иерархическую структуру, поэтому вы можете использовать неограниченное количество уровней вложенности папок. Если вы хотите новую папку поместить в другую, ранее созданную папку — укажите ее в поле Папка. Если же новая папка должна находиться в корне иерархии, данное поле следует оставить незаполненным.

В поле Описание можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данной папке. Этот параметр не является обязательным для заполнения.

В поле Ответственный указывается имя пользователя, ответственного за работы с данной папкой. Этот параметр заполняется автоматически — в него по умолчанию подставляется имя пользователя, создавшего папку. Чтобы изменить значение данного поля, нажмите кнопку выбора или клавишу F4, затем в открывшемся окне справочника пользователей выделите требуемую позицию и нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.

В поле Дата создания программа автоматически подставляет дату создания данной папки.

Как уже отмечалось выше, в подразделе «Персональные настройки работы с файлами» раздела «Персональные настройки пользователя», для работы с внешними файлами создается рабочий каталог (см. рис. 3.4). Однако для каждой папки можно определить индивидуальный каталог, отличный от общего, в котором будут храниться все файлы и подпапки данной папки. Для этого в поле Рабочий каталог (см. рис. 3.16) нажмите кнопку выбора или клавишу F4 и в открывшемся окне укажите путь к требуемому каталогу. Если данный параметр оставить незаполненным, то папка будет храниться в рабочем каталоге внешних файлов (см. рис. 3.4).

Завершается процесс формирования папки нажатием в данном окне кнопки Записать и закрыть.

Для добавления в список нового внешнего файла нажмите клавишу Insert или кнопку Создать, которая находится на панели инструментов. Для перехода в режим просмотра и редактирования информации о файле используйте клавишу F2. Если вы добавляете новый файл, то на экране отображается интерфейс выбора файла, в котором следует выделить нужный файл и нажать кнопку Открыть. Дальнейшие действия (это касается и редактирования параметров файла) выполняются в окне, изображенном на рис. 3.17.

Здесь в соответствующем поле нужно ввести название файла, под которым он впоследствии будет отображаться в списках программы. Оно вводится в поле Наименование, причем по умолчанию автоматически подставляется название, которое совпадает с именем файла на диске, но его при желании можно изменить.

Поле Описание также заполняется с клавиатуры — здесь можно ввести дополнительные сведения произвольного характера, относящиеся к данному файлу. Например, если в файле содержится биографическая информация о физическом лице — об этом можно прямо указать. Введенное в данном поле значение отображается для этого файла в соответствующей колонке списка. Поле не является обязательным для заполнения.

В нижней части окна находится область Сведения. Здесь содержатся параметры, которые являются нередактируемыми и носят лишь информационный характер о данном файле: дата создания, имя создавшего файл пользователя, расширение, и т. д. Единственный параметр, значение которого можно изменить, — это поле Код, в котором отображается уникальный числовой идентификатор объекта. Значение данного поля формируется программой автоматически в момент создания записи, но если вы желаете его отредактировать — установите в данное поле курсор и нажмите любую клавишу, после чего подтвердите свои намерения и внесите требуемые изменения.

Рис. 3.17. Карточка файла

Если в правом нижнем углу окна установить флажок Хранить версии, то программа при каждом сохранении файла будет предлагать сохранить его в виде новой версии. В противном случае данный механизм работать не будет (то есть будет сохраняться обновленный файл, при этом его предыдущая версия будет утрачена).

В правой части окна находится несколько кнопок, предназначенных для выполнения разных действий с файлом. Рассмотрим назначение каждой из них.

♦ Просмотреть — с помощью данной кнопки файл можно открыть для просмотра (аналогично нажатию кнопки Открыть файл для просмотра при работе со списком файлов).

♦ Редактировать — кнопка предназначена для перехода в режим редактирования файла (аналогично выполнению команды Все действия ➧ Редактировать или нажатию кнопки Редактировать при работе со списком файлов).

♦ Закончить редактирование — кнопка функционирует так же, как и аналогичная кнопка в режиме работы со списком файлов.

♦ Сохранить изменения — при нажатии данной кнопки изменения файла будут сохранены, но при этом он не освободится для других пользователей.

♦ Открыть каталог файла — с помощью данной кнопки можно быстро открыть каталог, в котором находится данный файл.

♦ Сохранить как — эта команда предназначена для сохранения копии файла в другом месте жесткого диска или на внешнем устройстве.

Кнопки Закончить редактирование и Сохранить изменения становятся доступными после нажатия кнопки Редактировать.

Завершается ввод и редактирование параметров файла нажатием кнопки Записать и закрыть.

Удаление файлов из списка осуществляется в два этапа: вначале с помощью клавиши Delete нужно пометить объект на удаление, после чего удалить его, используя функцию Удаление помеченных объектов, которая находится в разделе Администрирование.