Технологии делового общения. Краткое учебное пособие

В. А. Колосов

Не только высокий профессионализм, но и устойчивые навыки и умения вести деловое общение определяют успех деятельности персонала организаций. Деятельность персонала дает наибольшую отдачу лишь при умении вести деловой разговор, проводить совещания, публично выступать, в том числе экспромтом. К сожалению, большинство персонала организаций не владеют соответствующими технологиями делового общения.Пособие направлено на исправление этого пробела.

© В. А. Колосов, 2024

ISBN 978-5-0055-3862-8

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Технологии делового общения. Учебно — методическое пособие.

В пособии изложены технологии и приемы делового общения персонала с деловыми партнерами, клиентами. (деловая беседа, переговоры, совещания, публичные выступления.), а также возможные ошибки, затруднения и способы их преодоления.

Учебное пособие предназначено для студентов всех факультетов и специализаций при изучении дисциплин «Деловое общение персонала.», «Культура производственных отношений.» и др.

Ил. 3,табл. 3, библ. назв. 29.

© Колосов В. А..

Введение

Не только высокий профессионализм, но и устойчивые навыки и умения вести деловое общение определяют успех деятельности персонала организаций и их руководителей.

Как показывает практика, деятельность персона организаций дает наибольшую отдачу лишь при умении вести деловой разговор, беседу, переговоры, проводить совещания (собрания) и публично выступать, в том числе экспромтом, без предварительной подготовки.

К сожалению, большинство персонала организаций не владеют соответствующими технологиями делового общения. Настоящее учебно — методическое пособие направленно на исправление этого пробела.

В пособии предпринята попытка описать наиболее часто практикующие технологии проведения деловых бесед, различных типов переговоров, проведению совещаний и публичных выступлений. В пособии особое внимание уделяется практическим психологическим аспектам указанных видов делового общения, особенно специфическим методам и приемам активации и управлением вниманием и поведением партнеров по деловому общению.

Материал пособия условно разделен на две части. В первой части даны общие сведения о деловом общении: рассмотрены формы и виды делового общения, его функции. Главы второй части содержат описания технологий проведения деловых бесед, переговоров, совещаний и публичных выступлений. В приложении описаны типы возможных вопросов и техники ответов на них, изложены требования к речевому взаимодействию. Технологии всех форм делового общения рассматриваются в их единстве и взаимосвязи и на общей теоретической базе.

1. Деловое общение — основные определения

ОБЩЕНИЕ — сложный, многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, взаимодействие субъектов. Это процесс обмена между людьми определенными результатами их психической и духовной деятельности.

1.1 Структура общения

Структура общения включает в себя три взаимосвязанных процесса общения: перцептивный, интерактивный и коммуникативный.

— Перцептивный — это процесс восприятия и познания партнерами, а, следовательно, и понимания друг друга и возможность установления на этой основе взаимопонимания.

— Интерактивный — это организации и реализации при практических контактах стратегии и тактики взаимодействия и взаимоотношений между партнерами, исходя из их восприятия понимания взаимных статусно — ролевых позиций в данной ситуации общения.. Кроме того, в зависимости от понимания ситуации и партнера каждый из них, выбирает (с их точки зрения) наиболее оптимальную стратегию общения: кооперацию, сотрудничество, конкуренцию, уклонение или уступку.

— Коммуникативный — это практическая сторона общения, процесс обмена информацией между общающимися индивидами.

Все три стороны общения тесно взаимосвязаны, органически дополняют друг друга и составляют процесс общения в целом.

Употребление этих понятий условно, иногда в аналогичном смысле употребляют и другие понятия — аффективно-коммуникативная, регуляционно — коммуникативная, информационно-коммуникативная функции.

1.2 Процедура общения

В процедуре общения выделяют следующие элементы:

— Потребность в общении (необходимо сообщить или узнать информацию, повлиять на собеседника и т.п.) побуждает человека вступить в контакт с другими людьми.

— Ориентировка в целях общения, в ситуации общения.

— Ориентировка в личности собеседника.

— Планирование содержания своего общения: человек представляет себе (обычно бессознательно), что именно скажет.

— Бессознательно (иногда сознательно) человек выбирает конкретные средства, речевые фразы, которыми будет пользоваться, решает, как говорить, как себя вести.

— Восприятие и оценка ответной реакции собеседника, контроль эффективности общения на основе установления обратной связи.

— Корректировка направления, стиля, методов общения.

Если какой-либо из элементов акта общения нарушен, то партнерам не удается добиться ожидаемых результатов общения — оно окажется неэффективным. Реализация каждого из указанных элементов общения требует наличия соответствующих навыков и умений и способность их реализовать в практике общения. Эти качества, умеющих общаться, называют коммуникабельностью.

1.3 Этапы общения

Чтобы общение как взаимодействие происходило продуктивно, оно должно состоять из следующих этапов:

— Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого человека, представление себя другому человеку.

— Ориентировка в ситуации общения и личности партнера, осмысление происходящего, выдержка паузы.

— Обсуждение интересующей проблемы (изложение своих точек зрения, нахождение причин расхождения и сходства точек зрения на проблему).

— Совместное решение проблемы.

— Завершение контакта (выход из него).

Кроме того, в общении выделяют: его содержание и средства, цели и функции, формы, методы и виды, стратегии и тактики, стили, барьеры, а также манеры и стереотипы — поведенческие и речевые.

Содержание общения — это информация, которая в межиндивидуальных контактах передается от одного человека другому: образы представления, мысли, суждения, оценки, чувства, переживания, установки и др.

1.4 Средства общения

Средства общения — это способы кодирования, передачи, переработки и расшифровки информации, которая передается в процессе общения от одного партнера к другому. Кодирование информации — это способ ее передачи. Информация между людьми может передаваться с помощью органов чувств, речи и других знаковых систем, письменности, технических средств записи и хранения информации. К средствам общения относятся:

— Язык — система слов, выражений и правил их соединения в осмысленные высказывания, используемые для общения. Слова и правила их употребление едины для всех говорящих на данном языке, это и делает возможным общение при помощи языка. Если я говорю «стол», я уверен, что любой мой собеседник соединяет с этим словом то же понятие, что и я, — это объективное социальное значение слова можно назвать знаком языка. Но объективное значение слова преломляется для человека через призму его собственной деятельности и образует уже свой личностный, «субъективный» смысл, поэтому не всегда мы правильно понимаем друг друга.

— Паралингвистические характеристики речи (интонация, громкость, тембр и др.) Так, например, интонация, эмоциональная выразительность речи, способны придавать разный смысл одной и той же фразе.

— Взгляд (выражениеглаз), мимика могут усиливать, дополнять или опровергать смысл фразы.

— Пантомимика (жесты, позы.) как средства общения могут быть как общепринятыми, т.е. иметь закрепленные за ними значения, или экспрессивными, т.е. служить для большей выразительности речи.

— Расстояние (дистанции общения) и взаимное расположение в пространстве, на котором общаются собеседники, зависит от культурных, национальных традиций, от степени доверия к собеседнику.

— Вегетативные проявления (побледнение, покраснение и др.) как внешние жизненные проявления эмоционально — мотивационных реакций собеседника на условия общения.

1.5 Цели общения

Цель общения — то, ради чего у человека возникает данный вид активности. Различают следующие цели общения:

— побуждение;

— предупреждение;

— передача информации;

— получение информации;

— обучение;

— воспитание;

— согласование действий (намерений) в совместной деятельности;

— установление личных взаимоотношений;

— прояснение личных взаимоотношений;

— установление деловых взаимоотношений (взаимодействий);

— прояснение деловых взаимоотношений (взаимодействий.

Функции общения

Выделяют следующие функции общения:

1. Социальные функции общения

— организация совместной деятельности;

— управление поведением и деятельностью;

— социальный контроль;

— социализации;

— интегративная;

— трансляционная;

— побудительная.

–.

2. Психологические функции общения

— инструментальная;

— функция обеспечения психологического комфорта личности;

— удовлетворение потребности в общении;

— функция самоутверждения;

— экспрессивная.

Формы общения

Различают три основные формы общения:

— Монологическая (доклад, сообщение, инструктаж и др.).

— Диалогическая (деловой разговор, беседа, интервью и др.).

— Групповая (собрание, совещание, семинар, конгресс и др.).

Кроме того, различают такие формы общения как: прямое, косвенное, непосредственное, опосредованное, массовое, межличностное

1.5 Методы общения

Формы общения определяют выбор методов общения, так, например,:

— монологическая форма требует знания техник и приемов, навыков и умений публичного выступления;

— диалогическая форма — требует знания техник и приемов, навыков и умений вести диалог:

— групповая форма — требует знания правил и приемов, навыков и умений управлять дискуссией, участвовать в дискуссии.

Виды общения.

В зависимости от состава субъектов общения, различают такие его виды как: межличностное общение, общение в системе «индивид — группа», публичное общение и др.

Виды межличностного общения.

Они различаются по критериям:

— По преобладанию тех или иных средств, общение может быть речевым (вербальным), неречевым (невербальным) и комбинированным. Исходя из этого критерия, межличностное управленческое общение является комбинированным, хотя соотношение речевых и неречевых средств в различных ситуациях может меняться.

— По предмету общения. Важным аспектом общения является его содержание или предмет общения, в качестве которого может выступать любой объект или явление физического или духовного мира. В — зависимости от предмета, можно выделить следующие виды человеческого общения:

а) свободное общение, предметом которого является само общение. В его процессе человек удовлетворяет одну их основных потребностей — потребность в общении. Примером может быть интимное общение друзей, влюбленных;

б) деловое (деятельностное) общение, предмет которого находится вне общения. Его можно рассматривать. С одной стороны, как структурный элемент любой совместной деятельности людей. С другой стороны, как самостоятельный вид деятельности;

в) игровое общение, обслуживающее такой специфический вид деятельности человека как игра;

г) ритуальное общение, содержанием которого является исполнение социально значимых ритуалов (поздравление, выражение сочувствия и т.п.). Оно в значительной степени определяется правилами и нормами этикета.

Следует отметить, что выделенные виды общения не имеют четких границ и редко встречаются в чистом виде. Кроме того, они имеют тенденцию в процессе развития перерастать из одного вида в другой..

Каждая из указанных разновидностей общения имеет свою специфику, которая требует отдельного изучения и обобщения.

Кроме того, в зависимости от содержания, целей и средств общение может также классифицировано:

1. По содержанию оно может быть:

— материальное (обмен предметами и продуктами деятельности);

— когнитивное (обмен знаниями);

— кондиционное (обмен психическими или физиологическими состояниями);

— мотивационное (обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами; потребностями);

— деятельностное (обмен действиями, операциями, умениями, навыками).

2. По целям общение делиться на:

— биологическое (необходимое для поддержания, сохранения и развития организма);

— социальное (преследует цели расширения и укрепления межличностных контактов, установления и развития интерперсональных отношений, личностного роста индивида).

— фактическое — установление контакта, как состояния обоюдной готовности к приему и передаче сообщения;

— информационное — передача и получение сведений, обмен мнениями и др.;

— побудительное — направление активности партнера на выполнение тех или иных действий;

— координационное — взаимное ориентирование и согласование действий;

— понимание — адекватное восприятие и понимание партнерами смысла сообщения и друг друга;

— эмотивное — изменение собственных переживаний и состояний с помощью партнера;

— установление отношения — утверждение своего места в системе связей сообщества, определение своего статусно — ролевого положения в системе социальных отношениях социума;

— оказание влияния — изменение состояния, поведения, личностно-смысловых образований партнера, в т. ч. его намерений, установок, ожиданий, целей, мнений, решений, настроения, представлений, потребностей, действий, активности, переживаний, оценок и пр.

При этом оказание влияния на партнера по общению сводится к таким процессам как:

— анализ и корректировка отношений партнера к элементам реальности;

— анализ и корректировка речевого взаимодействия и поведения партнеров; — коррекция психического состояния партнера; — уменьшение противодействия партнера

— формирование диспозиций партнера (требуемой мотивации, внутренних побуждений).

— 3. По средствам общение может быть:

— -епосредственное (осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу — руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.);

— — посредованное (связанное с использованием специальных средств и орудий);

— — рямое (предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения);

— — косвенное (осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди).

Также специфику общения следует рассматривать с учетом таких критериев как:

— По включению в определенный вид деятельности (деловое общение) наиболее обширным из названных выше видов является деловое (деятельностное) общение. Наиболее продуктивным представляется различение разновидностей делового общения в соответствии с видом деятельности, в котором оно используется или присутствует: педагогическое, управленческое и т. п.

— По взаимному статусу участников общение может быть:

а) соотнесенным, т.е. общение равных, но статусу лиц;

б) соподчиненное — один из партнеров находится в статусе подчиненности другому. Управленческое общение всегда является соподчиненным ввиду должностного статуса его участников.

— По направленности или ориентированности выделяется два вида:

а) личностно-ориентированное, когда обращение адресовано конкретному партнеру или партнерам;

б) социально-ориентированное, где обращение адресовано группе, коллективу, определенной общности людей как целому. В нашем случае общение руководителя и подчиненного является личностно-ориентированным.

— По степени желательности достигаемого эффекта:

а) необходимое общение — без такого общения совместная деятельность становится практически невозможной, именно таким является управленческое общение;

б) желательное общение, которое способствует более успешному решению задач деятельности;

в) нейтральное — не препятствует, но и не способствует решению задач деятельности;

г) нежелательное общение — межличностные контакты, затрудняющие достижение целей совместной деятельности.

— По наличию опосредованности можно говорить о непосредственном и опосредованном общении. При этом опосредованное общение имеет разновидности:

а) общение, опосредованное техническими средствами передачи устной речи (телефон и др.);

б) документальное общение, т.е. опосредованное материальными носителями информации, зафиксированное с использованием письменных знаков;

в) общение, опосредованное техническими средствами передачи письменного текста (телефакс, компьютерные сети и т.п.);

1.6 Уровни общения

Общение может происходить на различных уровнях:

— Высший уровень — это тот социальный уровень, когда независимо от социальной роли, статуса партнеры относятся друг к другу как к равной личности.

— Манипулятивный уровень, заключается в том что один из собеседников через определенную социальную роль пытается вызвать сочувствие, жалость партнера.

— Примитивный уровень, когда один из партнеров подавляет другого (один постоянный коммуникатор, а другой постоянный реципиент).

Более упрощенная классификация, ориентированная на практические цели общения людей, включает следующие виды:

— Деловое общение — установление и поддержание контактов, вызванное потребностями совместной деятельности.

— Общение межличностное (духовное). Это общение друзей, духовно близких людей, когда можно затронуть любую тему и не обязательно прибегать к помощи слов, друг поймет вас и по выражению лица, движениям, интонации. Такое общение возможно тогда, когда каждый участник имеет образ собеседника, знает его личность, может предвидеть его реакции, интересы, убеждения, отношение.

— Общение личностное — вид общения, который сосредоточен вокруг психологических проблем внутреннего характера, тех интересов и потребностей, которые глубоко и интимно затрагивают личность человека, к тому, что происходит вокруг, разрешения какого — либо внутреннего конфликта.

— Общение формальное («контакт масок»). — вид общения, когда отсутствует стремление понять и учитывать особенности личности собеседника. Используются привычные маски вежливости, строгости, безразличия, скромности, участливости, т.е. стереотипный набор выражений лица, жестов, стандартных фраз, позволяющих скрыть истинные эмоции, отношение к собеседнику. В городе контакт масок даже необходим в некоторых ситуациях, чтобы люди «не задевали» друг друга без надобности, чтобы «отгородиться» от собеседника.

— Общение светское. Суть светского общения в его беспредметности, т.е. люди говорят не то, что думают, а то, что положено говорить в подобных случаях; это общение закрытое, потому что точки зрения людей на тот или иной вопрос не имеют никакого значения и не определяют характера

— Общение манипулятивное. Это общение, в котором один из собеседников пытается скрытно управлять поведением другого, чтобы извлечь для себя выгоды от собеседника. Для этого используют разные приемы лесть, запугивание, «пускание пыли в глаза», обман, демонстрация доброты в зависимости от особенностей личности собеседника и ситуации.

— Общение примитивное. Общение, когда оценивают другого человека как нужный или мешающий объект: если нужен, активно вступают в контакт, если мешает — демонстрируют ему неприязненное или агрессивное отношение. Если получили от собеседника желаемое, то теряют к нему дальнейший интерес и не скрывают этого. Формально-ролевое общение, когда регламентированы и содержание, и средства общения и вместо знания личности собеседника обходятся знанием его социальной роли.

— Общение открытое — желание и умение выразить полно свою точку зрения и готовность учесть позиции других. Открытые коммуникации эффективны, если есть сопоставимость, но не тождественность предметных позиций (обмен мнениями, замыслами).

— Общение закрытое — нежелание либо неумение выразить понятно свою точку зрения, свое отношение, имеющуюся информацию. Использование закрытых коммуникаций оправдано в случаях: 1) если есть значительная разница в степени предметной компетентности и бессмысленно тратить время и силы на поднятие компетентности «низкой стороны»; 2) в конфликтных ситуациях открытие своих чувств, планов противнику нецелесообразно. Ряд видов общения носят полузакрытый характер, например, «одностороннее выспрашивание». Это полузакрытая коммуникация, в которой человек пытается выяснить позиции другого человека и в то же время не раскрывает своей позиции. «Истерическое предъявление проблемы» — человек открыто выражает свои чувства, проблемы, обстоятельства, не интересуясь тем, желает ли другой человек «войти в чужие обстоятельства», слушать «излияния.

— Интимное общение. Это общение между самыми близкими людьми. При этом общении используются короткие дистанции (0—45 см) и не требуется громкого голоса, передача информации осуществляется в большей степени невербально.

— Личное общение. Это повседневное общение с хорошо знакомы людьми по работе, в быту. Общение свободное, не требующее громкого голоса. Дистанции — от 45 до 150 см.

— Официальное общение. Это формально-деловое общение в строгом соответствии с социальной ролью, статусом собеседников. В данном случае люди общаются не как «личность с личностью», а как «должность с должностью» в соответствии с принятой социально-ролевой субординацией, протоколом. Используются дистанции 1,5—3м. Эти же дистанции выбираются при общении с незнакомыми людьми.

— Публичное общение. Это общение с группой людей: доклад, сообщение, собрание. Предположительная дистанция при этом типе общения — 3—7,5 м.

1.7 Стратегии и тактики общения

Стратегия общения — это целеполагание и планирование будущих деловых взаимодействий и взаимоотношений с партнеров решаемые на интерактивном этапе общения, которые должны реализоваться в тактике — практическом воплощении общения партнеров на коммуникативном этапе общения.

Тактика общения — способность реализации в конкретной ситуации общения коммуникативной стратегии на основе владения и умения эффективно использовать техники, знания, навыки и правила общения.

Стиль общения — это модель поведения человека в общении, которая накладывает характерный отпечаток на все акты отношений в любых ситуациях общения.

Различают три основных стиля общения: ритуальный, манипулятивный и гуманистический (партнерский):

— Ритуальный стиль — это стиль общения, при котором главной задачей партнеров является поддержание связей с социумом, подкрепление представления о себе как о члене сообщества. Главное в ритуальном стиле является подкрепление связи со своей группой, своих установок, ценностей, мнений, повышение самооценки и самоуважения. Ритуал требует знания правил игры, участие в нем в качестве «маски» с заранее заданными свойствами.

— Манипулятивный стиль — это стиль общения, при котором к партнеру относятся к средству достижения внешних по отношению к нему целей. В манипулятивном общении демонстрируется только то, что поможет достижению цели. Побеждает тот, кто является большим манипулятором.

— Гуманистический (партнерский) стиль — это стиль общения, который позволяет удовлетворить потребность в понимании, сочувствии, сопереживании. Особенность гуманистического стиля — совместное изменение представлений обоих партнеров, определяемое глубиной общения.

1.8 Дистанции общения

В психологии выделяют четыре основные дистанции общения:

— интимная (от 0 до 0,5 метра). На ней общаются люди, связанные, как правило, близкими доверительными отношениями. Информация передается тихим и спокойным голосом. Многое передается с помощью жестов, взглядов, мимики.

— межличностная (от 0,5 до 1,2 метра).Общение между друзьями.

— официально — деловая или социальная (от 1,2 до 3,7 метра). Используется для делового общения, чем больше расстояние между партнерами, тем более официальны их отношения.

— публичная (более 3,7 метров). Она используется при выступлениях перед аудиторией. При таком общении человек должен следить за речью, за правильностью построения фраз.

1.9 Барьеры в общении

Они представляют собой автоматизированную охранную систему, при срабатывании которой автоматически перекрываются (блокируются) все доступы информации к человеку.

Выделяют следующие коммуникативные барьеры: логический, стилистический, семантический, фонетический, эмоциональный, барьер социально — культурных различий.

Как правило, коммуникативные барьеры в общении связаны с тем, что вас «не слышат» — ваши слова, побуждения, желания или неправильно воспринимаются собеседником, или вообще «не доходят» до собеседника, так как у него есть свое понимание обсуждаемой проблемы и он его защищает. И не хочет другого объяснения В других случаях собеседник не видит личного смысла в ваших предложениях и, следовательно, вас также «не слышит». Во всех этих ситуациях включается защитный механизм — противовнушение (контрсуггестия), которая и является главной причиной возникновения многих барьеров в общении.

Выделяют три вида контрсуггестии (Поршнев Б. Ф.): избигание, авторитет, непонимание:

— Избегание — уход от источников воздействия, уклонение от контактов с партнером. В общение это проявляется в том, что ваш собеседник невнимателен, не слушает вас, «пропускает информацию мимо ушей», не смотрит на вас, постоянно отвлекается, использует любой повод для прекращения разговора.

— Авторитет. Механизм действия авторитета заключается в том, что мы разделяем всех людей на авторитетных и неавторитетных с нашей точки зрения. Мы доверяем первым и, следовательно, «слышим» только их и не доверяем вторым — критически относимся к их информации или вообще не воспринимаем ее

— Непонимание. Непонимание самого сообщения является третьим видом барьеров в общении. Причины их многочислены.

Различают также целый класс причин (барьеров), которые препятствуют эффективным речевым коммуникациям персонала в организации. Причем многие из них связаны с индивидуальными особенностями персонала:

— Поверхностные суждения. Искажение сути явлений.

— Стериотипы. Отношения к другим, формируемое на основе ранее сложившихся представлений.

— Озабоченность и занятость собой. В силу ряда причин (завышенная самооценка, неуверенность в себе) партнер воспринимается неадекватно, он понимает, что его «не видят» и «не слышат».

— Сверх реакция на эмоционально окрашенные слова партнера. Подобная реакция вызывает встречную отрицательную эмоцию. («защитный гнев», обиду, озабоченность и др.)

— Необоснованный перебой. Пропадает желание продолжать выступление, объяснять, что-либо делать совместно.

— Подтекст. Наличие глубинных, маскируемых интересов партнеров.

— Барьеры-фразы. Отдельные фразы, выражения, которые нарушают контакт уже своим. появлением в разговоре.

— Демагогия Совокупность приемов, создающие впечатление правоты, но не базирующие на достоверных фактах. Демагогия располагается между логикой и ложью. Она отличается от логики отстаиванием неверных суждений, а от лжи — лишь подведением слушателя к неверному выводу, не формулируя самостоятельно, а предоставляя эту возможность самому слушателю.

При снятии барьеров общения следует:

— Быть открытым собеседнику.

— Любое сообщение слушать целиком, с эмоциями и интонациями.

— Быть физически внимательным.

— Участвовать в общении активно и ответственно.

— Наблюдать за неречевым поведением партнера.

— Ясно и четко выражать свои мысли.