Бизнес-процессы. Создание нового договора и поддержание его актуальности. Шаблоны бизнес-процессов (BPMN и EPC). Отдел продаж

Дмитрий Владимирович Пермяков (2024)

В этом издании мы рассмотрим бизнес-процесс (БП) “Разработка нового договора и поддержание его актуальности”. Мы проследуем по полному циклу от разработки договора, запуска его в работу и поддержания актуальности шаблонов. В основу этого бизнес-процесса взята практика крупных организаций, работающих на разных рынках — B2B, B2C. Поэтому может присутствовать некоторый гигантизм — и если вы сталкиваетесь с понятием “Юридический отдел”, то это не означает, что процесс только для крупных организаций. И отдел, и один юрист, даже на аутсорсе, будут работать по одному и тому же алгоритму. Так как этот шаблон собран на основе практики работы с компаниями, у которых есть штатный юрист, вы сможете познакомиться и с некоторыми нюансами разработки договора. Чтобы максимально полно представить этот вопрос, в основу предлагаемого БП я взял наиболее сложную ситуацию работы с договорами. Возможно, для вашей организации какие-то элементы будет нужно изменить или убрать.

[A] Определение вопросов, требующих регулирования (детализация в нотации EPC)

Поступил запрос на разработку договора, в том числе и описание ситуаций взаимодействия с контрагентами и примеры договоров от конкурирующих организаций.

Рисунок 2. Определение вопросов требующих регулирования (детализация в нотации EPC)

[A.1.] Определить постоянные и переменные элементы договора

Описание: Анализируется специфика сделки. Выявляются условия взаимоотношений, которые зависят от внешних или внутренних обстоятельств.

Результат: Определена необходимость переменных элементов договора; Составлен список постоянных и переменных элементов;

Тайминг/Последовательность: –

Ответственный: Руководитель отдела продаж/ответственный за новое направление сотрудничества/Юрист

Комментарий: Как правило, юрист проводит интервью с заказчиком. В интервью он опирается на предложенные кейсы, образцы подобного рода договоров, уже представленные на рынке.

[A.1.1.] Определить основания изменений для каждого элемента

Описание: В отношении выявленных переменных элементов договора устанавливаются критерии изменений. Например, при каком обороте какой уровень скидки или отсрочки доступен партнёру, при каком размере дебиторской задолженности заключаются соглашения, обеспечивающие займ контрагента.

Результат: Для каждого переменного элемента договора зафиксированы условия и пределы возникающих изменений, в том числе, приводящие к отказу от сотрудничества (если это предполагается характером переменного элемента).

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Руководитель отдела продаж/ответственный за новое направление сотрудничества/Юрист

Комментарий: —

[A.2.] Определить состав договора

Описание: Основываясь на результатах [A.1.] и [A.1.1.] или на техническое задание, составленное в рамках выполнения [A.4.1.], определяется перечень и особенности элементов, входящие в состав договора (приложения к договору, элементы основного текста договора). В том случае, если договор содержит вложенные договоры (например, дилерское соглашение содержит в качестве приложения договор поставки и гарантийный договор)

ЕСЛИ договор составной,то переходим к “Определить вложенные договоры [A.3.1.]”

ЕСЛИ договор однородный, то переходим к “Выработать общую логику договора [A.3.2.]”

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Руководитель отдела продаж/ответственный за новое направление сотрудничества/Юрист

Комментарий: —

[A.3.1.] Определить вложенные договора

Описание: ЕСЛИ договор составной, то определяем, какие договора войдут в состав общего, и проверяем наличие этих договоров в текущей практике взаимодействия с контрагентами (партнерами).

ЕСЛИ Нет готовых, то переходим к “Сформировать ТЗ [A.4.1.]”

ЕСЛИ Вложенные договоры есть, но требуют адаптации под вложенность, то переходим к “Определить необходимые доработки [A.4.3.]”

ЕСЛИ Есть готовые вложенные договоры, то переходим к “Подготовить шаблоны готовых договоров из имеющихся [A.4.2.]”

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Юрист

Комментарий: —

[A.4.1.] Сформировать ТЗ

Описание: ЕСЛИ вложенных договоров нет (но требуется их разработать), то определяем требования к ним, фиксируем особенности, связанные с вложенностью в разрабатываемый основной договор. ТЗ передаем на этап “Определить состав договора [A.2.]”

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Юрист

Комментарий: —

[A.4.2] Подготовить шаблоны готовых договоров из имеющихся

Описание: Готовые вложенные договора в редактируемой форме передаются для их приобщения к разрабатываемому договору, проверяется их встроенность в основной договор. В том числе мы ожидаем получение недостающего договора (выполнение тех. задания, выработанного на этапе “Сформировать ТЗ [A.4.1]”)

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Юрист

Комментарий: —

[A.4.3] Определить необходимые доработки

Описание: Если вложенные договора только частично соответствуют условиям основного договора, то вырабатываются замечания/рекомендации по их изменению. Необходимо учесть, если данные договора будут в дальнейшем использоваться не только как часть составного договора, то важно выделить отдельные шаблоны договоров, которые будут связаны с составным. В ином случае, доработки вносятся в уже имеющиеся шаблоны, чтобы обеспечить однородность договорной базы организации.

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Юрист

Комментарий: —

[A.3.2] Выработать общую логику договора

Описание: Если разрабатывается составной договор, то по факту сбора всех вложенных договоров мы выстраиваем общую логику разрабатываемого договора. Итоговое техническое задание и вложенные документы рассылаются заинтересованным лицам для проведения последующего обсуждения.

Результат: Уточнено исходное техническое задание, собраны все необходимые вложенные документы (договоры и прототипы приложений) для основного договора. Полученные материалы переданы заинтересованным лицам.

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Юрист

Комментарий: Как правило, при составлении сложного договора, в состав группы входят представители подразделений, деятельность которых затрагивает договор и его приложения.

[A.5.] Произвести обсуждение и утверждение итоговой концепции договора

Описание: Обсуждение итогового ТЗ на разработку договора (итоговая концепция) проходит процедуру утверждения. Если в процессе изучения представленных материалов (результат этапа [A.3.2]) возникли спорные моменты, требующие обсуждения, то данное мероприятие проводится очно, в ином случае достаточно простого подтверждения корректности выработанной концепции разрабатываемого договора. Результаты обсуждения фиксируются в форме итогового документа, в котором фиксируется подтверждение правильности ТЗ или выработанные корректировки.

ЕСЛИ В процессе обсуждения определены недостатки выработанной концепции и нужны корректировки, то переходим к “Произвести корректировки [A.5.1.]”

ЕСЛИ Итоговое ТЗ принято без возражений, то все сформированные материалы передаются на этап “Разработка договора и приложений [B]”

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Юрист (группа специалистов и задействованных подразделений, коммерция)

Комментарий: Как правило, при составлении сложного договора, в состав группы входят представители подразделений деятельность которых затрагивает договор и его приложения. Юрист координирует прохождение обсуждения, выступает в роли модератора этого процесса.

[A.5.1] Произвести корректировки

Описание: На основании выработанного перечня корректировок осуществляется доработка итогового ТЗ, результат доработок подлежит повторному обсуждению (возврат на этап “Произвести обсуждение и утверждение итоговой концепции договора [A.5.]”)

Тайминг/Последовательность: -

Ответственный: Юрист

Комментарий: Как правило, при составлении сложного договора, в состав группы входят представители подразделений, деятельность которых затрагивает договор и его приложения.