ОФИЦИА́ЛЬНЫЙ, -ая, -ое; -лен, -льна, -льно. 1. только полн. ф. Установленный правительством, администрацией, должностным лицом и т. п. или исходящий от них. Официальное сообщение. Официальный документ. (Малый академический словарь, МАС)
ЗА́ПИСЬ, -и, ж. 1. Действие по глаг. записать1—записывать (в 1, 2, 3 и 4 знач.). Запись в школу. Запись на пленку. (Малый академический словарь, МАС)
ОФИЦИА́ЛЬНЫЙ, -ая, -ое; -лен, -льна, -льно. 1. только полн. ф. Установленный правительством, администрацией, должностным лицом и т. п. или исходящий от них. Официальное сообщение. Официальный документ.
Все значения слова «официальный»ЗА́ПИСЬ, -и, ж. 1. Действие по глаг. записать1—записывать (в 1, 2, 3 и 4 знач.). Запись в школу. Запись на пленку.
Все значения слова «запись»С 1850-х годов, вслед за переходом многих из них под русское владычество, начинается официальная запись их юридических обычаев, или адатов.
– Его адрес был удалён из всех официальных записей. Кто-то явно хотел, чтобы его не нашли.
Во-вторых, речь идёт именно о документе, то есть официальной записи, выполненной на бумажном носителе и имеющей строго определённую форму и обязательные реквизиты.