Ключевые идеи книги: 5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место. Томас Фабрицио, Дон Тэппинг

Smart Reading, 2021

Это саммари – сокращенная версия книги «5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место» Томаса Фабрицио и Дона Тэппинга. Только самые ценные мысли, идеи, кейсы, примеры. Первая книга в России о том, как организовать эффективную рабочую среду в офисе согласно философии бережливого производства. Офис в рамках системы 5S – это любые помещения, не предназначенные напрямую для изготовления продукции, размещения инструментов или обработки материалов. Книга описывает пошаговое построение системы 5S, позволяющей устранить потери, которые несет бизнес из-за неэффективной организации работы в офисе. Упрощенно 5S – это система, при которой каждая вещь в офисе располагается максимально рационально и всегда возвращается на место после использования. Если следовать этому правилу – потери времени и ресурсов сведутся к минимуму, а в офисе всегда будет чистота и порядок.

Подготовка проекта 5S

Шаг 1. Вовлечь руководство

Сроки: минимум день, максимум неделя.

Цель: чтобы руководство выделило время и ресурсы и поддерживало жизнеспособность проекта в дальнейшем.

Задачи:

▶ Выбрать лидера проекта.

▶ Подготовить предложение по проекту 5S для офиса.

▶ Получить одобрение руководства на предложение.

▶ Заполнить контрольный лист согласия членов руководства.

▶ При необходимости внести изменения.

Роль руководства. Помимо того что без руководства не будет ресурсов, проекту по внедрению системы 5S нужна всеобщая поддержка. А эта поддержка начинается с высшего руководства. Недостаточно, если оно участвует только в запуске проекта, а затем вовсе не уделяет ему внимания. Никто не будет тратить свои время и энергию на дело, в котором не заинтересовано руководство.

Операционный директор завода по производству качелей, трамплинов и игрушек для детских площадок отлично выступил на первой встрече по запуску 5S. Ясно обрисовал цели и задачи проекта, выделил бюджет для обучения. Однако, как реализуется проект и используется обучение, он не проверял. В итоге в проекте разочаровались, и улучшения постоянно проигрывали ежедневной работе. Достичь значительных изменений не удалось.

Чтобы обеспечить участие руководства, продемонстрируйте, насколько проект важен для стратегического развития компании, как улучшит качество, производительность и повысит прибыль.

Кто такой лидер проекта. Лидер необходим проекту, чтобы постоянно следить за его исполнением. Это человек, который вправе привлекать ресурсы организации для проекта и несет ответственность за его реализацию. Он начинает работу команды, знает, на каком этапе она находится в каждый момент, проверяет результаты и устраняет препятствия на ее пути. Часто лидером становится тот, кто инициирует проект и привлекает руководство.

На заводе Northrop Gumman процедура приобретения инструментов была выгодно изменена благодаря инженеру проекта. Он увидел преимущества внедрения системы канбан для закупки и убедил руководство позволить ему собрать команду для этого и привлечь консультанта.

Лидер может быть и просто назначен руководством. Но в любом случае важны два принципа:

▶ Руководство принимает его как лидера проекта, а не считает формальным звеном.

▶ Руководство и лидер взаимодействуют по принципу игры в мяч.

«Игра в мяч» выполняет три задачи:

▶ Обменяться идеями, которые возникают у разных людей, команд и подразделений, совершенствовать их и прийти к согласию.

▶ Получить отдачу от всех, от кого нужно.

▶ Создать атмосферу полной вовлеченности персонала.

Менеджеры создают видение проекта, заявляют предполагаемые цели и «бросают» их команде, которая будет заниматься внедрением. Та уточняет и генерирует новые данные и «перебрасывает» их обратно менеджерам в виде устава команды. И такие «броски» продолжаются, пока не будет утвержден устав. При этом первый «бросок» вполне может быть и со стороны команды.

Требования, которым должен отвечать лидер проекта:

▶ Владеть системой 5S.

▶ Ответственно относиться к предложениям об улучшениях.

▶ Быть способным реализовывать перемены.

▶ Обладать полномочиями распоряжаться ресурсами.

▶ Иметь возможность докладывать напрямую высшему руководству.

▶ Поддерживать процесс постоянных улучшений.

Будьте готовы переделать предложение по проекту. В некоторых компаниях предложение по проекту может быть принято сразу. В других это будет долго и местами мучительно. Но не важно, как стартует проект, кто его начнет и сколько раз предложение вернется. Главное — выполнить все задачи и вовлечь тех, кто необходим.

Шаг 2. Определить целевые зоны

Шаг 2 стоит выполнять вместе с шагом 1 и использовать при составлении предложения по проекту.

Сроки: максимум неделя.

Цель: выбрать зоны в офисе, в которых будет применяться 5S.

Задачи:

▶ Определить офисные зоны на всем предприятии.

▶ Сформулировать основные функции для каждой зоны.

▶ Присвоить уровень приоритетности каждой зоне для внедрения 5S.

▶ Объяснить мотивы выбора приоритетности.

▶ Выбрать целевую зону для запуска 5S.

Зачем нужны целевые зоны. Если внедрять 5S одновременно во всех офисах, работа просто встанет, поскольку работников придется оторвать от их рабочих мест на длительное время. Даже на самых маленьких предприятиях слишком много офисных пространств, так что не стоит есть слона целиком. Важно спланировать действия так, чтобы постепенно изменились все офисы, и понять, откуда лучше начать.

Первая целевая зона станет примером, поэтому стоит выбрать ту, которая имеет наибольшие шансы на успех: люди, работающие там, не только согласны, но и мотивированы на улучшения, а помещение не слишком большое.

Конец ознакомительного фрагмента.