Конференц-анатомия. Как найти себя в мире индустрии встреч

Александра Юркова

Книга рассчитана на специалистов, желающих сделать карьеру в области организации крупных международных событий – конгрессов, конференций, форумов. Молодым специалистам книга поможет в определении своих способностей и поиске собственного места в мире деловых встреч, сформирует комплексное понимание процессов подготовки делового мероприятия. Профессионалам индустрии деловых встреч – позволит структурировать свои знания и определить направления для дальнейшего профессионального роста.

Ксении Александровне Бойковой

Александру Васильевичу Бойкову

моим учителям и наставникам

посвящается эта книга

© Александра Юркова, 2019

ISBN 978-5-4474-2795-5

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Читателю

Дорогие друзья! Сегодня, к сожалению, мы редко читаем введения и заключения. Мы спешим скорее уловить суть. Возможно, это и оправданно тем ритмом жизни, в котором мы все живем. Живем в погоне за эффективностью, успешностью, развитием и, конечно, информацией. Однако, дорогой, уважаемый читатель, я всё же призываю не спешить и прочесть пару страниц о том, как и почему появилась эта книга. Это пятая версия моего обращения к читателю. Оказывается, большая сложность — рассказать простыми словами, почему ты написал книгу. Всё чаще вспоминаю Гоголя и судьбу второго тома «Мертвых душ». Начинаешь сочинять какие-то обоснования целесообразности, своевременности, важности индустрии и прочую ерунду, понимаешь, что всё — неправда. Ноль искренности. Поэтому на пятый раз я просто решила сказать, как думаю.

Так вот. Моё путешествие в мир организации деловых мероприятий началось в 2004 году. Выйдя из стен института со странным дипломом «Информационная аналитика и переводческая деятельность», я стала ассистентом, а потом и менеджером по маркетингу в компании «Мономакс». Компания уже тогда занималась организацией российских и международных конгрессов и конференций. Затем было участие в подготовке и проведении этих мероприятий, и здесь же — руководство отделом маркетинга. Потом — работа в некоммерческой организации — АНО «Конгрессно-выставочное бюро города Москвы». Конгресс-бюро учреждено Правительством Москвы в 2013 году, и основной его задачей стало продвижение столицы как делового центра, конгрессно-выставочной дестинации на международном рынке. Чуть раньше случилось обучение на проекте EU Tempus «Baltic MICE Tourism Training Center» в Дании, знакомство с зарубежными коллегами, потом — семинар Международной ассоциации профессиональных организаторов конференций (IAPCO), когда-то давно — участие в проектировании конгрессного центра, а совсем недавно — разработка и преподавание курса «Организация деловых мероприятий» в Москве и многое другое. Так незаметно пролетели мои 12 лет в индустрии встреч.

И в какой-то момент я вдруг поняла — надо что-то менять. Хочется куда-то двигаться, хочется чего-то нового, но не категорически другого, а близкого к тому, что уже знаю и умею. Некая смена ракурса. И тут возникли две проблемы. Первая: полное непонимание, куда идти. И вторая — осознание сумбура в голове. Следом — инсайт: чтобы наполнить кувшин свежей водой, его нужно сначала опустошить. То есть очень важно как-то «выгрузить» из головы имеющееся, чтобы «загрузить» туда что-то новое. Конечно, в чистом виде с головой такой номер не пройдет, но можно поставить условную точку, сделать паузу, систематизировать информацию, навести в голове порядок и положить имеющийся опыт и знания на полочку: «вот когда понадобится — возьму». Ну и с другими поделюсь — не жалко. Так появилась идея о книге. Хоть и утопическая в части «выгрузить». Это я поняла после четвертого редактирования. Кнопка «download» постоянно зависала, хотелось выгрузить из головы на бумагу еще и еще, но система неумолимо твердила: «недостаточно места на диске». Документ получался неподъемный. Поэтому выгрузился своего рода конспект. Найдете на полочке в Разделе 2 «Из чего же, из чего же сделаны наши мероприятия?». Так случилось, что в период этой самой «выгрузки» я преподавала курс «Организация деловых мероприятий» в двух московских учебных учреждениях. Ребята спрашивали, где можно почитать то, о чем я рассказываю. Оказалось, практически нигде. Действительно, существует много литературы по выставочной деятельности (всё-таки выставки достижений народного хозяйства активно развивались в нашей стране в советское время, накоплен достаточно большой опыт). Но об организации конференций, тем более крупных международных, существует только 2—3 хороших книги российских авторов и несколько не очень содержательных переводных. Плюс множество отдельных профессиональных статей, лайфхаков, которые не укладываются в голове, если не знать, на какую полочку их положить. Так укрепилась идея о необходимости «книги-структуры».

Потом я подумала, что хорошо бы не просто вытаскивать из головы знания и опыт, а так, чтобы выяснить, где «белые пятна», о чем вроде и надо сказать, а нечего, нет информации в голове. То есть перед вами эдакая «книга-работа», «книга-поиск». Или знаете, даже «книга-препарирование». И в меньшей степени инструментальное пособие «как провести конференцию». Отсюда и название — «Конференц-анатомия». Хочу, чтобы меня правильно поняли — препарирование своего опыта и знаний, выявление логических связей. Такой разбор, анализ: общее-частное, значимое-незначительное, универсальное-субъективное. Для себя-то я этот вопрос поиска и «белых пятен» решила, пока писала вторую главу (тогда она еще была первой и единственной). Но ведь и у читателей может быть похожая ситуация. Поэтому я стала не просто наводить порядок и выстраивать структуру процессов организации деловых мероприятий, а писать так, чтобы читатель тоже мог задуматься — о чем бы ему хотелось узнать еще больше, что интересно, где не хватает опыта. Про это больше первый и последний разделы — об индустрии деловых встреч в целом, об участниках рынка и о людях, которые делают мероприятия. И, знаете, лично я эти темы считаю наиболее важными в моей книге.

Затем коллеги высказали мысль о том, что специалисты, которые приходят в область организации конференций, в этот увлекательный мир событий, интересных людей и новых идей, и приживаются в нем — практически никогда из него не уходят. Меняют компании, должности и проекты, увлекаются организацией мероприятий других форматов, но совсем уходят крайне редко. Конференции и встречи, даже регулярно проводимые, никогда не повторяются, каждая по-своему уникальна и интересна. Каждое мероприятие — практически отдельная личность, живой человек со своим характером и индивидуальностью. Так появился главный герой книги — человечек по имени Конференция.

Я представляю себе Конференцию малышом, который рождается, растет, живет, выходит в большой мир. У него есть голова, ручки, ножки и, конечно, сердце. Его окружают мама, папа, бабушки, дедушки и воспитатели. Именно таким я и покажу вам деловое мероприятие в этой книге. Конечно, кто-то скажет, что это несерьезный подход. Возможно. Зато интересный.

Это предисловие написано при выпуске первого издания книги, в середине 2015 года. Сейчас уже 2018 — и я намеренно не хочу переписывать это обращение к читателю. Однако считаю важным отметить несколько моментов.

Во-первых, меняется ситуация, появляются новые компании, проекты, пересматриваются подходы. Рынок развивается.

Во-вторых, существенно изменился вектор работы Конгрессно-выставочного бюро Москвы, которое я часто упоминаю в этой книге. Все мои комментарии, логика бизнес-процессов этой структуры относятся непосредственно к периоду моей работы в бюро — это 2013—2015 гг и немного после — 2016 год.

Во-третьих, с тех пор в моей профессиональной жизни произошло еще много чего интересного — это и участие в отраслевых исследовательских и медиа проектах Выставочного научно-исследовательского центра R&C — в частности, курирование работы отраслевого СМИ — делового портала Event LIVE, и участие в подготовке деловой программы Евразийского Ивент Форума (EFEA), и координация подготовки и проведения Международного отраслевого конкурса молодых специалистов индустрии встреч Event TALENTS (2016—2018), и участие в проектах Ассоциации «Национальное конгресс-бюро», и чтение лекций на специализированном майноре в питерском кампусе Высшей школы экономики, и многое другое.

И несмотря на то, что мир индустрии встреч действительно меняется, многое я сама сейчас вижу под другим углом. Что-то, что я считаю крайне важным, было отредактировано через полтора года после выхода книги — в 2017 году, что-то — сейчас, в 2018.

Практически не редактируются второй и третий разделы книги — в силу того, что непосредственно мой практический опыт сейчас не сфокусирован на тех темах, которые в них рассматриваются, и мой профессиональный интерес лежит, скорее, в плоскости первого раздела.

Возможно, когда-нибудь я полностью пересмотрю это издание. Но пока, мне кажется, оно остается в целом актуальным, а я только включаю новые «врезки» с цифрами и фактами по рынку, которые немного помогают увидеть текущую ситуацию, а не только познакомиться с логикой процессов и механизмами рынка.

Моя книга — не учебник и не пособие. В ней субъективный опыт. Чего-то больше, чего-то меньше. Моя книга для тех, кто еще не знаком с этой увлекательной жизнью — индустрией встреч, но искренне хочет с ней познакомиться. Она и для тех, кто уже немного заглянул за кулисы динамичного, полного мощной энергии действа, понял, что это не предел, и хочет открыть для себя новые возможности в любимом деле. Надеюсь, и вы, уважаемые коллеги, найдете для себя что-то новое и интересное. Ну или просто увидите привычные вещи с другой стороны.

И друзья мои, если у кого-то из вас возникнет хотя бы одна новая идея — я буду знать, что действительно стоило браться за этот труд. Удачных вам поисков и полезных находок!

С уважением,

Александра.