Строительство и бизнес

Артур Айсулов

Строительство сопровождает человечество с начала времен и со временем становится все лучше, сложнее, интереснее. Прочитав эту книгу, для вас приоткроется завеса тайн происходящих там за строительным забором. Будущим строителям книга поможет не наделать ошибок, через которые прошли многие. В книге содержится практическая информация, а не теория, поэтому она легко погрузит вас в атмосферу стройки. Книга поможет читателю понять, как живет строительная фирма, как зарабатывает и как находит клиентов.

Глава 9. Структура офиса строительной компании

Офисы строительных организаций могут отличаться друг от друга размерами, составом, направленностью специалистов. Я расскажу вам про офис субподрядной организации. Подробнее, что такое субподрядная или генподрядная организация, мы рассмотрим в другой главе. Сейчас можно лишь сказать, что субподрядная организация, или назовем ее фирма, меньше генподрядной и выполняет более узкий круг задач.

Заходим в офис, что мы видим — конечно же, приемная, ресепшн и секретарь, можно сказать, лицо фирмы. Обязательно должна быть зона ожидания, где гость может ожидать сидя на диванчике и ему обязательно предложат кофе или чай. Начнем с секретаря, как правило, на этих должностях работают девушки. В их обязанности входят встреча гостей, прием и распределение входящих звонков. К слову, раз вспомнили про звонки, в офисе должна быть проведена система кабелей телефонной связи и интернет-линий. Телефонная связь нужна как для общения друг с другом сотрудников офиса, чтобы не бегать каждый раз по кабинетам, так и для приема внешних звонков. Секретари выполняют поручения директора, принимают факсы, печатают документы для директора, пишут письма. Также секретарь выполняет функции личного ассистента директора, приносит ему чай, кофе, может забирать одежду из химчистки (это не во всех организациях).

Пока недалеко ушли от телефонных кабелей, надо отметить, что в организации должен быть системный администратор — это человек, который изначально проводит всю проводку в офисе, когда фирма заезжает в новый офис, подключает все телефоны, компьютеры к интернету. Далеко не все фирмы содержат в штате постоянного сисадмина, большинство нанимают приходящего-уходящего человека. А многие сисадмины заключают договоры с несколькими фирмами и обслуживают их. Это удобно фирме — меньше нужно платить, а у сисадмина относительно свободный график работы.

Из приемной мы видим кабинет директора или, как это бывает в большинстве случаев, строительную фирму возглавляет генеральный директор. Кабинет оборудован всем необходимым для управления организацией: телефон, компьютер, директорский стол, к нему приставлен стол для переговоров, как правило, на четыре или шесть персон, сейф, шкаф для документов. О функциях генерального директора подробнее я расскажу в отдельной главе.

Кабинет главного инженера обычно располагается рядом с генеральным директором, главный инженер — это второе лицо в строительной организации. В основном вся ответственность за технические процессы лежит на главном инженере. Он руководит производителями работ — прорабами, проектировщиками, сметчиками, снабженцами, также другими работниками. Главный инженер участвует в совещаниях, планерках, проводимых заказчиком. Заказчиком на стройке называют юридическое или физическое лицо, которое заказало у строителей построить объект и оплачивает все работы. Под руководством главного инженера составляется график выполнения работ, который идет как приложение к договору между заказчиком и подрядчиком. Следование этому графику также контролирует главный инженер. Главный инженер — это главный помощник директора. Секретарь выполняет поручения главного инженера почти на равных с поручениями генерального директора.

Пойдем дальше по офису и видим кабинет, в котором располагаются проектировщики, с ними вместе могут делить комнату и сметчики, как правило, это два проектировщика и два или один сметчик. Для чего нужны проектировщики строительной организации? Ведь это не проектная организация, которая выпускает проекты для заказчика, и по ним строители строят объект, объектом на стройке называют здание, которое строят, независимо от его предназначения, проектировщики нужны для того, чтобы разбираться с проектами, выданными заказчиком подрядчику — строительной фирме, посещать объект, выявлять нестыковки между различными разделами проектов, вносить изменения в проект и согласовывать эти изменения с проектной организацией. Все это нужно для того, чтобы строители на объекте быстрее двигались вперед, а не затягивали сроки строительства. В офисе проектировщики работают на компьютерах, которые, как правило, самые мощные в офисе по производительности, так как работают они в таких программах как Autocad, Magicad, а они требуют большую производительность компьютера. Стоит отметить, что официальная версия программы Autocad стоит примерно 120 000 рублей, не каждая фирма готова к таким тратам. В распоряжении проектировщиков есть несколько разных плоттеров — это такие огромные принтеры, способные печатать лист форматом А2, А1 и А0, в них заряжается бумага не листами, а большими рулонами, все это оборудование также дорогостоящее. Я знаю, что многие строительные фирмы не считают нужным содержать своих проектировщиков, но поверьте, их зарплата окупается, и их работа увеличивает прибыль организации, а также положительно влияет на престиж организации. Также можно заключать договоры на проектирование и выполнять проекты для заказчика.

Сметчики занимаются сметами, выданными проектной организацией, либо, если нет смет, составляют их сами. Сметчик работает в подчинении директора и главного инженера. Для их работы также нужны программы на компьютер, одна из самых распространенных — «ГрандСмета». Когда в организацию поступает заказ на строительство, есть проект, но нет сметы, сметчик на основании проекта составляет смету, ее можно составить не обязательно в программе «ГрандСмета», можно сделать в таблице Excel, если это устроит заказчика. Вместе с проектом обязательно должна идти спецификация, где указаны все материалы для осуществления данного проекта. Сметчик указывает в таблице все материалы с ценами, общую стоимость материалов, стоимость монтажных работ, транспортные расходы, затраты на расходные материалы, куда входит стоимость таких материалов, как электроды сварочные, диски отрезные и другое. Прибыль предприятия включается в стоимость монтажных работ, также можно немного увеличить стоимость материалов, главное — отстоять эту смету у заказчика. Как правило, заказчик проводит конкурс, где участвуют в среднем три фирмы. Если ваша смета будет выше, чем у конкурентов, сложно будет убедить выбрать вас, поэтому важно сохранять баланс, не завышать смету и не оставить фирму без прибыли, ведь за счет прибыли содержится весь офис.

Я сам одно время плотно занимался сметами, помню, как каждый раз, защищая свои сметы на переговорах перед заказчиком, возникали ощущения, что ты на экзамене самого сложного предмета в университете, только на кону не оценка в зачетную книжку, а судьбоносное решение: получишь ты этот контракт или нет. От контрактов зависит вся жизнедеятельность компании, каждый месяц нужно платить зарплату работникам, аренду офиса, поэтому на сметчике лежит огромный груз ответственности. Если на фирму поступает заказ, который будет оплачиваться за счет бюджетных средств, то сметы, как правило, поступают сразу из проектного института. Сметы на объект, финансируемый из бюджета, обязательно проходят государственную экспертизу, составлены они на основе либо федеральных единых расценок — ФЕР, либо территориальных единых расценок — ТЕР, если объект финансируется из федерального бюджета, тогда будут ФЕР, если из регионального бюджета, тогда будут ТЕР. Сметы, составленные в программе «ГрандСмета», поступают вместе с проектом и спецификациями в бумажном виде. Не всегда удается получить электронную версию, в этом случае сметчику приходится перевести все с бумажного носителя в программу. Для чего это нужно? Чтобы составлять ежемесячные акты выполненных работ — процентовки, а их удобно делать в программе на компьютере. Перенос сметы в программу, я вам скажу, это занятие не из простых, требует огромного количества времени, так как количество пунктов в одной смете может достигать нескольких тысяч, а сроки, как всегда, поджимают, поэтому приходилось работать в офисе с 8 утра и до 12 ночи, пальцы на руках костенели от клавиатуры, домой едешь на несколько часов поспать, хорошо, что все это компенсировалось достойной оплатой.

В обязанности сметчика входит также составление ежемесячных актов выполненных работ, допустим, объект финансируется из федерального бюджета, цены в смете даны базовые, например, на 2013 год, чтобы перевести их на текущий месяц, министерство строительства ежемесячно выпускает коэффициент перевода базовых цен на текущий период. Как правило, есть конторы, с которыми заключаешь контракт, и они ежемесячно в электронном виде присылают данные коэффициенты. Сметчик из сметы выбирает пункты, которые они выполнили в этом месяце, данные по выполненным объемам дает прораб, применяет коэффициент и получает процентовку в текущих ценах. Процентовки каждый месяц защищает перед техническим надзором заказчика главный инженер или прораб, если все подписали, то ее передают в оплату. Я не буду здесь подробно учить сметному делу, на эту тему есть много учебников.

Посмотрим в другую сторону и видим кабинет снабженцев, их может быть один-два человека. Так же, как и у остальных, главный инструмент снабженца — это компьютер, но телефоном он пользуется больше всех. Обязанности снабженца — обеспечить строительную площадку всеми материалами, необходимыми для строительства. Снабженцем мне также приходилось работать, работа интересная, но также очень ответственная. Задача снабженца — изучить спецификацию материалов, найти их у продавцов, отправить заявку в контору, получить счет на оплату этих материалов, данный счет согласовать на оплату с главным инженером, который ставит свою визу на оплату, затем счет нужно передать бухгалтеру на оплату. После поступления средств на счет поставщика материалов нужно обеспечить доставку материалов со склада поставщика на строительную площадку. Некоторые поставщики предлагают свою доставку, но не у всех имеется свой автопарк, в этом случае приходится найти транспортную компанию, также выписать счет на оплату транспортных услуг, согласовать его с главным инженером и передать в оплату. После этого необходимо сориентировать водителя, где забрать товар и куда привезти, также важно обеспечить водителя доверенностью на получение материальных ценностей — без нее никто не отпустит товар.

В строительной фирме целесообразно иметь свой автомобиль и водителя, который будет забирать материалы от поставщиков, но не всегда товар может влезть по габаритам в собственную машину, и тогда приходится прибегать к услугам транспортных компаний. Если для разгрузки товара требуется автокран, то его также заказывает снабженец. Стоит отметить, что кабинет снабженцев самый шумный, причина этому постоянные телефонные разговоры с поставщиками.

Как снабженцу выбирать материалы и поставщиков? На рынке строительных материалов представлено большое разнообразие материалов, все они разного качества и отличаются по цене. Выбирая, например, стальные трубы для системы отопления, важно помнить о том, что трубы будут работать под давлением и они не должны разорваться в первый же год эксплуатации, поэтому нужно выбирать достаточно качественный материал для строительства. Существуют также материалы премиум-качества, не для каждого объекта они подходят по цене, например, заказчик строит административное здание, где премиум-материалы не пройдут по цене, но тот же заказчик использует их при строительстве собственного дома.

Как выбрать надежных поставщиков. Если вы работаете с поставщиком несколько лет, то нет оснований сомневаться в нем, а если вы вынуждены покупать материалы у нового поставщика, то лучше начать с мелких партий и постепенно увеличивать объемы, пока поставщик не зарекомендует себя с лучшей стороны.

Приведу один печальный пример из личной практики, опишу этот случай для того, чтобы вы не совершали таких ошибок. На объект нужно было закупить кондиционеры на сумму 6 000 000 руб. Мы получили несколько коммерческих предложений, одно из которых было очень привлекательным, но с этой конторой мы раньше не работали, а для заказа нужна была 100-процентная предоплата, и срок поставки 3 месяца, так как оборудование везли из Японии, эти условия были и у других поставщиков, но у них было дороже. Естественно, для увеличения прибыли предприятия мы заинтересовались более дешевым предложением, но как оплатить немалые деньги незнакомым людям. Совместно с коллегами решили отправить снабженца в офис поставщика, убедиться в реальности их деятельности, наш сотрудник поехал к ним, где увидел около 10 сотрудников, реально работающих. После этого было принято решение оплатить им предоплату. Подошел срок поставки, и нам привезли оборудование лишь на 1 500 000 рублей и объяснили это тем, что остальное оборудование задерживается, шло время, еще месяц, два, три, но мы так и не дождались наших кондиционеров. После этого поставщик объявляет нам, что он банкрот, при этом в его собственности имущества на 600 000 рублей, и мы оказались не одни в списке тех, кому он задолжал. Куда мы только не писали и в какие только органы не обращались, все бездействовали. К тому же нам пришлось изыскать средства для покупки недостающего оборудования у других поставщиков и испытывать неудобство перед заказчиком за срыв сроков строительства. Вывод из этого в том, что лучше покупать только у авторитетных, заслуживающих доверие поставщиков, даже если они продают дороже.

Идем дальше по коридору и видим финансовый отдел, где работают три бухгалтера — один главный бухгалтер и два его помощника, как правило, это девушки. Если фирма маленькая, начинающая, то бухгалтер может быть и один. Чем они занимаются? Когда в организации идет большой поток материалов, то целесообразно на их оприходование нанять отдельного помощника главного бухгалтера. Все купленные материалы сопровождаются счетами-фактурами и накладными, помощник ведет книгу покупок и продаж, контролирует процесс, или как говорят на бизнес-сленге, «сидит на материалах». Второй помощник «сидит на зарплате»: начисляет каждый месяц аванс, зарплату, считает и оплачивает с них налоги. О налогообложении в строительстве я расскажу отдельно. Также выписывает счета на оплату. Главный бухгалтер начисляет налоги — НДС, на прибыль, согласовывает их с директором и оплачивает их, контролирует и консультирует помощников, также главный бухгалтер часто совмещает должность специалиста отдела кадров, либо кто-то из помощников занимается этим, ведут личные дела всех работников. Принимают заявления о приеме на работу, об увольнении, на различные льготы и выплаты.

Вот и весь состав офиса средней по размерам строительной организации, но это далеко не весь состав всей организации, инженерно-технические работники, специалисты всегда находятся на объекте и редко появляются в офисе, у них нет тут своего места, они приходят, ждут в приемной, встречаются с кем надо и уходят. Я еще не сказал, что в офисе обязательно есть кухня, это святая святых, в которой сотрудники пьют чай, церемония особо важна для организации, там сплачивается коллектив, обсуждаются различные вопросы, там встречаются люди из разных кабинетов и отделов, и только вдоволь напившись чаю и наговорившись, они расходятся по своим кабинетам. Там обсуждаются не только производственные вопросы, но также все расскажут, как дела у ребенка в школе, какая завтра погода и как кто отдохнул в отпуске. Это нормально, без этого не может существовать ни одна нормальная организация. Также в кухне отмечаются дни рождения, разве что кроме дня рождения директора, это событие празднуется в ресторане.

Все строительные организации и их офисы похожи друг на друга, так как они выполняют примерно одни и те же функции. Попав в их офис, вы поймете, что эти люди занимаются настоящим делом, созиданием, строительством. Вы увидели реальную картину, взятую из практики, которая происходит практически во всех офисах строительных фирм. Возможно, вы собираетесь стать строителем, подумайте, чем именно вы хотели бы заниматься, возможно, кто-то из описанных героев офиса откликнулся у вас в душе, и вы обязательно сможете этому научиться.