Краткий курс самиздата

Григорий Шмерлинг

С помощью входящих в популярные офисные пакеты текстовых процессоров можно создать настоящую книгу, будь то мемуары или научная монография с сотнями ссылок, схем, таблиц, иллюстраций.Конечно, назначение команд и кнопок подскажет Справка, но она не всегда объяснит, как и для чего их использовать. Восполним этот пробел.

Знакомство

Файлы, файлы…

При запуске Офиса появляется окно, в котором слева виден слисок для выбора типа создаваемого документа (текст, электронная таблица и пр.), а справа — картинки первых страниц документов и имена файлов, с которыми вы работали раньше (понятно, что при первом запуске эта панель будет пуста). Чтобы продолжить прерванную работу, щелкните по картинке нужного документа. Если потребуется открыть какой-либо файл не сразу после запуска программы, а уже в процессе работы, используйте для этого клавиши Ctrl+O, команду меню Файл → Недавние документы или кнопку Открыть, стрелочка около которой открывает список документов, с которыми вы работали раньше.

Свой — чужой

Наряду с собственным форматом ODF (Open Document Format) Writer может открывать и сохранять файлы документов в ряде других форматов. Когда говорят о импорте и экспорте, имеют в виду именно способность работать с файлами в «чужих» форматах, причем развитых, позволяющих хранить структуру и оформление документов.

Чтобы выяснить, поддерживается ли тот или иной формат, просмотрите списки типов файлов в диалогах открытия и сохранения. Практически наиболее важна совместимость с MS Word. Writer позволяет открывать и сохранять файлы как в форматах DOC (МS Word 2003 и более ранние версии), так и DOCX (MS Word 2007 и далее), а также универсальном формате RTF.

При работе с файлами MS Word будут правильно воспроизведена структура и оформление текста: шрифты, стили, выделения, параметры страниц, абзацев, таблиц. Однако не ждите, что вид документа окажется таким же. Разные приложения работают с документами по-разному; прежде всего это относится к работе с иллюстрациями, врезками, тонкостями оформления.

Тщательно оформив сложный документ и отправив его коллеге, работающему с MS Office (или наоборот) не удивляйтесь, если окажется, что верстка развалилась: число страниц поменялось, рисунки сдвинуты и т. д. Если документ должен быть отправлен получателю или опубликован в Интернете с гарантией неизменности его вида, используйте экспорт в формат PDF.

Важное замечание: если вы откроете файл формата HTML, чтобы затем сохранить его в с делением на страницы (форматы ODT, DOC и др.), то будете удивлены: это невозможно. Предлагается только сохранение в HTML или текст без оформления. Дело в том, что при работе с Writer файлы HTML открывает другое приложение, специально ориентированное на работу с HTML — Writer for Web. Чтобы получить возможность сохранения файлов HTML в других форматах, в диалоге открытия файлов необходимо выбрать Тип файла → Все файлы и найти в обширном раскрывающемся списке вариант Документ HTML (Writer) (*.html, *.xhtml, *.htm).

Чтобы создать новый документ в уже открытом приложении, воспользуйтесь командой меню Файл → Cоздать, она вызывает список, в котором можно выбрать тип нового документа.

Для каждого нового или открываемого документа будет открыто новое окно.

Техника безопасности

Пришло время создать файл, которому предназначено стать вашей книгой. Сделайте это. Но прежде, чем погружаться в работу, стоит позаботиться о ее сохранности.

…Он вспомнил ученого, прислуга которого, думая, что старая бумага хороша для растопки, сожгла двадцатилетний труд своего хозяина. Узнав это, он поседел, помолчал и негромко сказал испуганной неграмотной бабе:

— Пожалуйста, не трогайте больше ничего на моем столе.

Разумеется, он повторил труд.

А. Грин, Вокруг света.

Бывает очень обидно из-за технического сбоя или собственной невнимательности потерять проделанную работу. Очевидная мера предосторожности — почаще сохранять файл, с которым вы работаете (Сtrl+S). Можно использовать и автоматическое сохранение через заданное время. Чтобы настроить автосохранение, войдите в меню Сервис → Параметры и найдите в обширном дереве настроек раздел Загрузка / Сохранение → Общие. Отметьте две опции: Автосохранение каждые… минут (установите интервал) и Всегда создавать резервную копию.

Автосохранение будет второй линией обороны на случай, если вы увлеклись и долго не сохраняли файл сами. Все бы хорошо… но только пока файл сохраняется быстро. Если размер файла книги с рисунками и прочим достигнет десятков, а то и сотен мегабайт, его сохранение будет занимать заметное время, в течение которого Writer перестанет реагировать на ваши действия. Такие внезапные паузы раздражают, поэтому предпочитаю сохранять большой файл вручную, выполнив какой-то шаг работы. Кроме того, автосохранение может сработать в самый неподходящий момент, когда вы что-то напутали и все испортили.

Обычно помогает откат к предыдущим состояниям документа (полезнейшая функция, кнопка Отменить, клавиши Ctrl+Z, Alt+Backspace или команда Правка → Отменить). Но если документ был закрыт, приходится возвращаться к резервной копии — предыдущему файлу документа. Это третья линия обороны. При сохранении документа его прежний файл будет на всякий случай скопирован в специальный каталог и получит расширение BAK (от англ. Backup — запас, резерв).

По умолчанию резервные копии сохраняются не рядом с рабочими файлами, а глубоко в дереве системных каталогов (папок), связанных с конкретным пользователем. Чтобы сделать доступ к резервным копиям удобнее, снова зайдите в дерево параметров. Теперь нам нужен раздел LibreOffice → Пути. Найдите строку Резервные копии и задайте более короткий путь, удобный для доступа, например, такой: C:\bak.

Резервные копии перезаписываются без предупреждения.

И, наконец, последняя линия обороны. Периодически сохраняйте важные для вас файлы не только на основном рабочем компьютере, но еще как минимум в двух местах — например, на внешнем диске и в облачном хранилище. Современная техника надежна, но разные ЧП случаются, и пренебрегать архивацией не стоит. Как говорится, береженого и Бог бережет.

Еще немного об открытии и сохранении файлов. По умолчанию Writer использует системные диалоги, т. е., при работе в Windows — такие же, как и для других приложений. Имеются и собственные панели, перейти на работу с которыми можно в любой ОС, проследовав по цепочке команд Сервис → Параметры → LibreOffice → Общие и отметив вариант Использовать диалоги LibreOffice.

Эти диалоги содержат список Места, в который можно внести наиболее часто используемые папки, чтобы избежать переходов по дереву каталогов. Это удобно при чередовании работы с несколькими проектами.

Когда в каталоге находится множество разных документов, поиск нужного занимает некоторое время. Если вы помните хотя бы первую букву имени файла, например «А», используйте шаблон: введите в поле Имя файла А* и нажмите Enter. В списке останутся видны только файлы, имена которых начинаются с буквы А.

Сохранение и завершение

Сохранить документ, записав его в файл, можно кнопкой с дискетой, клавишами Ctrl+S или командой Файл → Сохранить. Кнопок сохранения две: одна на стандартной панели инструментов (она может быть убрана), вторая находится в начале строки состояния, в нижнем левом углу рабочего окна. Когда в документе есть еще не сохраненные изменения, дискета на этой кнопке красная. Если документ не подвергался изменениям, сохранять его смысла нет; кнопки и команда сохранения будут неактивными (серыми).

Если документ новый и сохраняется впервые, файл для его записи на диск еще не заведен. Чтобы создать такой файл, требуется ваша помощь: надо выбрать, где (в каком каталоге) сохранять документ, как назвать файл и, наконец, в каком формате выполнить сохранение, т. е. какого типа файл записать. Writer использует для текстов свой сжатый формат ODT, его и будем применять.

Для имен файлов есть некоторые ограничения, например, в имени файла нельзя употреблять символы «\» и «/» — они нужны для записи путей в дереве каталогов, «*» и»?», так как они используются в шаблонах для обозначения других символов. Помните, что искать сохраненный файл вы будете по его имени. Современные ОС позволяют давать файлам очень длинные имена, но делать этого не стоит. Длинные имена загромождают окна для работы с файлами, а нужная для выбора информация (например, номер или дата в конце имени) не поместится и окажется не видна.

Для выхода из программы служат, как обычно, щелчок по кнопке с крестиком в верхнем правом углу окна, команда меню Файл → Выход и клавишная команда Ctrl+Q (Quit — выход). В Windows можно использовать и системную команду закрытия приложений Alt+F4.

Если в каком-либо окне находится еще не сохраненный документ, появится панель с кнопками Сохранить, Не сохранять, Отмена и предупреждением: «Документ был изменен. Сохранить изменения?». Если вы редактировали документ и забыли сохранить его — сохраните; если только просматривали и изменили нечаянно — сохранять, конечно, не надо. Кнопка Отмена пригодится, если вы передумали выходить из программы. Нажав ее, можно продолжить работу.

Еще раз напомним: до записи в файл текущие результаты работы хранятся в оперативной памяти, при выходе или отключении компьютера труды будут потеряны.

Интерфейс — «межличностные» отношения

Интерфейс — все средства, с помощью которых вы взаимодействуете с программой. Окна, меню, кнопки, команды, движения мыши Программа хоть и не личность, но… она вам служит, выполняет ваши желания, а может и «проявить характер». Бывают программы упрямые и послушные, молчаливые и назойливые. Чем лучше вы освоите интерфейс программы и привыкнете к нему, тем легче будет «общаться». Итак, краткий обзор.

В шапке окна программы показано имя файла, с которым идет работа. Если документ новый и еще не был сохранен на диске, его название — Без имени с добавлением порядкового номера.

Затем следует строка меню, каждый пункт которого скрывает определенный набор команд, иногда с множеством вариантов и разветвлений. Войти в меню и выбрать нужную команду можно с помощью мыши, щелкнув по пункту, либо с помощью клавиатуры. Для выполнения команды нужно нажать клавишу подчеркнутой в названии команды буквы вместе с клавишей Alt.

На каком языке шла перед этим работа, не имеет значения. Например, если вы набирали английский текст, не надо переключать клавиатуру на ввод русских букв, чтобы открыть меню Файл нажатием клавиш Alt+Ф.

Для наиболее часто употребляемых команд рядом приведены рисунки соответствующих кнопок и указаны специальные сочетания клавиш, вызывающие эти команды. Запоминайте клавишные команды (так называемые горячие клавиши), они удобны и ускоряют работу.

Ряды кнопок, расположенные ниже строки меню, называются инструментальными панелями. Щелчок по кнопке тоже удобный и быстрый способ выполнения команды, к тому же запомнить вид кнопки легче, чем комбинацию клавиш. Кроме кнопок, на инструментальных панелях есть и другие элементы управления, например списки для выбора стилей и шрифтов. Чтобы добраться до этих же списков с помощью меню, потребовалось бы сделать несколько шагов.

Размер кнопок на панелях выбирается в диалоге Сервис → Параметры → LibreOffice → Вид.

Чаще всего нужны панели Стандартная и Форматирование, они и показаны по умолчанию либо на одной планке, либо одна над другой. Когда понадобится поиск и вы нажмете Ctrl+F, внизу окна появится панель поиска. Но в «инструментальном ящике» Writer панелей много, а уж кнопок… Какие панели нужны и какие кнопки на них поместить, можно выбрать в зависимости от характера конкретной работы. Панели включаются и убираются с помощью команды меню Вид → Панели инструментов. Команда Настройка под списком панелей открывает окно для комплектования состава панелей.

Некоторые панели, например, Маркеры и нумерация и Таблица, появляются автоматически, когда курсор оказывается в пределах списка и таблицы соответственно. Кроме классического интерфейса, доступны еще несколько вариантов размещения кнопок — см. Вид → Пользовательский интерфейс. Если инструментальные панели вдруг стали вовсе пропадать, вернитесь к классическому интерфейсу — возможно, скрытие панелей удобно на маленьких экранах, но на обычном компьютере раздражает.

Панели могут располагаться в разных местах рабочего окна Writer и даже за его пределами. Проверьте состояние пункта Фиксировать панели инструментов в конце списка панелей. Если этот пункт отмечен галочкой, перемещать панели нельзя. Если отметку снять, потребуется перезапуск Writer, после чего в начале панели появятся точки, за которые можно перетащить панель мышью к любой стороне окна или поставить в один ряд с другой панелью (что удобно, когда кнопок на панелях немного).

При работе на ноутбуке с небольшим экраном формата 16:9 для размещения панелей можно использовать боковые стороны окна, при этом для самого документа останется больше пространства по вертикали.

Можно вынести панель и за пределы рабочего окна. Это делается в два приема. Сначала вытащите панель с ее штатного места и оставьте посреди окна. Затем перетащите панель за ее заголовок в сторону, как любое самостоятельное окно. Чтобы вернуть панель на место, перетащите ее к выбранной кромке рабочего окна, и она к ней «приклеится».

Writer может показывать документ в двух режимах: Обычном или Веб-страницы. Выбирается режим с помощью соответствующих команд меню Вид. В обычном режиме документ будет показан так, как он был бы напечатан. Текст размещается на страницах заданного формата с полями, выводятся номера страниц и колонтитулы (если они предусмотрены). В режиме веб-страницы отключено все оформление, связанное с печатными страницами: размер бумаги, поля и др. Текст в этом режиме будет занимать по ширине всю доступную ширину окна.

У нижней кромки окна находится строка состояния. Здесь выводится полезная информация: номер текущей страницы и общее число страниц, слов и символов, стиль страницы, удобный движок регулировки масштаба и пр. Могут появляться и другие индикаторы, например, режимов выделения и вставки-замены, причем не просто индикаторы: щелчок по ним позволяет сменить или выбрать соответствующий режим.

Если ради экономии места на экране вы захотите отключить показ строки состояния, это можно сделать командой меню Вид → Строка состояния.