Будь бизнес-аналитиком

Диана Сюняева, 2023

Книга предназначена для тех, кто еще не знаком с бизнес-анализом, но хочет начать свой профессиональный путь в этой сфере, а также для начинающих бизнес-аналитиков, которые хотят структурировать свои знания. Основываясьна своем опыте, авторы последовательно дают информацию о техниках и методах, которые необходимы для выполнения роли бизнес-аналитика в проекте.

Бизнес-анализ

Наш путь начинается с раздела, посвященного роли бизнес-анализа в жизни компании. Каждый понимает бизнес-анализ по-своему. Кто-то читает его как «анализ бизнеса». Кто-то говорит про оценку бизнес-процессов. А для кого-то бизнес-анализ связан только с экономическими показателями компании.

В нашей книге мы рассмотрим бизнес-анализ через призму внедрения изменений, которые помогают компаниям стать лучше. Мы остановимся на вопросах работы со стейкхолдерами и требованиями, которые они хотят реализовать, уделим внимание процессам и продуктам, оценке эффективности проекта и навыкам, которые значительно облегчат работу бизнес-аналитика.

Без четкого понимания ценности бизнес-анализа для компании нам будет сложно двигаться дальше. Поэтому в первой главе мы объясним, почему каждой компании нужен бизнес-аналитик

Роль бизнес-анализа

Бизнес-анализ — это практика обеспечения изменений в контексте компании путем определения потребностей и рекомендации решений, которые приносят пользу заинтересованным сторонам. BABOK 3.0

Под бизнес-анализом обычно понимают комплекс инструментов, с помощью которых можно разобраться в бизнес-процессах компании и понять, как взаимодействуют между собой разные подразделения и сотрудники.

Бизнес-анализ показывает, как компания может достичь поставленную цель, какие существуют зоны роста и с какими проблемами бизнес может столкнуться в дальнейшем.

Типы улучшений, которые охватывает бизнес-анализ, могут быть любыми: от автоматизации процесса и улучшения качества работы текущего ИТ-решения до организационных изменений и стратегического планирования.

Компаниям для увеличения прибыли приходится постоянно адаптироваться под меняющиеся условия: усиливается конкуренция, развиваются технологии, меняются вкусы потребителей и запросы акционеров. Такие процессы предполагают активное внедрение изменений. Если в компании есть место изменениям — значит, есть место и бизнес-анализу.

В чем польза бизнес-анализа для компании?

1) Снижение затрат

Бизнес-анализ помогает в создании различных стратегий снижения затрат: ускорение реализации проектов, уменьшение потерь в процессах, подготовка инструктажей для сотрудников по работе в изменившихся условиях и т.п.

2) Предвидение кризиса

Бизнес-анализ готовит компанию как к хорошим, так и к плохим временам. Моделирование сценариев будущего помогает заранее понять и предвидеть кризис в компании или на рынке в целом.

3) Управление изменениями

Бизнес-анализ готовит компанию как к хорошим, так и к плохим временам. Моделирование сценариев будущего помогает заранее понять и предвидеть кризис в компании или на рынке в целом.

4) Внедрение ИТ-решений

Современные компании уже не могут обходиться без ИТ-решений в своей работе. Бизнес-анализ позволяет учесть все требования к ИТ-решению и значительно ускорить реализацию проектов разработки ПО.

Чем больше изменений внедряется в компании — тем сильнее потребность в бизнес-анализе. Больше всего изменений привносят ИТ-технологии.

Внедрение ИТ-решений предполагает работу в сжатые сроки, вовлечение большого числа специалистов, непрерывное управление изменениями, высокие требования к пользовательской документации.

В небольших проектах задачи бизнес-анализа может взять на себя разработчик или руководитель проекта, но в больших проектах без отдельного специалиста по бизнес-анализу не обойтись.

В каких проектах сильнее всего ощущается эффект от привлечения бизнес-аналитика?

— У заказчика много пожеланий к продукту, но нет точного списка функций и требований для команды

— У проекта больше трех стейкхолдеров, которым сложно договариваться друг с другом

— Проект масштабный, сложный и высокорискованный

— Проект длится больше года

— Проект нужно будет документировать

По результатам исследований Национального института стандартов и технологии США, цена ошибки многократно увеличивается по мере реализации проекта.

Стоимость внесения исправлений на этапе планирования:

в 10 раз ниже, чем на этапе разработки;

в 50 раз ниже, чем на этапе тестирования;

Затраты на качественное планирование с использованием бизнес-анализа окупают себя уже на этапе внедрения.

Профессиональный подход к бизнес-анализу помогает значительно сократить сроки и повысить качество разработки. Компания по разработке ПО Andersen провела оценку реализации проектов с участием и без участия бизнес-аналитика.

MVP (Minimal Viable Product) — минимально жизнеспособный продукт^[1]

Бизнес-аналитик — это основное лицо, отвечающее за выявление, анализ, документирование и проверку требований к проекту. К. Вигерс

Каждый проект подразумевает выполнение задач по бизнес-анализу.

Во многих крупных компаниях уже есть штатные бизнес-аналитики. Но что они делают, не всегда понятно остальным сотрудникам.

Важно четко определить зону ответственности бизнес-аналитиков внутри компании.

Работа бизнес-аналитиков включает в себя:

— понимание проблем и задач компании;

— анализ потребностей и решений;

— разработку стратегий;

— внедрение изменений;

— взаимодействие со стейкхолдерами;

Роль бизнес-аналитика при выполнении задач бизнес-анализа может взять на себя любой сотрудник, независимо от текущей роли и должности. К задачам бизнес-анализа относятся поиск, обобщение и анализ информации о процессах, инструментах, стейкхолдерах. Бизнес-аналитик отвечает за выявление реальных потребностей и мотивов стейкхолдеров. Это позволяет приблизить итоговое решение к тому, что ожидалось увидеть.

На примере основных задач ИТ-проекта можно увидеть, как трансформируется роль бизнес-аналитика.

До проекта:

Генерация идей — Предварительный анализ идей и обоснование экономической эффективности

Реализация проекта:

Бизнес-аналитик:

— Проводит оперативный мониторинг достижения КПЭ^[2]

— Помогает руководителю проекта оценивать и контролировать объемы работ по проекту

— Помогает команде внедрения создавать обучающие материалы по проекту

Планирование — Определение задач бизнес-анализа вместе с руководителем проекта

Подготовка — Выявление требований у стейкхолдеров

Проектирование — Проверка предложенных ИТ-решений на соответствие требованиям

Разработка — Разъяснение требований стейкхолдеров разработчикам, трассировка требований

Тестирование — Разработка тестовых кейсов с тестировщиками

Развертывание — Согласование с разработчиками изменений в новые релизы

Техническая поддержка — Переход в обычный режим и передача ИТ-решения команде внедрения

После проекта:

Реализация ценности — Оценка результатов и степени удовлетворения запросов стейкхолдеров

Компетенции бизнес-аналитика

Бизнес-аналитик — это посредник между заинтересованными сторонами, который помогает понять структуру, политику и процессы организации, а также рекомендовать решения, которые позволяют организации достичь своих целей. Определение IIBA^[3]

С практической точки зрения, бизнес-аналитик работает как связующее звено между компанией, технологией, поставщиками и регулирующими органами.

Бизнес-аналитик помогает удовлетворить запросы стейкхолдеров и предложить такое решение проблемы, которое бы соответствовало всем требованиям и условиям.

Базовые компетенции бизнес-аналитика включают в себя модели поведения, характеристики, знания и личностные качества, которые помогают выполнять задачи бизнес-анализа. BABOK 3.0

В версии BABOK 3.0 выделены 6 категорий базовых компетенций:

Бизнес-аналитик в проектах

Проекты в структуре изменений компании

Что делает бизнес-аналитик в проектах?

1) Взаимодействует со стейкхолдерами;

2) Моделирует и анализирует бизнес-процессы;

3) Выявляет и анализирует требования, в т.ч. в виде пользовательских историй;

4) Проводит оценку связности требований на предмет взаимных зависимостей, ограничений и целей, создает матрицу трассировки требований;

5) Составляет проектную документацию в части управления требованиями;

6) Разрабатывает финансово-экономическую модель проекта и готовит обоснование эффективности проекта для получения инвестиций;

7) Разрабатывает сценарии тестирования;

Существует достаточно много моделей разработки программного обеспечения. Для начинающего аналитика важно различать два подхода — классический и гибкий.

Каскадная модель («водопад», waterfall)

Классический подход к реализации и внедрению ИТ-решений, в котором каждая следующая стадия начинается только после того, как заканчивается предыдущая (о ней мы уже немного говорили ранее).

— Сбор и анализ требований: определение заинтересованных сторон, выявление и формализация требований

— Проектирование системы: выбор оптимального варианта реализации, детальное проектирование системы

— Разработка: создание ПО

— Тестирование: тестирование реализованного ПО: функционала, интеграций

— Эксплуатация и поддержка: передача в эксплуатацию пользователям и оказание технической поддержки

Проект с использованием гибких методологий

При высокой неопределенности целевого результата создание ИТ-продуктов реализуется с использованием гибких методологий.

Бизнес-аналитик может быть задействован на всех этапах реализации проекта вне зависимости от выбранной модели реализации.

Тогда сначала разрабатывается прототип приложения (который может быть даже не рабочим), чтобы убедиться, что продукт будет отвечать потребностям пользователей. Потом отбирается часть требований, и разрабатывается MVP — минимально жизнеспособный продукт. Он сразу передается пользователям для проверки гипотезы о востребованности. И затем продукт развивается дальше.

В этом случае реализация происходит короткими итерациями, внутри которых каждая доработка проходит все этапы.

А после каждой итерации происходит актуализация требований и задач.

Взаимодействие с руководителем проекта

Руководитель проекта (РП), с одной стороны, относится к стейкхолдерам, а, с другой стороны, сам активно общается со стейкхолдерами и разработчиками.

Для бизнес-аналитика важно понимать разницу между своими задачами и задачами руководителя проекта.

Роли

1. Заказчик

Формулирует запрос

2. Руководитель проекта

Отвечает за достижение целей проекта в целом, оркестрирует общую задачу, разбивает ее на подэтапы и находит исполнителя на каждый этап.

3. Бизнес-аналитик

Отвечает на сложные и комплексные вопросы в рамках отдельных задач проекта, отвечает за детализацию информации до уровня, понятного всей команде

Модель взаимодействия

В общем виде модель взаимодействия бизнес-аналитика и руководителя проекта выглядит так:

Особенности взаимодействия руководителя проекта и бизнес-аналитика

Особенности взаимодействия зависят от важности решаемых задач. Бизнес-аналитику важно понимать, какие ожидания к нему предъявляет руководитель проекта. Справедливо и обратное — понимание личной зоны ответственности поможет выстроить эффективную коммуникацию.

Подходы к улучшению коммуникации между бизнес-аналитиком и руководителем проекта

Базовые принципы коммуникации работают везде. В случае совместной работы бизнес-аналитика и руководителя проекта на первый план выходят 4 ключевых подхода.

1. Равенство: Помогает избежать конфликтов. Каждый сохраняет приоритетные задачи для своей роли, при этом остается место для взаимопомощи.

2. Ответственность: Помогает установить границы. Каждый понимает сферу ответственности и вклад друг друга, что исключает конкуренцию и способствует успеху проекта.

3. Открытость: Помогает обрести доверие. Каждый имеет возможность обсудить возникшую проблему и совместно найти лучшее решение.

4. Доверие: Помогает избавиться от предубеждений. Каждый осознает общую цель и вклад другого в достижение этой цели.

Сотрудничество бизнес-аналитика и руководителя проекта

При совместной работе бизнес-аналитика и руководителя проекта можно ожидать синергетический эффект. Оба могут дополнить и усилить друг друга. Если в тандеме БА-РП не налажена коммуникация, то они будут только мешать друг другу.^[4]

1. Управление требованиями: Сотрудничество РП и БА помогает предотвратить крах проекта с помощью активной работы с требованиями: создание прототипов, разработку плана управления проектом и др. После окончания сбора требований, РП и БА поддерживают контакт для решения проблем, возникающих при разработке.

2. Анализ производительности: Когда проект уже выпущен, БА и РП могут совместно анализировать достижение КПЭ с учетом изначально заложенных ожиданий. Это поможет определить приоритеты будущих улучшений продукта.

3. Приемочное тестирование пользователей: Помогает снизить риски на ранних этапах и сэкономить время и средства, затрачиваемые на разработку. Совместная работа РП и БА поможет улучшить планы тестирования, валидацию действий при тестировании, анализ результатов и др.

Примечания

1

Источники: Национальный институт стандартов и технологии США, andersenlab.com

2

КПЭ — ключевые показатели эффективности

3

IIBA (International Institute of Business Analysis) — Международный Институт Бизнес-Анализа

4

Источник: exposit.com/blog/pm-and-ba-collaboration-during-project-development-best-practices/