Обратись по форме! Пособие по составлению документов

Дмитрий Петрушко, 2022

Каждый, наверное, сталкивался с ситуацией, когда невозможно обойтись без обращения в органы власти (или некоторые организации), а с чего начать его писать- неизвестно? Или другой случай: обратиться-обратились, но вашу ситуацию не решили, да еще и ответили отпиской? Хотите составлять такие документы, которые точно позволят читающему чиновнику или представителю организации понять, что вы разбираетесь в вопросе и просто так от вас не отделаться? В этом пособии рассмотрены 13 распространенных жизненных ситуаций, по которым подготовлены формы обращений и других документов с образцами их составления. Вам останется только заполнить пустые поля, направить готовый документ и ждать разрешения своей ситуации! После изучения пособия вы сможете самостоятельно обращаться в органы власти и составлять свои документы, основываясь на уже имеющихся формах и полученных знаниях.

Общие правила составления обращений и документов

Для начала определимся с тем, какой закон закрепляет право граждан на обращение в органы власти, обязанности этих органов обращение рассмотреть и ответить гражданину по существу: по общему правилу это Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (есть еще инструкции отдельных органов (например, органов прокуратуры), но рассматривать их необязательно).

ВАЖНО: не бойтесь читать закон, в нем в целом написано понятным языком, хоть и достаточно сухим (но так уж устроены все законы).

Перейдем непосредственно к самим обращениям и сразу отметим, что в соответствии со статьей 2 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», обращения могут быть устные, письменные и в форме электронного документа (хотя последние я бы отнес к письменным обращениям, поскольку их также излагают печатным текстом, поэтому, когда речь идет о письменном обращении, имеется ввиду и обращение в электронной форме).

Устные — это личные обращение к органу (должностному лицу), в том числе по телефону. Плюс этой формы обращения в возможности оперативно заявить о возникшей проблеме, минус — в отсутствии письменного подтверждения того, что вы действительно обращались, а необходимость в подтверждении может возникнуть, если ответа на ваше обращение не поступило, а проблема не решилась.

В настоящем пособии будет рассматриваться составление и направление именно письменных обращений.

Требования к содержанию и форме письменного обращения следующие:

1) составление обращения, текст которого возможно прочитать (больше относится к обращениям, написанным от руки);

2) необходимо указать наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые вы направляете письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица. Здесь важно установить одно общее правило — если мы не можем разобраться во всей системе органов государственной и муниципальной власти, а также в их подведомственных организациях, то адресуем обращение в региональную прокуратуру или прокуратуру вашего города. При необходимости они сами перенаправят ваше обращение в надлежащий орган и уведомят вас об этом;

3) необходимо указать свои фамилию, имя, отчество;

4) необходимо указать почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ (в случае, если вы направляете обращение почтой или лично подаете обращение в канцелярию органа) или адрес электронной почты (если направляете обращение в электронной форме);

5) нужно четко описать суть обращения, необязательно это делать очень официально, главное, чтобы была ясна суть возникшей проблемы;

6) поставить личную подпись и дату (если вы обращаетесь через форму на сайте органа власти, то это требование не применяется);

7) приложить к обращению документы (рекомендую направлять копии) и материалы (например, фотографии, видеозаписи), подтверждающие изложенные в обращении обстоятельства.

Теперь перейдем к тому, как же отправлять письменные обращения.

Первый вариант — почтой с описью вложения и уведомление о вручении (это нужно для того, чтобы было подтверждение, что письмо вы не отправляли пустым). Рассмотрим его на примере отправления Почтой России.

Опись делается в двух экземплярах: один остается в конверте, второй вручается Вам с отметкой. Заполнение описи начинается с указания того, что именно вы отправляете: в столбце «Наименование предметов» можно указать следующее «Обращение от «__»_______ 202_ г.». Если вы прикладываете к обращению дополнительные документы или материалы, подробно опишите их (например, для документа укажите реквизиты — его номер и дату). Цена вложения в данном случае нам не важна — можно ставить 1 рубль напротив каждой позиции (пример заполнения описи смотрите ниже.)

После оформления отправления оператор выдаст вам чек. Обязательно сохраняйте его и опись! В чеке будет указан РПО — номер отслеживания, по которому на сайте Почты России вы сможете узнать местонахождение своего письма.

Минус данного способа — потраченные деньги и время на доставку обращения, а также на получение ответа (его ведь тоже направят почтой).

Второй вариант-нарочно в орган, куда, собственно, вы и обращаетесь. В этом случае рекомендую вам сделать два экземпляра обращения, один отдать в орган, а на втором попросить проставить отметку о приеме (для фиксации факта получения обращения в определенную дату). Конверт и опись в этом случае не потребуются, но придется лично посещать орган (что не всегда удобно).

Третий способ — направление обращения в электронной форме на сайте органа, куда обращаетесь.

Такие формы включают поля для указания данных, которые мы рассматривали в требованиях к обращению (кстати, как было написано выше, в этом случае обязательно нужно указать вашу электронную почту), в том числе поле с описанием сути обращения и приложением дополнительных документов.

В этом поле вы можете вставить весь текст вашего обращения, однако, есть один нюанс: иногда обращение рассматривается долго, а в письме обратной связи, которое поступит вам на почту (если поступит), очень редко указывается суть вашего обращения.

Личная рекомендация — распечатайте и подпишите ваше обращение, а затем отсканируйте его (в крайнем случае — сделайте аккуратное фото листов) и приложите к форме в виде PDF-файла (или ином формате), а в поле с описанием сути обращения можно написать вот так:

Плюс данного способа в том, что вы всегда сможете вернуться к тексту своего обращения (ведь у вас сохранился скан-образ вашего подписанного документа). Минус — нужен сканнер (но сегодня практически любой смартфон можно использовать как сканнер).

Если все же по каким-то причинам так сделать не получилось, то заполняйте все поля и вписывайте весь текст обращения в это поле (и не забудьте приложить подтверждающие документы и материалы, если они у вас есть).

Этот способ наиболее быстрый и наименее затратный.

Обращение мы отправили, ура! Главный вопрос — сколько ждать ответа?

По общему правилу, срок рассмотрения обращения — 30 дней со дня его регистрации. В разных органах срок регистрации обращений может отличаться, поэтому рекомендую ждать не больше 35 дней. Хотя, исходя из опыта, обращения рассматриваются быстрее.

После изучения общих правил вы сможете самостоятельно обращаться в органы власти в письменной форме.

Ниже будут рассмотрены формы обращений и документов по некоторым жизненным ситуациям, которые вы сможете использовать, заполнив пустые поля (образцы с заполненными полями тоже будут!), а также адаптировать эти формы под ваши жизненные ситуации. Если перед формой есть памятка, то рекомендую сначала внимательно с ней ознакомиться.

Совпадения имен, названий улиц и организаций случайны!

P.S. Если вам необходимо конвертировать файл из формата pdf или fb 2 в формат word, то загляните в список полезных сервисов.