Закупки на все 100

Екатерина Бурдаева (2024)

Эффективные закупки — 80% коммерческого успеха любой компании. Как организовать снабжение так, чтобы обойти конкурентов и максимально снизить издержки? Освоить инструменты, описанные в этой книге. Такие как планирование в условиях стресса, риск-менеджмент, навыки работы в условиях дефицита товаров и материалов, стратегическая оценка и выбор поставщика, управление складскими запасами, интенсивный тайм-менеджмент и переговоры до нужного результата. Также в этой книге: *6 основных типов поставщиков. *9 способов убедить руководство в необходимости закупки. *9 главных проблем закупок (как решить?) *12 способов обеспечить максимальную прозрачность закупок. *35 способов купить дешевле. *Система мотивации закупщика. Автор книги — профессиональный закупщик с более чем 20-летним стажем закупок на промышленных и коммерческих предприятиях.

Пять правил переговоров

Если факты на твоей стороне — бей фактами. Если закон на твоей стороне — бей законом. Если на твоей стороне ни фактов, ни закона — бей кулаком по столу.

Майкл Джером

Идеальный закупщик — обязательно хороший переговорщик. Он знает, как обаять собеседника, как «выжать» из него нужные ему условия, какие каверзные вопросы задать, о чем умолчать и т. д., и т. п. Причем закупщик не обязан быть виртуозом переговорного процесса и коммуникативных манипуляций, он просто должен четко видеть цель переговоров, держать её в фокусе своего внимания и не позволять собеседнику сбить себя с нужного курса.

Современные закупки подразумевают гораздо меньше непосредственного «живого» общения, чем, скажем, 10 или даже 5 лет назад. Увеличивается количество электронных торговых площадок, проводятся электронные аукционы и торги, запросы котировок отправляются потенциальным поставщикам уже даже не по электронной почте, а через мессенджеры, и точно через те же каналы связи возвращаются к закупщикам в виде ответных предложений.

Переговоры ведутся по телефону, скайпу, teams или мессенджерам. Но всё же, они есть и остаются одной из ключевых составляющих деятельности закупщика. И здесь на помощь снабженцу приходят несколько основных правил и лайфхаков, проверенных несколькими поколениями закупщиков.

Правило № 1: меньше говорить, больше слушать.

«Молчание — золото», «краткость — сестра таланта», «язык мой — враг мой», «ближе к делу», «не болтай», «рот на замок», «слово не воробей, вылетит — не поймаешь», «больше дела — меньше слов», «болтун — находка для шпиона»… Плакаты с этими и прочими крылатыми фразами и фразочками должны, на мой взгляд, украшать стены, потолки, двери и окна в переговорных кабинетах.

Умение слушать — редкий дар, однако умение говорить, не сболтнув лишнего, — еще более редкая способность. Дайте другой стороне возможность высказаться, не раскрывая при этом своих карт, и вы однозначно наберете дополнительные очки. Больше, чем закупщикам, этот талант нужен разве что дипломатам. При этом больше молчать совсем не значит быть"кивающим болванчиком", покорным и ведомым. Старайтесь доминировать, будьте лидером и модератором дискуссии — пусть и немногословным, и ни при каких обстоятельствах не забывайте о ваших целях и выгодах.

Правило № 2: ограничить собеседника во времени.

Это означает, что если инициатор переговоров — поставщик, лучше всего сразу после пожатия рук сообщить ему, что у вас для него"всего полчаса"или даже 15–20 минут. Во-первых, это дисциплинирует собеседника и заставляет излагать информацию максимально коротко и по существу, избегая ненужных предисловий и лирических отступлений. Во-вторых, это подчеркивает вашу занятость и важность (в хорошем смысле слова). При этом вы не отказали во встрече, вы нашли время для собеседника и это в некоторой степени скрытый комплимент в его адрес, знак уважения и внимания. Главное, во время разговора вести себя сдержанно, дружелюбно и по деловому. И если и поглядывать на часы, то не с первой минуты беседы, а ближе к концу озвученного вами временного интервала.

Правило № 3: ведите протокол переговоров — устные заявления и обещания бездоказательны.

Если переговоры ведутся устно, обязательно добейтесь письменного подтверждения достигнутых договоренностей. Хорошое, если на ваших переговорах присутствует секретарь или ассистент, который сможет максимально подробно зафиксировать обсуждение и достигнутые соглашения. Если такого человека нет, запишите сами ключевые договоренности, достигнутые с поставщиков и отправьте ему этот"мини-протокол"письменно с просьбой подтвердить.

У меня в практике было несколько случаев, когда поставщик отказывался от своих собственных слов под влиянием изменившейся ситуации или по прошествии некоторого времени. Увы, таковы современные реалии.

Правило № 4: всегда давайте максимально исчерпывающее описание необходимого товара, услуги, действия.

Наличие точных сведений помогает избежать недопонимания и возможных недоразумений. Чем доходчивей и яснее вы опишите свою потребность, тем проще вам будет получить желаемое. Если предметом переговоров является конкретная сделка, а не общие перспективы сотрудничества, берите с собой дополнительные материалы: техзадания, описания продукта, ТУ, чертежи, образцы, сертификаты качества и т.д.

Всё это после финального пожатия рук должно остаться у поставщика. И в качестве"контрольного выстрела" — ещё и продублировано по электронной почте. Чем больше информации — тем меньше недопонимания и недоразумений.

Правило № 5: не спешите с обещаниями.

Давать конкретные обещания можно только в одном случае: когда вы получили от поставщика подтверждение всех необходимых вам условий! В о всех остальных случаях идеальный закупщик оставляет себе возможность еще раз спокойно подумать, все взвесить, сравнить, проанализировать, посоветоваться с компетентными специалистами и только после этого дать окончательный ответ.

Поставщики, конечно, не лыком шиты. Они делают всё, чтобы вытянуть из закупщика заветное"договорились". И всё же не стоит с этим спешить."Мы подумаем","мне нужна дополнительная информация","мне надо проконсультироваться с производством","давайте дождемся результатов экспертизы","я хочу ещё раз проверить динамику изменения цены на бирже","мы обязательно с вами завтра созвонимся и ещё раз обсудим","я готов вам подтвердить поставку при условии…","мне нужно уточнить складские остатки","смогу потвердить, когда будет план продаж на следующий месяц"и т.д. и т.п. У любого опытного закупщика в запасе миллион оговорок, которые позволяют потянуть время, не говоря окончательного"да"или"нет".

Список правил можно продолжать до бесконечности, но я не думаю, что это необходимо, ведь по искусству ведения переговоров написана масса книг, в которых можно найти много полезной и более точной информации.

Единственный минус всех этих книг — на их чтение нужно время, которого закупщикам катастрофически не хватает. При этом 80% всей их работы как раз и состоит из переговоров разных видов. И им приходится"выжимать по максимуму", порой чисто интуитивно находя правильный тон и манеру общения.