«Умные» карты для «ленивых» менеджеров. Как решать управленческие задачи без помех и бюрократии

Ержан Терекулов

Это книга – практическое руководство для решения управленческих задач современными менеджерами, которые в силу перенасыщения информацией и высокой загруженности на рабочих местах стали «ленивыми».Подарите с помощью этой книги возможность своему мозгу использовать все его ресурсы: не только запоминать информацию, но и анализировать ее, выстраивать логические связи, размышлять над новыми идеями, подвергать сомнению утверждения других, находить пути решения проблем.

© Ержан Терекулов, 2022

ISBN 978-5-0056-6005-3

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Часть 1. Решайте задачи правильно

Введение

Искусственный интеллект уже начал активно забирать работу у людей: развивается автоматизация бухгалтерии, юриспруденции, сегодня даже существуют магазины без продавцов, такси — без водителя. Однако вытеснить людей из рынка труда невозможно пока существует спрос на креатив, многозадачность, критическое мышление.

Эта книга предназначена для современных менеджеров, которые в силу перенасыщения информацией и высокой загруженности на рабочих местах стали «ленивыми». Данное определение не означает, что герои книги не хотят трудиться. Все дело в работе мозга, который со временем под влиянием огромных потоков информации, стресса, многозадачности, напряжения стал менее гибким, «ленивым», и не способен долго фокусироваться на одной задаче, воспринимать больше одной страницы текста. Наглядно «лень» мозга демонстрируется популярностью социальных сетей, разработчики которых специально выстраивают их таким образом, чтобы удержать внимание пользователей: максимальная продолжительность сторис 16 секунд, не более 280 символов в посте и т. д.

В своей книге я предлагаю инструментарий, который поможет «ленивым» менеджерам работать с большими текстами и цифрами легко, без напряжения, и решать задачи с многосторонним пониманием ситуации, умением эффективно обрабатывать информацию и извлекать из нее новый смысл.

Это грамотное использование своих знаний обеспечит «белым воротничкам» не только гарантию занятости, но и сделает их более востребованными и, соответственно, менее уязвимыми к замене компьютером.

Еще один мотив создания «умных» карт — своего рода протест против повсеместной бюрократизации и шаблонного подхода не только в госаппарате, но и бизнесе. Парадоксально, но во времена развития метавселенных, криптовалюты, электромобилей и полетов на Марс в университетах продолжают обучать студентов по устаревшим неактуальным учебникам; в компаниях не внедряют новые инструменты, годами не обновляют операционные системы.

Те, кто отказывается играть по новым правилам, очень быстро становятся неконкурентоспособными. Представьте, что вы роете землю руками в то время, когда рядом с вами работает экскаватор. Так стоит ли усложнять себе работу, игнорируя предлагаемые возможности? По-моему, выбор очевиден.

Итак, «умные» карты помогут вам, если:

— Не получается донести свои идеи до руководства и коллег

— Предлагаемые вами решения не слышат или не хотят слышать

— Принятые решения затягиваются или не реализуются в срок

— Бесконечное число совещаний не приводит к результату

— У каждого в коллективе свой взгляд на ситуацию

— Есть конкуренция между блоками управления с целью занять место под солнцем

— Не знаете, как объединить команду для достижения общих результатов

— Нужно сделать общее решение ценным для всех

— Принятие всех решений взваливают на одного исполнителя

Прочитав эту книгу, вы научитесь вовремя изменять условия задачи, смотреть на проблемные вопросы со стороны, находить нестандартные решения, легко вовлекать в процесс других.

Материал книги хорошо структурирован, снабжен визуальными примерами и интеллект-картами. Для удобства читателей создана мастер-карта с описанными в книге примерами. Доступ вы можете получить, зарегистрировавшись на сайте terekulov.com, чтобы применить их сразу в своей работе.

В чем проблема?

Сегодня работа многих менеджеров усложняется тем, что для поиска определенного решения нужно переработать большое количество текстовой информации. Но масса приложенных усилий и времени далеко не всегда являются гарантом успеха. Что, если принцип «много стараний=больше пользы» в случае с интеллектуальным трудом ложный?

Можно долго вслепую ходить в темной незнакомой комнате в поисках тапочек, набивая синяки и ссадины, а можно один раз остановиться, давая возможность глазам привыкнуть к темноте, найти кнопку и включить свет, чтобы увидеть нужный путь.

Зерно для создания этой книги зародилось на моих тренингах и мозговых штурмах, когда из раза в раз я слышал от участников о проблемах в коммуникациях внутри компаний при решении совместных задач.

Что характерно, отсутствие взаимопонимания между сотрудниками не зависит от размера, возраста коллектива, и может поразить как мелкий, так и крупный бизнес.

Приведу реальный пример.

В рамках одного корпоративного тренинга я проводил сессию по выработке стратегии крупной компании, которая занималась операторским бизнесом.

Обсуждая миссию и видение компании, ее сотрудники неохотно высказывались о новых инициативах и внутренних преобразованиях. Уровень вовлеченности был откровенно низкий: кто-то в процессе торопился закончить свои дела по работе, кто-то решал личные вопросы, а некоторые просто уходили попить кофе или покурить.

Первый день тренинга прошел, можно сказать, «впустую».

Вечером, вернувшись в гостиницу и приняв таблетку от головной боли, я вспомнил схожую ситуацию в своей семье, когда мой маленький сын так же неохотно принимал горькую пилюлю во время простуды. Чтобы облегчить прием лекарства мы с супругой обмазывали таблетку любимой шоколадной пастой сына, и он переставал сопротивляться, а процесс выздоровления ускорялся.

Я задумался: можно ли применить похожий принцип по отношению к взрослым? Как сделать так, чтобы сотрудники с удовольствием обсуждали новую стратегию компании, в которой сами же работают?

Оказывается, все очень просто. Каждый наемный работник в своей жизни задумывался над тем, чтобы открыть собственное дело и стать финансово независимым, но по определенным причинам что-то не получалось. Отталкиваясь от этого, мне пришла идея разобрать бизнес-идеи участников, а потом, выйдя на внутренний стратегический диалог, перейти к обсуждению бизнеса компании. На следующий день мы разобрали порядка 20 бизнес-идей сотрудников — от центрального аппарата до линейного уровня, благодаря этому поняли, какие проблемы они могут решить, выявили узкие места и точки роста. После того, как сотрудники были услышаны, они с энтузиазмом не только выработали новую миссию и видение, но и раскрыли свои внутренние таланты.

Вывод: чтобы замотивировать сотрудников для качественного решения общей задачи, процесс должен быть организован так, чтобы описание проблемного поля было понятным и интересным каждому.

Взяв на вооружение эти наблюдения, я не стал останавливаться на достигнутом и пошел дальше.

Как преодолевать сопротивление?

По экспертной оценке, только 10% организаций реализуют успешно свои Стратегии, остальные же идут по пути сопротивления, сталкиваясь с барьерами в виде человеческого фактора, отсутствия взаимопонимания, нехватки ресурсов, слабого менеджмента.

Поэтому для общего успеха первым делом необходимо поставить перед командой понятную и интересную всем конкретную задачу. То есть четко определить цель, распределить ресурсы, обеспечить взаимосвязи и начать совместную работу по достижению общей цели. Задача сложная, но выполнимая. По возможности необходимо создать все условия для живого общения команды, обмена мнениями с глазу-на-глаз. Отдавая дань технологиям общения, WhatsApp и Zoom, нужно помнить о преимуществах оффлайн встреч. Это другое настроение беседы, общение с помощью языка тела, невербальных знаков, обилие эмоций.

Во-первых, надо учитывать, что наш мозг «ленивый» и не хочет воспринимать текстовую информацию в виде больших отчетов, длинных текстов, перечней и списков. Поэтому стояла задача собрать не больше чем на одной странице весь информационный материал. Тогда и пришла идея упаковать информацию в интеллект-карты или «умные» карты.

Но не все оказалось так просто. Созданные карты были интересны только на начальном этапе, потом же они теряли смысл и представили собой статичный одностраничный «скриншот» текущей ситуации.

Во-вторых, сложность состояла в том, что отдельная информация в карте не имеет ценности если она не связана с другой информацией или не находится в контексте и ассоциации с чем-то важным и особенным. Так уж устроен человеческий мозг.

Стояла задача оживить карту, сделать ее целостной и одновременно динамичной.

Карта требовала дополнительного функционала: возможности работать с информацией, устанавливать причинно-следственную связь, усиливать примечаниями и заметками, создавать параллели между разделами, распределять ресурсы и задавать сроки и статусы.

Следующая задача стояла в том, чтобы эта карта «оживлялась» и менялась с помощью членов команд, которые должны быть заинтересованными и вовлеченными.

Для этого нужен был координатор, в функции которого входило приглашение активных членов команды, проведение и визуализация мозгового штурма, наполнение карты нужной информацией.

Почему важна роль координатора

Суть «умных» карт заключается в том, что менеджер начинает правильно структурировать информацию, обеспечивая причинно-следственную связь, усиливая ее аргументами и фактами, делая более ценной.

Для этого менеджер должен обладать не только цифровыми навыками, но и быть коммуникабельным, координируя работу целой команды для достижения общей цели.

Нехватка подобных кадров на рынке — тема для отдельного обсуждения. Обучать всем этим навыкам необходимо буквально со школьной скамьи, ведь подобно знанию математики или физики такая дисциплина как «менеджмент» универсальна и применима в любой сфере. Это как ходить на кружок изобразительного искусства: не обязательно в будущем становиться художником, но легче освоить целый ряд профессий (дизайнер интерьера, маникюрный мастер, фотограф, монтажер).

Сегодня все больше молодых людей проходят сессии профессиональной ориентации, где выявляются у человека склонности к определенному роду профессиональной деятельности. И в качестве путеводителя для тех, кто собирается получить высшее образование либо поменять сферу деятельности иногда выбирают Атлас новых профессий, который представляет собой список востребованных специальностей на ближайшие 15—20 лет от ряда экспертов. При этом авторы опираются на такие факторы как развитие инфокоммуникационных технологий, автоматизации, новых технологий, учитывали смену процессов в отраслях, изменения в социуме.

Хотелось бы выделить несколько наблюдений при изучении данного Атласа.

Во-первых, в качестве перспективной профессии в целом ряде отраслей выделен «Координатор» и «Менеджер по кросс-культурной коммуникации».

Во-вторых, САМЫМ популярным непрофессиональным навыком среди ВСЕХ профессий будущего обозначено «Системное мышление». Другие ценные непрофессиональные качества — «Межотраслевая коммуникация», «Работа с людьми».

Отмечу, что эти наблюдения только подтверждают мнение о том, что специалисты теряют навык взаимодействия друг с другом, а бизнес нуждается в системном подходе. Именно поэтому существует запрос на позицию координатора, задача которого упорядочить процессы, наладить взаимодействие между всеми звеньями цепи, отделить зерна от плевел.

Примечательно, что при этом дисциплины «Координатор» не существует в вузах, да в этом и нет необходимости. В целом актуальность высшего образования оказалась под большим вопросом во всем мире. Появляется все больше сторонников мнения о том, что большинство профессий не требует 4—5 лет очного обучения, а сами студенты спешат устроиться на работу и набраться практического опыта, который ценится выше теории.

Кроме того, в том же Атласе подчеркнуто, что «есть потребность в тех, кто заменит 3—4 специалистов, а то и целое структурное подразделение». Можно полагать, что в ближайшее время на первый план прочно выйдут опыт и реальные навыки, оттеснив дипломы и кубки. Уже сейчас многие знакомые-работодатели признаются, что для них не важно наличие диплома, и они нанимают работников по рекомендациям, портфолио, результатам тестовых заданий или собеседования.

Если говорить о ценности координатора в команде, я бы описал его как специалиста, обладающего комплексом знаний из разных сфер, приправленных прочным навыком коммуникаций. Координатор обязан уметь доносить «выжимку» самой ценной информации, кейсов, контактов, опыта. Он и предприниматель, и психолог, и пиарщик — человек, который способен выявить слабые места в отношениях, процессах, а также помочь устранить их не путем проб и ошибок, а целенаправленно. При этом крайне важно отводить для координатора отдельную вакансию. Это дает ему возможность непредвзято оценивать ситуацию и исключить заинтересованность в том или ином исходе.

Все это означало, что менеджеры от линейного уровня до ответственных сотрудников могут выиграть от правильного применения «умных» карт в своей работе, созданных с помощью программ визуализации, к которым относится MindManager.

Почему MindManager?

В реальном мире очень много «белого шума», отвлекающего нас от нужных и верных данных, качественно влияющих на успешность проекта. Наиболее оптимальный способ отсеять ненужное это визуализация данных, которая помогает сравнить правильное состояние и фактическое.

Учитывая, что сегодня вся информация приходит на электронном носителе необходимо программное обеспечение, которое осуществляло бы сбор, обработку, структурирование и подачу информации в удобном для восприятия и анализа формате.

Мой выбор пал на MindManager и хочу выделить четыре его основных преимущества:

1.Возможность управлять большим потоком информации

MindManager помогает сконцентрироваться на важных деталях с помощью информационных дашбордов, диаграмм связей, визуального представления нашей работы в виде объектов на карте.

2. Возможность принимать осознанные и взвешенные решения

Тезис «Порядок в голове — порядок в делах» помогает в работе над сложными проектами, где решения далеко не всегда очевидны. Так с помощью MindManager вы увидите, что визуализация информации в виде четкой и понятной структуры с понятными приоритетами и связями между объектами сильно упростит нахождение верного решения.

3. Повышение скорости работы

Один взгляд на карту — и вот все члены команды уже знают, как нужно поступить дальше, кто ответственный за следующий шаг, какие риски могут возникнуть на определенном участке работ и соответственно какие меры нужно предпринять для их минимизации.

4. Универсальность

Карты в MindManager подходят под любую задачу. Их используют и отдельные сотрудники, и малый и средний бизнес, и гигантские корпорации. С ними управляют, планируют, ведут отчетность, проводят презентации. При этом в каких бы программах вы ни вели свою отчетность, MindManager гарантированно будет с ней совместима.

Как создавать «умные» карты в MindManager?

Прежде чем начать работать с программой MindManager, необходимо ее установить, скачав с сайта mindmanager.com. Программа работает как на Windows, так и на Mac OS. Для Windows поддерживаются как 32-, так и 64-разрядные системы. Программа без проблем пойдет даже на старом ПК и не потребует много ресурсов для работы в фоновом режиме, пока вы занимаетесь другими своими проектами.

Работать в MindManager очень легко, потому что он имеет интерфейс, который пошагово вам объяснит, что нужно делать. Всего три шага:

Шаг 1. Выбор шаблона

MindManager имеет в своем арсенале готовые диаграммы и шаблоны карт, с которых будет намного проще начать. Для этого определитесь с тем, для чего вам нужны интеллектуальные карты. Выработать бизнес-план? Провести совещание? Определиться с планами на будущее? Разобрать сложный проект на отдельные детали? Назначить работу сотрудникам? Выбрать будущего руководителя подразделения? Создать организационную структуру?

Шаг 2. Ввод данных

Введите необходимую информацию для определенных топиков карты. Напишите текст заданий, разберитесь с проектами, введите имена сотрудников в предназначенные для них поля.

Все просто: вводите текст, меняете цвет или форму объектов, подбираете подходящую иконку, если вам этого хочется. Получается наглядная структура, созданная в соответствии с вашими предпочтениями.

Шаг 3. Синхронизация информации

В созданную вами «умную» карту можно добавить любые файлы, а также гиперссылки, связанные медиафайлы, данные из контактов, сайтов и приложений.

Все происходит внутри самой программы, не требуется никаких разделенных экранов или переключений между окнами. А итоговый продукт получается еще более полезным и читабельным.

И вот перед вами целостная концепция, карта с проектом или планом, которая позволяет как видеть всю картину, так и рассматривать конкретные детали.

При этом она способна динамично меняться в зависимости от новых обстоятельств. Видя всю панораму действий, становится гораздо проще понять, куда следует двигаться дальше и какие перспективы есть у достижения цели.