Работа по подбору, оценке и контролю персонала

Ю. А. Лукаш, 2015

Работа посвящена вопросам имиджа организации как работодателя, набора персонала через кадровое агентство, устранения мешающих качественному подбору персонала противоречий, особенностей телефонного интервью с кандидатом на вакансию, интервью с претендентами на вакантные рабочие места, обеспечения трудовой дисциплины, разработки правила внутреннего трудового распорядка, контроля работников фирмы, оценки персонала различными методами, профилактики воровства работниками фирмы и др. Книга рассчитана на предпринимателей, руководителей фирм и предприятий любых форм собственности, руководителей структурных подразделений фирм, менеджеров по работе с персоналом, агентов по подбору кадров и сотрудников кадровых служб и т. д.

Набор персонала через кадровое агентство

Одной из наиболее значимых тенденций в сфере рекрутмента является специализация кадровых агентств. Специализация идет по отраслевому принципу или по функциональному (подбор секретарей или продавцов). Специализация обычно выгодна и организации — работодателю, и агентству.

Специализация позволяет хорошо понимать особенности бизнеса и ситуацию в отрасли, иметь представление о ее ключевых игроках и лучших специалистах. Это помогает быстро и качественно закрывать имеющиеся вакансии. Консультантам агентства не нужно объяснять, какие требования предъявляются к специалистам отрасли, какой у них должен быть опыт и навыки, достаточно просто определить приоритеты и особые требования. Обычно сразу показывают «правильных» кандидатов, соответствующих запросам организации. Поэтому, выбирая себе партнера по рекрутменту, надо обязательно обратить внимание на его специализацию и доказанный опыт в этой области. Отметим также, что некоторые позиции, например, административные, не требуют от человека опыта работы именно в данной отрасли, а значит, источником их может служить любой рынок. В этом случае лучше всего приглашать тех, кто сделает этот подбор дешевле и эффективнее.

Функциональная специализация заключается в том, что одни кадровые агентства в основном занимаются поиском топ-менеджеров, другие ищут квалифицированных корпоративных специалистов, третьи подбирают массовый персонал. Обращаясь к рекрутерам с заказом, обязательно надо обращать внимание на то, на подборе кандидатов на вакантные рабочие места какого уровня специализируется рекрутер, поскольку именно это обстоятельство, как правило, влияет на цену оказываемых услуг. В некоторых случаях разумнее иметь нескольких подрядчиков для решения разных задач.

Поскольку работать вместе со всеми по одним и тем же позициям невыгодно, то на большинстве рынков, в т. ч. и на рынке труда, происходит неизбежное разделение полей ответственности и снижение числа партнеров. Если раньше компании-работодатели работали с четырьмя-пятью агентствами, то сегодня обычно ограничиваются одним-двумя, причем, как свидетельствуют результаты исследований, уровень удовлетворенности работой рекрутеров находится в обратной зависимости от их числа.

Качество услуг определяется пониманием рекрутера требований к кандидату (и не только профессиональных, но и личностных). Много проблем возникает именно из-за непонимания работниками агентств корпоративной культуры компаний-клиентов. Поэтому хороший рекрутер, начиная проект, постарается максимально изучить внутреннюю ситуацию на фирме. Именно на основе такого подхода к решению задачи и можно отличить действительно деятельное кадровое агентство от слабого и нерадивого. Желательно организовать рекрутеру встречу со всеми теми людьми, кто будет оценивать кандидата. Особенно это важно для топ-позиций, поскольку вопросы личной совместимости очень важны для успеха топ-рекрутмента. Качество услуг проявляется и в организации процесса взаимодействия рекрутеров с работодателем в процессе выполнения заказа. Сразу надо оговорить порядок взаимодействия: сроки, правила информирования о ходе выполнения заказа и другие важные моменты. Следует иметь в виду, что хорошее агентство само заинтересовано держать клиента в курсе дел, чтобы он знал и понимал, как фактически организован процесс и какая серьезная работа проделывается. Хорошее кадровое агентство времени на информирование клиента не жалеет, поскольку это таким образом оно обеспечивает клиенту возможность адекватного восприятия цены на оказываемые услуги.

При выборе кадрового агентства надо обратить внимание на:

— возраст агентства. Чем дольше агентство работает на рынке, тем больше известно о том, как оно себя ведет и с клиентами, и с кандидатами. Вам проще будет сделать правильный выбор;

— рекомендации других клиентов. Стоит прислушаться к рекомендациям клиентов, партнеров, кандидатов, которые уже работали с тем или иным агентством. Рассказ об успешном опыте подбора работников — один из самых весомых аргументов в пользу выбора рекрутера;

— стоимость услуг. Агентства, которые предоставляют действительно качественные услуги по подбору персонала и обеспечивают максимальное соблюдение этических норм, вкладывают значительные средства в развитие квалификации своих сотрудников, техническое оснащение компании, разработку эффективных методов и технологий работы. Поэтому определите для себя соотношение цены и качества, на которое вы хотите рассчитывать;

— специализацию. Обращаясь в агентство, специализирующееся на подборе сотрудников необходимого вам профиля и уровня квалификации, вы сэкономите свое время, средства и вероятнее всего подберете наиболее подходящего вам работника.

Менеджеру кадрового агентства нужно подробно описать рабочее место будущего работника, особенности позиции и требования к кандидату на вакантное рабочее место и расставить приоритеты. У большинства руководителей возникают проблемы с отбором кандидата из числа предложенных рекрутерами. Как правило, всем руководителям хочется получить идеального работника, и в запросе на поиск кандидатов порой содержатся требования, если и не взаимоисключающие друг друга, то редко встречающиеся в одном и том же человеке. Чтобы обеспечить возможность обоснованного выбора, нужно иметь достоверную информацию о достоинствах и недостатках претендентов на должность и уметь правильно расставить приоритеты. Важно участвовать в собеседованиях с кандидатами на вакантные рабочие места, прежде всего, для того, чтобы оценить, насколько эти люди подходят организации в целом и характеру предполагаемой работы в частности. Разумеется, специалисты кадровых агентств могут проводить первичные интервью с кандидатами без участия представителей работодателя, осуществляя, таким образом, функции «первого сита», но имеет смысл встречаться с наиболее достойными претендентами и делать свой выбор.

Кстати, попутно отметим, что в случае, когда организация принимает на работу людей по всем заявленным в кадровое агентство вакансиям, даже если претендентов было больше, чем по одному на каждую вакансию, по мнению автора, организация имеет право отнести эти затраты на свои расходы, как обоснованные и экономически оправданные, т. к. цель достигнута. Однако одновременное сотрудничество с несколькими кадровыми агентствами приведет к дополнительным затратам работодателя, экономическую обоснованность которых, согласно требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ, будет трудно подтвердить налоговым органам.

Целесообразно предусмотреть отдельный пункт договора, обязывающий кадровое агентство представлять работодателю еженедельный отчет об исполнении договора. Как показывает практика, это лучший способ контролировать работу кадрового агентства.

Договор с кадровым агентством может быть заключен на абонентской основе — поиск сотрудников осуществляется постоянно (напр., по отдельным заявкам организации), и при этом срок поиска конкретного сотрудника не ограничен. В таком случае доказать, что договор не выполнен и услуга не оказана очень сложно.

С кадровым агентством может быть заключен договор на оказание консалтинговых услуг, что также не будет противоречить и самой сути отношений. Ведь подбор персонала, который включает составление тестов, работу с резюме кандидатов, проведение собеседований — есть не что иное, как кадровый консалтинг. По крайне мере доказать обратное весьма непросто.

Есть профессии, которые всегда востребованы: бухгалтеры, секретари (в широком смысле слова), торговые представители и/или продавцы товаров и услуг. Есть профессии, где остро не хватает специалистов искомого уровня (напр., в Москве, по оценкам экспертов, высок спрос на копирайтеров, руководителей крупных IT-проектов, специалистов с успешным опытом создания крупных магазинов и/или сетей). Безусловно, популярны профессии, связанные с рынком высоких технологий и коммерческой деятельностью. Наиболее востребованы специалисты в маркетинге, такие как бренд-менеджеры, account-менеджеры. На финансовом рынке очень востребованы специалисты различного уровня для банков и инвестиционных компаний, большим спросом пользуются HR-специалисты, ну и, конечно же, очень востребованы на рынке IT/Hi-Tech/Telecom специалисты, особенно по внедрению различных ERP-систем, разработчики ПО, системные администраторы.

Можно попробовать найти кадровое агентство, которому надо платить только за подошедших кандидатов. По такому принципу сейчас работают многие крупные рекрутинговые фирмы. В этом случае спорных затрат даже и не возникнет.

В договоре с кадровым агентством формулировку «услуги по подбору персонала» можно поменять на «консультационные и информационные услуги». Такие услуги можно смело учесть при расчете налога на прибыль.

Прежде всего, кадровое агентство предложит заполнить заявку на подбор персонала, в котором необходимо четко сформулировать требования, предъявляемые к желаемому кандидату на вакантное рабочее место. Как правило, заявка состоит из трех частей:

— в первой части заявки излагаются данные о заказчике услуг: организационно-правовая форма компании, ее юридический адрес, область деятельности, штатная численность, контактные телефоны;

— во второй (основной) части перечисляются требования к кандидатам. Наличие определенной профессии, специальности, образования, опыта работы, а также дополнительные навыки, например, владение иностранными языками, умение управлять транспортными средствами. Кроме профессиональных перечисляются и требования к личности сотрудника (пол, возраст, психологические характеристики);

— в третьей части заявки дается развернутая характеристика должностных обязанностей будущего работника, определяется характер предстоящей работы. Например, здесь может содержаться информация о возможных командировках, о сверхурочных работах или о режиме ненормированного рабочего дня, а также данные о заработной плате.

Надо помнить, что заявка представляет собой документ, в соответствии с которым кадровое агентство будет подбирать потенциального работника и именно поэтому, формулируя требования, следует быть предельно точными, чтобы в дальнейшем между работодателем и кадровым агентством не возникло какого-либо недопонимания или конфликта.

Довольно часто фирмам предлагают бесплатно заменить сотрудника, который не прошел испытательный срок. Такая формулировка может дать проверяющим повод обвинить фирму в безвозмездном получении услуг, а это уже внереализационный доход (п. 8 ст. 250 НК РФ), с которого придется платить налог на прибыль. Избежать такой ситуации можно. В договоре с агентством запишите: «расходы на замену сотрудника, который не прошел испытательный срок, включены в стоимость вознаграждения».

Стоимость услуг по подбору персонала — второй момент, который необходимо обсудить с кадровым агентством, а результаты достигнутой договоренности следует оформить совместным документом, который может называться по-разному, например, протокол согласования цены или как-то иначе. В документе необходимо установить общую стоимость всего объема услуг по подбору персонала, а также оговорить, в какую сумму обойдется компании каждый удовлетворяющий ее требованиям кандидат на вакансию. Стоимость услуг по подбору персонала рассчитывается, как правило, с учетом затрат на поиск кандидата и размера заработной платы, которую компания намерена платить своему работнику.

В договоре с агентством может быть написано, что услуга считается оказанной, когда сотрудник зачислен в штат либо только после успешного прохождения работником испытательного срока. Следовательно, и расходы можно признать только в этот момент, если, конечно, руководство приняло положительное решение и утвердило кандидата в должности. Однако далеко не все новые сотрудники выдерживают испытательный срок. В этом случае некоторые кадровые агентства возвращают фирме часть вознаграждения. Тогда и в бухгалтерском, и в налоговом учёте фирма корректирует свои затраты на сумму возвращенных денег. А как быть с оставшейся частью расходов? Ведь получается, что сотрудника на работу не взяли. Налоговики вновь могут придраться к экономической обоснованности расходов и исключить их из базы по расчету налога на прибыль. Чтобы такой ситуации не возникло, оговорите в контракте с кадровым агентством момент исполнения договора. Он должен быть определен как день выхода кандидата на работу и не зависеть от того, пройдет новый сотрудник испытательный срок или нет.

Обычно опытные кадровые агентства предлагают своим клиентам внести в документ условие о поэтапной оплате услуг или о предоплате, такие условия достаточно разумны и вполне вписываются в рамки закона. Условие об окончательном расчете может быть сформулировано, например, таким образом: «Полный и окончательный расчет по настоящему договору должен быть осуществлен заказчиком не позднее… банковских дней с момента заключения с представленной кандидатурой трудового (гражданско-правового) договора».

Разумеется, условия договора на оказание услуг подлежат обсуждению и согласованию. Причем, добросовестные кадровые агентства редко пользуются шаблонными договорами. Это присуще, как правило, начинающим и малоопытным либо откровенным «рвачам». Дело в том, что в силу специфики качественного подбора персонала применение шаблонных договоров в принципе невозможно: в каждом конкретном случае многое зависит именно от изложенных в договоре конкретных требований заказчика, а они типовыми быть не могут. Хотя, конечно, каждое кадровое агентство имеет свой образец договора, но он применяется только в качестве исходного для последующего развития и уточнения конкретных позиций и условий. Прежде чем поставить свою подпись под договором, необходимо еще раз внимательно ознакомиться с его содержанием.

После того, как кадровое агентство полностью выполнит свои обязательства, предоставив нужного специалиста, а вы в свою очередь подтвердите, что именно такой специалист и требуется вашей компании, сторонам необходимо составить акт сдачи-приема оказанных услуг. Подписывая этот документ, стороны тем самым подтверждают, что все условия договора выполнены, у заказчика и исполнителя нет друг к другу взаимных претензий.

Следует иметь в виду, что предметом договора между фирмой и кадровым агентством является не только достижение конкретного результата (подбор желаемой кандидатуры), но также и действия, которые привели к достижению этого результата, а именно: исследование рынка труда, поиск, анализ, отбор кандидатур, организация собеседования. Эти действия, как правило, должны быть оплачены независимо от того, доволен или нет заказчик результатами поиска. Поэтому главное — на каких условиях заинтересованная фирма заключила договор с кадровым агентством. Стороны вправе сами определить, оплачивается ли процесс поиска сотрудников либо оплата производится только за представленную кандидатуру, отвечающую требованиям заказчика.