Планируй, управляй, достигай! Практическое руководство по эффективным дорожным картам проектов в эпоху цифровых трансформаций

Алексей В. Кузьмин

«Планируй, управляй, достигай!» — это гид и руководство для всех, кто хочет овладеть силой применения инструмента дорожных карт для управления проектами и достижения целей в любой сфере деятельности.Автор приводит примеры из реального бизнеса, рассматривает использование дорожных карт в практике российских компаний, влияние искусственного интеллекта и других технологий, знакомит с полезными инструментами для рабочих задач и личных проектов.

Глава 3. Создание эффективной дорожной карты

• Пошаговое руководство по составлению дорожной карты

• Инструменты и сервисы визуализации

• Секреты создания убедительной дорожной карты

• Типичные ошибки при составлении дорожных карт и как их избежать

В этой главе мы шаг за шагом разберем процесс создания эффективной дорожной карты, призванной быть надежным путеводителем в управлении проектом.

Пошаговое руководство по составлению дорожной карты

В целом составление дорожной карты похоже на подготовку плана проекта, но в более верхнеуровневой форме. Вспомним главу 1, где мы рассмотрели, чем карта отличается от плана. В связи с этим для менеджеров проектов есть легкий путь — им можно сразу перейти к Шагу 7, т. к. все необходимое уже было определено в ходе планирования проекта.

Шаг 1: определение цели и содержания проекта

Прежде чем приступить к созданию дорожной карты, необходимо четко понимать, куда вы направляетесь и зачем. Определите конечную цель проекта и его содержание (scope). Это фундамент, на котором будет строиться вся дальнейшая работа.

Пример (очень упрощенный):

Разработка проекта строительства новой АЭС начнется, очевидно, с четкого определения цели: «Построить и ввести в эксплуатацию атомную электростанцию мощностью X Х00 МВт к 20XX году с соблюдением всех норм безопасности и экологических стандартов». Scope проекта будет включать все этапы: от изысканий и проектирования до запуска первого и последующих энергоблоков.

Шаг 2: идентификация ключевых этапов

Разбейте путь к цели на крупные этапы и ключевые события (вехи) проекта внутри этапов. Это поможет структурировать работу и сделает проект более управляемым. Для каждого этапа определите ключевые результаты и примерные сроки их достижения.

Пример:

В проекте АЭС ключевыми этапами могут быть (сроки — условные):

1. Инженерные изыскания, проектирование и согласования (2 года).

2. Подготовка площадки (1 год).

3. Строительство основных объектов (4 года).

4. Монтаж оборудования (2 года).

5. Пусконаладочные работы и ввод в эксплуатацию первого энергоблока (1 год).

…

Шаг 3: детализация задач

Для каждого этапа определите конкретные задачи, которые необходимо выполнить. Это поможет команде понять, что именно нужно делать на каждом этапе проекта.

Пример:

Для этапа «Подготовка площадки» в проекте АЭС могут быть следующие основные задачи:

1. Расчистка территории.

2. Создание временной инфраструктуры (дороги, электричество, водоснабжение).

3. Организация строительного городка для рабочих и пр.

…

Шаг 4: определение зависимостей и сроков

Выявите связи между задачами и этапами. Какие задачи должны быть выполнены до начала других? Какие могут выполняться параллельно? Это поможет оптимизировать процесс и избежать простоев.

Пример:

В проекте АЭС нельзя начать строительство основных объектов, пока не завершена подготовка площадки. Однако параллельно с подготовкой площадки может идти процесс закупки и изготовления оборудования с длительными сроками производства для будущей АЭС.

Шаг 5: обеспечение ресурсами

Определите, какие ресурсы (трудозатраты специалистов, материалы, оборудование, финансы) необходимы для выполнения каждой задачи. Это поможет избежать перегрузки команд, простоев и обеспечит своевременное выполнение работ.

Пример:

Для геологических исследований в проекте АЭС потребуется команда геологов, специальное оборудование для взятия проб и анализа грунта, места для размещения людей, питание, транспорт для доставки оборудования на место и т. д.

Шаг 6: определение ключевых показателей эффективности (KPI)

Установите измеримые показатели, по которым вы будете оценивать прогресс и успех проекта. Это могут быть сроки выполнения этапов и вех, качество работ, бюджетные показатели и пр.

Пример:

Для проекта АЭС KPI могут включать:

1. Соблюдение сроков выполнения каждого этапа и вех.

2. Отсутствие превышения бюджета более чем на 5%.

3. Соответствие всем нормам безопасности (0 серьезных нарушений).

4. Энергоэффективность станции после запуска (не менее XХ%).

Шаг 7: визуализация дорожной карты

Теперь, когда у вас есть вся необходимая информация по этапам, вехам и задачам, пришло время визуализировать ее в форме дорожной карты.

Выберите подходящий тип (рассматривали в главе 2) и инструмент (см. ниже) для создания наглядного и в меру информативного представления вашего проекта.

Инструменты и сервисы визуализации

Выбор правильного инструмента для визуализации вашей дорожной карты может значительно повлиять на ее эффективность и восприятие заинтересованными сторонами.

Рассмотрим наиболее популярные варианты:

1. Списки или таблицы (Word или Google Docs, Excel или Google Sheets)

Наиболее распространенный и быстрый, хотя и не самый визуально привлекательный для коммуникации инструмент. Может быть удобным первым шагом для дальнейшей качественной визуализации дорожной карты — быстрое составление и редактирование текстовой основы, а затем ее перенос в более подходящий формат для презентации.

Плюсы:

• Доступность и простота использования.

• Гибкость в настройке и форматировании.

• Возможность легко обновлять данные.

Минусы:

• Ограниченные возможности визуализации.

• Может быть сложно для восприятия при большом объеме данных.

• Не всегда удобно для совместной работы в реальном времени.

Пример:

Мероприятия дорожной карты «Искусственный интеллект» по развитию ИИ-технологий в России до 2030 года, подготовленной Сбербанком для государственной национальной программы, представлены в виде таблицы [31].

2. Программы для создания презентаций (PowerPoint, Google Slides)

Также широко распространенный и гибкий в использовании инструмент, но также может быть неудобен для совместной работы.

Плюсы:

• Широкие возможности для дизайна и визуализации.

• Удобство при презентации проекта стейкхолдерам.

• Возможность создания интерактивных элементов.

Минусы:

• Может быть сложно поддерживать актуальность при частых изменениях.

• Ограниченные возможности для совместной работы в реальном времени.

• Не всегда удобно для представления дорожных карт проектов со сложной структурой, например Национальной технологической инициативы (НТИ).

Пример:

В учебно-методическом материале по программе MBA от «Газпрома» рассматриваются методы управления проектами и инновациями, включая использование PowerPoint для представления стратегий и дорожных карт [47].

3. Miro и альтернативы в России

В Miro, популярной виртуальной маркерной доске для совместной работы онлайн, есть конструктор дорожных карт для Agile-команд разработки и развития продуктов [48].

Плюсы:

• Готовые шаблоны дорожных карт.

• Командная работа.

• Интеграция с Google, Slack, Microsoft.

Минусы:

• Визуальное качество дорожных карт.

• Ограничения в бесплатном тарифе.

• Уход с российского рынка.

В августе 2024 года Miro сообщила, что 12 сентября аккаунты пользователей в России и Белоруссии будут заблокированы из-за новых санкций США и ЕС. Позже платформа уведомила, что бесплатные аккаунты смогут пользоваться сервисом (пока).

Благо, на российском рынке есть несколько достойных альтернатив:

А) Unidraw — бесплатный аналог Miro, созданный «Т-Банком», с фокусом на потребности разных отделов компании. Среди функций Unidraw есть возможность для руководителей и продакт-менеджеров нарисовать дорожную карту проекта, на базе шаблона в стиле Gantt Chart или самостоятельно [49].

Плюсы:

• Удобный и простой интерфейс.

• Бесплатный доступ ко всем функциям.

• Нет ограничений по числу участников в совместной работе.

Минусы:

• Пока только один шаблон дорожной карты.

Б) МТС Линк Доски — еще один российский аналог Miro, который является частью бизнес-экосистемы «МТС Линк». Возможность создавать дорожную карту проекта предусмотрена для продакт-менеджеров [50].

Плюсы

• Есть бесплатный тариф (3 доски на 1 пользователя).

• Функции в бесплатном тарифе те же, что и в платном.

• Интеграция с другими сервисами «МТС Линк» («Встречи»).

Минусы

• Пока только один шаблон дорожной карты.

В) Flip — новый развивающийся сервис с функцией генерации контента с помощью искусственного интеллекта (как и в Miro). В октябре 2024 года компания успешно закрыла инвестиционный раунд и планирует экспансию на рынках России, СНГ, Европы и Латинской Америки [51].

Плюсы

• Есть бесплатный тариф (3 доски).

• До 15 участников в бесплатном тарифе.

• 5 AI-изображений в сутки.

Минусы

• Пока только один шаблон дорожной карты.

Возможность дорожной карты для менеджеров проектов предусмотрена и в российском сервисе Pruffme, а также в виде Gantt Chart в «Яндекс Концепт».

4. Специализированные сервисы

Рассмотрим несколько наиболее известных зарубежных сервисов, преимущественно или частично ориентированных на создание дорожных карт проектов или продуктов. Следует учесть, что использование платных версий таких сервисов в России может быть осложнено или заблокировано из-за санкций США и ЕС.

А) Visme — сервис создания разнообразного контента с набором AI-инструментов, которым пользуются 27,5 млн людей в 133 странах. Пользователям доступен конструктор дорожных карт проектов и 65 готовых шаблонов — от диаграмм Ганта до карт с временной шкалой. В целом сервис предлагается как универсальный — для каждой команды и каждого отдела в различных организациях: маркетинг, продажи, обучение и развитие, работа с персоналом и др. [52].

Плюсы

• Множество разнообразных, визуально привлекательных шаблонов и конструктор дорожных карт.

• Бесплатный тариф без ограничений по числу проектов.

• Возможность добавить свой брендинг в дорожную карту.

• Создание дополнительных маркетинговых материалов и контента (инфографики, презентаций, брошюр, постеров, отчетов и пр.).

• Сервис на русском языке.

Минусы

• Ограниченный доступ к шаблонам и ресурсам в бесплатном тарифе.

Б) Venngage — похожий на Visme сервис, который, помимо разнообразного контента и AI-инструментов, также позволяет создавать дорожные карты с помощью конструктора и более чем 100 готовых шаблонов. В целом сервис ориентирован маркетинговые и продуктовые команды [53].

Плюсы

• Большая библиотека визуально привлекательных шаблонов.

• Есть бесплатный тариф без лимита по времени.

• Создание дополнительных маркетинговых материалов (инфографики, презентаций, брошюр, постеров, информационных бюллетеней, отчетов, предложений).

Минусы

• До 5 дорожных карт и другие ограничения на бесплатном тарифе.

• Нет версии сервиса на русском языке.

В) Aha! — сервис для создания и управления дорожными картами для продуктовых и маркетинговых команд. В целом Aha! охватывает все ключевые аспекты: планирование, исследования, проектирование, разработку и поставку программного продукта, аналитику. Среди предлагаемого функционала есть AI-помощник для составления документации по продукту и получения данных для управления продуктом, а также Product Concierge, экспертная поддержка по продуктам [54].

Плюсы

• Комплексное решение для управления продуктом.

• Интеграция с 65+ сторонними сервисами (Google Analytics, Jira, DevOps Azure и др.).

• Управление ролями пользователей дорожной карты.

Минусы

• 6 шаблонов дорожных карт.

• Бесплатный пробный период — 30 дней.

• Нет версии сервиса на русском языке.

Г) Strategic Roadmaps (бывший Roadmunk) — сервис сфокусирован на предоставлении лучшего инструмента для разработки и распространения стратегии развития продукта. Около 40 шаблонов дорожных карт четко структурированы по типам: стратегическая, маркетинговая, продуктовая, технологическая, проектная, ИТ, Agile и др. Есть конструктор с продвинутым функционалом (например, объединение нескольких созданных дорожных карт в одну) [55].

Плюсы

• Широкий выбор разных типов шаблонов дорожных карт.

• Быстрое и удобное создание карт.

• Конструктор дорожных карт.

Минусы

• Бесплатный пробный период — 14 дней.

• Нет версии сервиса на русском языке.

Д) ProductPlan — платформа для помощи распределенным командам в создании и управлении развитием продуктов — через инструмент дорожной карты. Порядка 30 готовых шаблонов. Есть возможность быстрого построения карты путем импорта данных из Jira или электронной таблицы [56].

Плюсы

• Удобен для распределенных продуктовых команд.

• Достаточный выбор готовых шаблонов.

• Много интеграций со сторонними сервисами (Jira, DevOps, GitHub и др.).

Минусы

• Бесплатный пробный период — 14 дней.

• Нет версии сервиса на русском языке.

Е) Jira Roadmap (сервис Atlassian) — подходит для команд, использующих сервисы Jira. В сервисе представлены шаблоны дорожной карты — продукта, проекта, управления ИТ-услугами [57].

Плюсы

• Интеграция с Jira и другими продуктами Atlassian.

• Бесплатно для команды до 10 пользователей.

• Широкие возможности для настройки дорожных карт.

• Сервис на русском языке.

Минусы

• Сложный интерфейс.

• Atlassian прекратил работу в РФ в 2023 году.

О более полном списке инструментов и сервисов для создания дорожных карт проектов — в конце книги (в разделе «Что дальше: ваши следующие шаги»).

При выборе инструмента для визуализации дорожной карты важно учитывать специфику вашего проекта, потребности команды и предпочтения стейкхолдеров. Если ситуация позволяет, стоит попробовать комбинировать различные подходы для достижения наилучшего результата.

Секреты создания убедительной дорожной карты

1. Фокус на ценности для бизнеса

Убедительная дорожная карта должна четко демонстрировать, как каждый этап и веха проекта приближают вас к достижению бизнес-целей. Старайтесь связывать технические задачи с бизнес-результатами.

Пример:

При разработке дорожной карты цифровой трансформации производства каждую технологическую инициативу можно связать с конкретными бизнес-показателями. Так, внедрение предиктивной аналитики для техобслуживания оборудования напрямую влияет на сокращение простоев и увеличение производительности на X%.

2. Гибкость и адаптивность

Мир меняется быстро, и ваша дорожная карта должна быть готова к изменениям. Предусмотрите возможность корректировки планов без необходимости полного пересмотра всей стратегии.

Пример:

При разработке сервисов маркетплейса стоит использовать дорожную карту, которая позволит оперативно подстраиваться под изменения на рынке e-commerce. Это поможет своевременно внедрить правильную бизнес-модель с учетом нового перспективного направления.

3. Ясность и простота

Даже самый сложный проект по возможности должен быть представлен в понятной форме. Используйте четкие формулировки, избегайте профессионального жаргона и излишних технических деталей.

Пример:

При презентации маркетинговой стратегии — использовать простые наглядные метафоры в своей дорожной карте. Так, путь клиента может быть представлен, скажем, в виде карты метро, где каждая «станция» символизирует ключевой этап взаимодействия с брендом.

4. Баланс между деталями и общей картиной

Хорошая дорожная карта должна позволять менять «фокусное расстояние» между высокоуровневым обзором и более детальным планом. Используйте иерархическую структуру или интерактивные элементы для этой цели.

Пример:

При планировании международных проектов стоит использовать многоуровневые дорожные карты. На верхнем уровне могут быть представлены ключевые вехи и стратегические цели, а каждый следующий уровень детализации раскрывает более конкретные задачи и ответственных исполнителей.

5. Вовлечение заинтересованных сторон

Привлекайте ключевых стейкхолдеров к процессу создания дорожной карты. Это поможет учесть различные аспекты, неочевидные для вас, но важные для других участников, и заручиться поддержкой на всех уровнях организации.

Пример:

При разработке стратегии цифровой трансформации — организовать серию воркшопов с участием представителей всех ключевых подразделений: от логистики до маркетинга. Это позволит создать комплексную дорожную карту, учитывающую потребности и возможности всех департаментов и направлений бизнеса.

Типичные ошибки при составлении дорожных карт и как их избежать

Рассмотрим несколько основных из возможных ситуаций.

1. Перегрузка информацией

Ошибка: попытка включить в дорожную карту абсолютно или почти все детали проекта.

Как избежать: фокусируйтесь на ключевых этапах и результатах. Используйте иерархическую структуру, чтобы скрыть детали, но сохранить возможность их просмотра при необходимости.

Рис. 3.1. Пример хорошо структурированной дорожной карты и…

Рис. 3.2. Пример перегруженной дорожной карты

Пример:

При создании дорожной карты развития сложного программного продукта — использовать трехуровневую структуру. На верхнем уровне можно представить только ключевые релизы и основные функциональные улучшения, что сделает карту понятной для руководства и партнеров. При этом маркетологи могут «развернуть» каждый пункт, чтобы ознакомиться с видимыми для пользователей функциями продукта, а разработчики — увидеть технический план работ.

2. Игнорирование рисков и зависимостей

Ошибка: создание «идеальной» дорожной карты, без учета потенциальных препятствий и взаимосвязей между задачами.

Как избежать: включайте в дорожную карту анализ рисков и четко обозначьте зависимости между различными элементами проекта.

Пример:

При планировании разработки новых месторождений в Арктике — использовать дорожные карты со «встроенным» анализом рисков. Т. е. каждый ключевой этап сопровождать оценкой потенциальных угроз (геологических, технологических, экологических) и планом их минимизации. Это позволит компании быть готовой к различным сценариям развития проекта.

3. Отсутствие гибкости

Ошибка: создание «жесткой» дорожной карты, которую сложно адаптировать к изменяющимся условиям.

Как избежать: разработайте механизм регулярного пересмотра и обновления дорожной карты. Используйте инструменты, позволяющие легко вносить изменения.

Пример:

При развитии сервиса доставки еды следует использовать гибкую систему планирования, где дорожная карта пересматривается каждый квартал. Это позволит оперативно адаптироваться к изменениям рынка, как было во время пандемии Covid-19, когда потребовалось быстро внедрить бесконтактную доставку и расширить список партнерских ресторанов.

4. Недостаточная визуализация

Ошибка: представление дорожной карты в виде сложных таблиц или текстовых документов.

Как избежать: используйте визуальные элементы — графики, диаграммы, иконки — для более наглядного представления информации.

Пример:

Для презентации стратегии развития новой сервисной сети федерального уровня — использовать интерактивную визуальную дорожную карту. На ней города, где планируется запуск сервиса, могут быть представлены в виде точек на карте России, а временная шкала позволит «проиграть» процесс развертывания сети во времени. Это сделает сложный технический проект понятным даже для неспециалистов.

5. Отсутствие связи с бизнес-целями

Ошибка: создание технически детальной дорожной карты без явной связи с ключевыми бизнес-задачами компании.

Как избежать: укажите для каждого ключевого этапа или результата, как они способствуют достижению стратегических целей организации.

Пример:

При разработке дорожной карты цифровой трансформации можно использовать подход «двойного назначения», где каждая технологическая инициатива будет напрямую связана с конкретными бизнес-показателями. Так, внедрение чат-ботов в работу службы поддержки повлияет на достижение целей по сокращению времени обработки запросов клиентов и повышению удовлетворенности обслуживанием.

6. Игнорирование человеческого фактора

Ошибка: фокус исключительно на технических аспектах проекта без учета потребностей и возможностей команды.

Как избежать: включайте в дорожную карту этапы обучения персонала, адаптации к изменениям и развития корпоративной культуры.

Пример:

При внедрении системы «цифрового производства» — добавить в дорожную карту не только технические этапы, но и программу развития цифровых компетенций сотрудников. Это может включать: создание внутрикорпоративной «Цифровой академии», систему наставничества и регулярные хакатоны для стимулирования развития инновационного мышления.

Практические задания

1. Анализ существующей дорожной карты:

Выберите реальный проект в вашей организации и проанализируйте его дорожную карту (если она есть) или составьте по плану проекта свою. Определите, какие из рассмотренных ошибок присутствуют в ней. Предложите конкретные шаги по улучшению.

2. Создание мини-дорожной карты:

Разработайте дорожную карту для небольшого проекта (например, запуск нового продукта или внедрение новой системы в отделе). Используйте один из рассмотренных инструментов визуализации. После создания попросите коллег оценить ясность и эффективность вашей дорожной карты.

3. Симуляция изменений:

Возьмите созданную вами дорожную карту и смоделируйте ситуацию резкого изменения рыночных условий или технологического прорыва. Как бы вы адаптировали свою дорожную карту? Какие элементы нужно скорректировать, а какие останутся неизменными?

4. Презентация дорожной карты:

Подготовьте краткую презентацию (5—7 минут) вашей дорожной карты для воображаемой аудитории топ-менеджеров. Сфокусируйтесь на том, как донести ключевые идеи и ценность проекта, не углубляясь в технические детали.

5. Совместное создание дорожной карты:

Организуйте небольшую группу коллег (3—5 человек) и совместно разработайте дорожную карту для гипотетического проекта (например, запуск нового направления бизнеса). Обратите внимание на процесс согласования различных точек зрения и приоритетов.

5 главных идей главы

1. Эффективная дорожная карта — это баланс между детальностью и общей картиной, позволяющий всем заинтересованным сторонам понять направление движения проекта.

2. Выбор правильного инструмента визуализации важен для создания понятной и удобной в использовании дорожной карты.

3. Убедительная дорожная карта всегда связывает технические задачи с бизнес-целями и ценностью результатов проекта для стейкхолдеров.

4. Гибкость и адаптивность — ключевые характеристики современных дорожных карт, позволяющие быстро реагировать на изменения в организации или внешней среде.

5. Избегание типичных ошибок, таких как информационная перегрузка или игнорирование рисков, значительно повышает эффективность дорожной карты как инструмента управления проектом.