Access 2002: Самоучитель

Павел Юрьевич Дубнов, 2002

В книге рассматривается широкий круг вопросов, связанных с использованием программной среды Access 2002, которая является составной частью пакета Office 2002 и предназначена для создания банка данных в самых различных предметных областях. Подробно описывается методика проектирования объектов базы данных (таблицы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, запросы, модули). Детально обсуждаются вопросы создания интегрированной базы данных в единой среде Access 2002: формирование БД с нуля, конвертирование в программную среду баз данных, созданных в ином программном окружении – Clarion, FoxPro. Особое внимание уделяется формированию разнообразных запросов к интегрированной базе данных Access 2002 с использованием языков программирования SQL, VBA и макросов. Приводятся общие сведения о возможностях языка обмена данными между различными компьютерами и приложениями (XML). Описываются возможности использования гиперссылок, связывающих базу данных с другими программными продуктами. Объясняется, как можно работать с базой данных Access 2002 без установки ее на компьютер, используя технологию ODBC (Open Data Base Connectivity). В приложениях приводятся количественные параметры Access 2002 и связанная с этой СУБД терминология. Предлагаемая книга будет полезна специалистам, занимающимся практической разработкой банков данных и приложений на их основе, а также студентам вузов, изучающим информатику.

Введение

Автоматизированные банки данных уже давно стали неотъемлемой частью практически всех компьютерных систем управления на любом уровне — от отрасли до отдельного предприятия.

Однако проектирование и создание баз данных (БД) до сих пор остается, за редким исключением, не технической задачей, а творческим процессом, который скорее сродни искусству, нежели науке. Это утверждение может показаться несколько странным, поскольку разработка и исследование баз данных ведутся более 35 лет. Однако, как нам кажется, такой парадокс вполне объясним. За прошедшие годы неизмеримо вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т. д.

Но изменения почти не коснулись того, что раньше называлось логическими структурами баз данных. Это формы, в которых пользователь представляет и хранит свою информацию в БД. А ведь именно от них в немалой степени зависит удобство работы пользователя с базой данных: формулировка запроса, простота поиска данных, форма выдачи итоговой информации и другие операции. В современных БД могут использоваться более или менее удачные структуры, но почти никогда мы не найдем обоснованного ответа на вопрос, почему для конкретной базы данных была выбрана именно такая форма.

Однако к настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования банков данных, предназначенных для управления производством. Это позволяет сделать процесс создания БД значительно более формализованным. (Правда, поле для субъективных решений, а значит, и для индивидуального творчества все равно остается, но его можно существенно сузить.)

Итак, речь идет об информации, которая формируется и накапливается в компьютерных банках данных. В условиях реальной производственной деятельности это понятие употребляется в двух различных значениях:

• информация, прежде хранившаяся на бумажных носителях и внесенная в новый банк данных, который создавался на основе какой-либо СУБД. Сюда же следует отнести и сведения, связанные с текущим производственным процессом. Они вводятся в банк данных в реальном масштабе времени;

• банк данных, который был создан ранее и используется до сих пор.

Постепенно разница между двумя названными типами данных стирается. С одной стороны, неизбежно появляется новая информация, которую надо структурировать и организовать в банке данных, и создаются новые СУБД, более удобные, чем прежние. С другой стороны, ранее накопленные сведения продолжают храниться в банке данных, который наверняка никто никогда не будет перестраивать. Обычно самое простое решение проблемы — конвертировать старые данные в новую СУБД, объединяя информационные массивы и решая возникающие при этом проблемы. В результате возникает новый банк данных, куда входят разные БД^[1]. Все они имеют один формат данных (например, для Access — это. mdb), но сохраняют прежнюю структуру первичных файлов, таблиц и т. д. Иными словами, данные остаются в значительной мере разнородными, что осложняет дальнейшую работу с ними.

Поэтому после конвертации или интеграции разнородных баз данных в единую программную среду пользователю потребуется дополнительное (иногда специальное) программное обеспечение, чтобы обслуживать полученную БД.

До сих пор в специальной литературе рассматривалась только одна сторона задачи — создание новых баз данных. О том, как конвертировать собранную информацию в программную среду новой СУБД, написано значительно меньше. Наконец, мало внимания уделялось другой важной проблеме: какой должна быть единая программная среда и почему.

Настоящее издание призвано в какой-то степени ответить на перечисленные вопросы. Основная цель, которую ставил перед собой автор, заключается в практической направленности книги, рассмотрении некоторых часто встречающихся в практике работы ситуаций. В связи с этим сознательно оставлены в тени отдельные теоретические проблемы СУБД вообще и Access в частности. Этим обусловлена и структура книги:

· в главе 1 проблемы, анализируемые в книге, подробно рассматриваются на конкретных примерах. Кроме того, в данной главе объясняется, почему для решения стоящих перед пользователем проблем целесообразно использовать именно программную среду Access 2002;

· глава 2 посвящена методическим аспектам вопроса — разработке такой структуры данных, которая не будет зависеть от программной среды;

· в главах 3–6 рассматривается создание базы данных в программной среде Access 2002. Поскольку эта среда содержит элементы, которых не было в предыдущих версиях, приводятся необходимые пояснения;

· в главе 7 изучаются вопросы, связанные с конвертированием баз данных из других СУБД в Access 2002;

· глава 8 содержит общие сведения о проектах Microsoft Access 2002. С введением этой категории Access превращается в распределенную систему.

· в главах 9-12 рассматривается программирование в объединенном банке данных и его различные варианты: программирование на языках SQL и Visual Basic, а также с использованием макросов.

Соглашения

Структура книги подразумевает, что читатель может изучать ее последовательно или использовать как справочник. Небесполезно учесть следующее:

· курсивом выделяются термины, встретившиеся впервые;

· полужирным шрифтом отмечены элементы интерфейса операционной системы и рассматриваемых программ (пункты меню, заголовки диалоговых окон и пр.), а также клавиши;

· последовательно выполняемые команды меню записываются через стрелочку, например: Файл → Открыть;

· при обозначении сочетаний клавиш, которые следует нажимать одновременно, используется знак «плюс», например: Ctrl+O;

· моноширинным шрифтом отмечены коды программ;

· все Internet-адреса подчеркнуты.

Таким образом выделена особо важная информация, примечания, предупреждения.

Примечания

1

В современной научной литературе понятия «база данных» и «банк данных» часто смешиваются. Традиционно эти термины определялись следующим образом. База данных понималась как набор связанных таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей. Так, в среде Access база данных представляет собой единый файл с расширением. mdb. Банк данных рассматривался как совокупность различных баз данных и программ по их обслуживанию. Однако если база данных включает такие объекты, как форма, отчет, запрос, модуль и др., то в нее входят также программы создания и обслуживания объектов. Тогда под банком данных следует, видимо, понимать множество баз данных в едином формате (скажем, в том же. mdb) и набор программ, позволяющих работать с этими данными.