Ключевые идеи книги: 5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место. Томас Фабрицио, Дон Тэппинг

Smart Reading, 2021

Это саммари – сокращенная версия книги «5S для офиса. Как организовать эффективное рабочее место» Томаса Фабрицио и Дона Тэппинга. Только самые ценные мысли, идеи, кейсы, примеры. Первая книга в России о том, как организовать эффективную рабочую среду в офисе согласно философии бережливого производства. Офис в рамках системы 5S – это любые помещения, не предназначенные напрямую для изготовления продукции, размещения инструментов или обработки материалов. Книга описывает пошаговое построение системы 5S, позволяющей устранить потери, которые несет бизнес из-за неэффективной организации работы в офисе. Упрощенно 5S – это система, при которой каждая вещь в офисе располагается максимально рационально и всегда возвращается на место после использования. Если следовать этому правилу – потери времени и ресурсов сведутся к минимуму, а в офисе всегда будет чистота и порядок.

Система 5S для офиса

Упрощенно 5S — это система, при которой каждая вещь в офисе располагается максимально рационально и всегда возвращается на место после использования. Если следовать этому правилу — потери будут минимальны.

Семь основных источников потерь в офисе, которые выявляет и устраняет система 5S:

1. Исправления и переделки. Чтобы что-то исправить или переделать, надо потратить время, энергию, а то и материалы. Задействовать оборудование и людей.

Сотрудники офиса заказали не тот измерительный прибор, его показания вызвали задержку отгрузки товара. Чтобы заменить прибор, потребовалось время и незапланированные расходы.

2. Ожидание. Часто бывает, что «семеро ждут одного» из-за недостатка информации или каких-то недоделок, которые могут быть легко устранены.

Конструкторы не могли решить, какой прототип пустить в производство. Из-за этого отдел маркетинга задержал выпуск рекламной брошюры, не понимая, какое изображение детали использовать. Хотя по факту оказалось, что все прототипы на фото выглядят одинаково, следовательно, простой был вызван недостатком информации.

3. Движения и перемещения, которые не добавляют ценности продукту.

Для работы с документами и получения информации от коллег менеджер, отвечающий за выполнение заказов, совершал за день 56 перемещений. Но только восемь из них были действительно нужны, остальные 48 перемещений, при которых менеджер проходил более пяти километров по офисным коридорам, оказались потерей времени (около двух часов).

4. Излишняя обработка — работы или усилия, которые не нужны потребителю.

Для отчета изготавливают переплет и специальный титульный лист. Но для хранения в шкафу отчет из переплета извлекают.

5. Простой оборудования — выход из строя и ухудшение состояния оборудования из-за плохого обслуживания и планирования.

Сразу пять сотрудников отдела обслуживания клиентов пользовались одним принтером. Мало того что к принтеру постоянно стояла очередь, такое интенсивное использование вызывало частые поломки.

6. Излишние запасы — неиспользуемые материалы, инструменты, оборудование, книги и другие предметы, которые занимают место.

95 % документации, которую сохраняют в компании, бесполезны для нее. А значит, и 95 % площадей, папок, шкафов и времени, которое тратится на обслуживание этих бумаг, — потеря денег.

7. Проверки. Если обязанности выполняются правильно, проверки не нужны. Проверки вызваны страхом перед ошибками, но не предотвращают их, а лишь выявляют дефекты, которые уже возникли. Проверки требуют усилий и времени тех, кто составляет отчеты, и тех, кто их читает. При этом все дефекты возникают из-за ошибок, но не все ошибки приводят к дефектам.

Заказчику было отгружено 40 не тех деталей. Причиной стало то, что сотрудница отдела снабжения покупателя, заказывая детали, перепутала номера в каталоге. Эту ошибку она совершала постоянно, просто обычно ее исправлял представитель службы по работе с клиентами. Но в тот раз он был болен, а сотрудник, который его заменял, не заметил ошибки.