1С: Управление торговлей 8.2. Руководство пользователя

А. А. Гладкий, 2014

С помощью этой книги вы изучите последнюю версию популярной программы для автоматизации деятельности торгового предприятия – «1С: Управление торговлей 8.2». В издании содержится большое количество практических примеров, иллюстрирующих функциональные возможности программы, что значительно упрощает и ускоряет обучение. Все примеры, рассмотренные в книге, могут применяться на предприятиях различной сферы деятельности.

Глава 2

Настройка параметров учета

Общие параметры настройки

Параметры маркетингового учета

Настройка учета оптовых продаж

Настройка учета розничных продаж

Параметры учета запасов и закупок

Настройка финансового учета

Одним из важнейших этапов подготовки программы к эксплуатации является настройка параметров учета. В этом режиме определяется общая направленность и специфика работы с программой. Например, вы можете отключить ненужные разделы, удалить с панели навигации ссылки на неиспользуемые режимы работы, выбрать валюты учета и т. д. В предыдущей главе были кратко раскрыты принципы работы в режиме настройки параметров учета, а здесь мы рассмотрим данную функциональность более подробно.

Для перехода в режим настройки параметров учета нужно на панели действий раздела Администрирование щелкнуть на ссылке Настройка параметров учета. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Настройка параметров учета, раздел Общие настройки

В левой части данного окна находится перечень разделов настройки, в правой — отображается содержимое текущего раздела. Названия разделов настройки соответствуют названиям разделов программы, следовательно, нетрудно догадаться, где искать требуемые параметры. Ссылка на раздел, который в данный момент открыт, отображается полужирным шрифтом. На рис. 2.1 открыт раздел Общие настройки, в котором содержатся параметры общего характера. С него мы и начнем изучать настройку параметров учета.

Общие параметры настройки

Главное окно программы имеет заголовок, который присваивается по умолчанию. Обычно он включает в себя название и редакцию конфигурации, имя пользователя и название режима работы («1С: Предприятие» или «Конфигуратор»). Но вы можете сформировать произвольный заголовок — его нужно ввести с клавиатуры в поле Заголовок системы для отображения в главном окне программы (см. рис. 2.1). Если это поле оставить пустым, будет отображаться заголовок, предлагаемый по умолчанию.

Возможности программы предусматривают ведение учета одновременно в двух валютах: в валюте регламентированного (бухгалтерского) учета и в валюте управленческого учета. Валюта регламентированного учета считается основной, и именно по отношению к ней указываются курсы всех других используемых в конфигурации валют. Для субъектов хозяйствования Российской Федерации валютой регламентированного учета является российский рубль. Что касается валюты управленческого учета, то ею может являться любая другая валюта — доллар США, евро, турецкая лира, китайский юань и т. д.

Валюты регламентированного и управленческого учетов выбираются в соответствующих полях из раскрывающихся списков. Содержимое этих списков формируется в справочнике валют, поэтому, если требуемой валюты в списке нет, придется внести ее в справочник. Порядок работы со справочником валют рассматривается ниже, в соответствующем разделе.

В поле Календарь указывается основной рабочий календарь предприятия. Выбор осуществляется в окне справочника календарей, которое вызывается с помощью клавиши F4 или нажатием кнопки выбора. Чтобы выбрать календарь, необходимо предварительно сформировать его и добавить в справочник (со справочником календарей мы познакомимся позже, в соответствующем разделе).

В поле Единица измерения веса указывается название или обозначение единицы измерения, которая впоследствии будет по умолчанию предлагаться для выражения весовых характеристик товаров. Требуемое значение выбирается из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в справочнике единиц измерения.

В программе реализована возможность добавления дополнительной колонки в печатные формы товарно-сопроводительных и товарных документов. Обычно в данной колонке указывается артикул или код товара. Если вы хотите задействовать эту возможность, выберите соответствующее значение из раскрывающегося списка в поле Дополнительная колонка печатных форм документов. В противном случае укажите в данном поле значение Не выводить.

Далее следует группа флажков, с помощью которых можно задействовать или отключить соответствующие режимы работы. Например, если вы не намерены использовать внешнее оборудование (эквайринговые терминалы, считыватели штрих-кодов и т. п.), снимите флажок Использовать внешнее оборудование. В этом случае соответствующая функциональность будет скрыта (в частности, с панели навигации раздела Администрирование исчезнут ссылки Рабочие места внешнего оборудования и Подключение и настройка внешнего оборудования).

Параметры маркетингового учета

Чтобы перейти к настройкам маркетингового учета, щелкните в левой части окна (см. рис. 2.1) на ссылке Маркетинг. В результате окно примет вид, показанный на рис. 2.2.

Рис. 2.2. Параметры маркетингового учета

С помощью флажка Использовать ценовые группы можно включать или отключать механизм использования ценовых групп. Различные товары в зависимости от условий реализации и прочих факторов можно реализовывать по разным ценам, с применением разных надбавок и скидок. Для этого в программе предусмотрен механизм группировки цен, который позволяет объединять цены в группы. Если вы хотите задействовать этот механизм, установите флажок Использовать ценовые группы: в этом случае на панели навигации раздела Маркетинг появится ссылка Ценовые группы, предназначенная для перехода в данный режим работы. При снятом данном флажке эта ссылка отсутствует и механизм ценовых групп не задействуется.

В программе реализована возможность применения скидок и наценок, которые могут формироваться как автоматически, так и вручную. Чтобы использовать эту возможность, установите соответствующие флажки Использовать автоматические скидки и Использовать ручные скидки. Если установлен хотя бы один из этих флажков, то на панели навигации раздела Маркетинг появятся ссылки Скидки (наценки) и Условия применения скидок (наценок), предназначенные для перехода в соответствующие режимы работы. Эти ссылки не отображаются, если сняты сразу оба флажка Использовать автоматические скидки и Использовать ручные скидки.

Возможности программы предусматривают выполнение ABC/XYZ-классификации номенклатуры и партнеров. Номенклатуру можно классифицировать по выручке, по валовой прибыли и по количеству проданного товара, а партнеров — по выручке, по валовой прибыли и по количеству документов продаж. Чтобы задействовать эти возможности, установите соответствующие флажки в разделе Маркетинг. При этом можно указать период классификации (месяц, год и др.), а также количество периодов классификации.

Настройка учета оптовых продаж

Чтобы перейти к настройкам учета оптовых продаж, щелкните в левой части окна (см. рис. 2.1) на ссылке Оптовые продажи. В результате окно примет вид, показанный на рис. 2.3.

В программе реализован механизм ведения клиентских заказов. В данном случае заказ — это оформленное соответствующим образом намерение (запрос) клиента на поставку ему определенных товаров или оказание определенных услуг в установленные сроки на оговоренных предварительно условиях. Механизм работы с клиентскими заказами доступен только в том случае, если в настройках параметров учета в разделе Оптовые продажи (см. рис. 2.3) установлен флажок Использовать заказы клиентов. Учтите, что данный параметр доступен для редактирования только при снятом флажке Использовать управление сделками. При установленном флажке Использовать заказы клиентов на панели навигации раздела Оптовые продажи будут присутствовать ссылки Заказы клиентов и Причины отмены заказов клиентов. Кроме того, параметры для работы с заказами будут присутствовать в некоторых интерфейсах списка и редактирования.

Рис. 2.3. Параметры оптовых продаж

Возможности программы предусматривают также использование механизма сделок. В данном случае сделка — это процедура, которая оформляется в момент обращения клиента в организацию с целью приобретения товара (получения услуг). В сделке можно зарегистрировать первичный интерес клиента (перечень товаров или услуг, которые он намерен приобрести либо получить), указать источник, из которого клиент получил информацию о вашей организации или о реализуемых товарах, а также ввести иные необходимые сведения. Если сделка успешно проведена (товар продан, услуги оказаны и т. д.), то к ней «привязываются» все документы, применяемые для ее оформления. Механизм работы со сделками доступен только в том случае, если в настройках параметров учета в разделе Оптовые продажи (см. рис. 2.3) установлен флажок Использовать сделки с клиентами. Если этот флажок снят, то на панели навигации раздела Оптовые продажи будет отсутствовать подраздел Проведение сделок (в этот подраздел объединены ссылки, предназначенные для перехода в режимы работы со сделками). Кроме того, с помощью флажка Использовать управление сделками осуществляется управление отображением ссылок Этапы процессов продаж и Виды сделок, которые также находятся в подразделе Проведение сделок панели навигации раздела Оптовые продажи.

Для организации оптовых продаж можно использовать коммерческие предложения клиентам. Под коммерческим предложением в данном случае подразумевается предложение клиенту приобрести товары или получить услуги, причем его формированием и представлением занимается менеджер отдела продаж. Коммерческое предложение может быть сформировано на основании типового или индивидуального соглашения, а также на основании оформленной ранее сделки. Механизм работы с коммерческими предложениями доступен только в том случае, если в настройках параметров учета в разделе Оптовые продажи установлен флажок Использовать коммерческие предложения клиентам (см. рис. 2.3). Данный параметр доступен для редактирования только при снятом флажке Использовать управление сделками. При установленном флажке Использовать коммерческие предложения клиентам на панели навигации раздела Оптовые продажи будет находиться ссылка Коммерческие предложения клиентам. Кроме того, параметры для работы с коммерческими предложениями будут присутствовать в некоторых интерфейсах списка и редактирования.

Если на предприятии продажи осуществляются с привлечением торговых представителей, то в программе «1С: Управление торговлей 8.2» можно формировать соответствующие задания. Причем задания могут использоваться как для управления работой торговых представителей, так и самими торговыми представителями для планирования своей деятельности. Требуемый вариант выбирается из раскрывающегося списка в поле Использование заданий торговыми представителями. Если в данном поле указано любое значение, кроме Не используются, то становится доступным для редактирования расположенный ниже флажок Детализировать задания торговым представителям по номенклатуре. Если он установлен, то при применении заданий торговым представителям становится возможным указание товарного состава задания (по конкретной номенклатуре).

В программе реализована возможность использования счетов на оплату, выписываемых клиентам. Для перехода в режим работы с этими документами на панели навигации раздела Оптовые продажи предназначена ссылка Счета на оплату. Эта ссылка отображается только в том случае, если в настройках параметров учета в разделе Оптовые продажи установлен флажок Использовать счета на оплату клиентам (см. рис. 2.3). Поэтому, если вы не намерены пользоваться счетами на оплату, данный флажок можно снять — и соответствующая ссылка исчезнет.

Если клиентские заказы содержат нестандартные условия, то можно задействовать механизм их согласования с помощью бизнес-процесса Согласование заказа клиента. Для этого в настройках параметров учета в разделе Оптовые продажи нужно установить флажок Использовать согласование документов продажи. Если этот флажок установлен, то в левой части окна редактирования клиентского заказа появляются ссылки Согласование и Результаты согласования, предназначенные для перехода в соответствующие режимы работы. При снятом флажке Использовать согласование документов продажи данные ссылки будут отсутствовать, а механизм согласования становится недоступен.

Настройка учета розничных продаж

Для перехода к настройкам параметров розничных продаж щелкните на соответствующей ссылке. В результате отобразится содержимое выбранного раздела (рис. 2.4).

Рис. 2.4. Параметры розничных продаж

Как видно на рисунке, в данном разделе настройки имеется лишь два параметра — флажки Использовать розничные продажи и Архивировать чеки ККМ при закрытии кассовой смены.

Если вы не намерены вести учет розничных продаж (например, предприятие осуществляет лишь оптовую торговлю), снимите флажок Использовать розничные продажи. В этом случае ссылка на соответствующий раздел исчезнет с панели разделов.

При установленном флажке Архивировать чеки ККМ при закрытии кассовой смены будет выполняться автоматическое архивирование чеков ККМ при каждом закрытии кассовой смены. Если же параметр отключен, то данная операция производиться не будет.

Параметры учета запасов и закупок

Чтобы перейти к настройкам учета запасов и закупок торгового предприятия, щелкните в левой части окна на ссылке Запасы и закупки. В результате откроются параметры, которые представлены на рис. 2.5.

Рис. 2.5. Параметры учета запасов и закупок

В программе реализована возможность дополнительной детализации учета номенклатуры, которая подразумевает использование характеристик и упаковок номенклатуры. Например, для вида номенклатуры Обувь можно ввести характеристики, отражающие размер обуви, цвет и материал, из которого она изготовлена. В этом случае для обуви черного цвета 41-го размера, изготовленной из натуральной кожи, можно ввести такую характеристику: 41, черный, натуральная кожа, и т. д. Что касается используемых для номенклатуры упаковок, то можно указать единицу измерения, которой соответствует данная упаковка номенклатуры, количество номенклатурных позиций в одной упаковке, а также вес упаковки без учета веса номенклатурных позиций (то есть «чистый» вес упаковки) и иные параметры.

Чтобы включить возможность задействовать характеристики и упаковки номенклатуры, нужно установить флажки соответственно Использовать характеристики номенклатуры и Использовать упаковки номенклатуры. При этом в соответствующих интерфейсах списка и выбора появятся параметры для работы с характеристиками и упаковками номенклатуры (например, окна списка и редактирования видов номенклатуры и др.). Кроме того, указывать характеристики и упаковку номенклатуры можно будет в режиме редактирования товарно-сопроводительных и товарных документов.

Если установлен флажок Использовать номенклатуру партнеров, то становится доступным механизм ведения номенклатуры партнеров и партнерских цен.

Возможности программы предусматривают использование заказов поставщикам. В данном случае под заказом подразумевается оформленное соответствующим образом намерение организации приобрести у поставщика определенные товары (получить услуги) в установленные сроки на оговоренных предварительно условиях. Вы можете сформировать заказ поставщику на основании предварительно заключенного соглашения. В свою очередь, на основании заказа поставщику можно сформировать целый ряд других документов: например, документ на поступление товаров (получение услуг), приходный складской ордер, документ на возврат товаров поставщику и др. Для перехода в режим работы с заказами поставщикам на панели навигации раздела Запасы и закупки предназначена ссылка Заказы поставщикам. Но она отображается только в том случае, если в настройках параметров учета в разделе Запасы и закупки установлен флажок Использовать заказы поставщикам (см. рис. 2.5).

Аналогичным образом с помощью флажков Использовать заказы на внутреннее потребление, Использовать заказы на перемещение и Использовать заказы на сборку/разборку осуществляется управление соответствующими ссылками, которые находятся на панели навигации раздела Запасы и закупки и предназначены для перехода в режимы работы с соответствующим заказами.

Если установлен флажок Использовать передачи товаров между организациями, то появляется возможность продажи товаров, которые числятся на балансе другой организации холдинга. Очевидно, что задействование данного механизма имеет смысл только в том случае, если в состав предприятия входит несколько организаций. При установленном данном флажке на панели навигации раздела Запасы и закупки появляется ссылка Передачи товаров, предназначенная для перехода в режим работы с документами на передачу товаров между организациями.

Настройка финансового учета

Для перехода в режим настройки финансового учета нужно в левой части окна щелкнуть на ссылке Финансы. В результате откроются параметры, которые представлены на рис. 2.6.

Рис. 2.6. Параметры финансового учета

Как видно на рисунке, в данном разделе имеется три параметра. Если вы хотите вести учет доходов и расходов в разрезе подразделений, установите флажок Использовать подразделения для учета доходов и расходов. Чтобы задействовать механизм приема оплаты платежными картами, установите флажок Использовать оплату платежными картами.

Установка флажка Использовать планирование денежных средств открывает возможность планирования денежных средств предприятия с применением специально предназначенных документов, а также путем составления платежного календаря.

Все изменения, выполненные в окне настройки параметров учета, вступают в силу только после нажатия кнопки Записать и закрыть. Эта кнопка находится в верхней части окна и доступна независимо от того, какой раздел настройки открыт в данный момент.