Планирование для начинающих. Методическое пособие. Теория

Ахтам Ялышев

Ахтам Ялышев – выдающийся менеджер по планированию, обладающий сертификатом PMP. Сертификация PMP (Project Management Professional) является одной из самых уважаемых и признанных сертификаций в области управления проектами.. Ахтам успешно реализовал множество крупных проектов в России. Его уникальный опыт и высокая компетентность делают его одним из самых авторитетных специалистов в области управления проектами.

2. Теоретическая часть

2.1 Профессия Планер и Scheduler

Так что же такое планирование и кто такой планер или Scheduler? Ни один строительный проект не невозможен без календарного сетевого планирования. Планирование считается самым эффективным методом управления важнейшими этапами строительства, от него зависит положительный эффект для заказчика, экономическая польза для генподрядчика или для подрядчика и прочих участников проекта.

Принцип действия на самом деле прост Заказчику Нужен контроль над всем проектом и качественно построенный объект, подрядчику нужно както получить прибыль с этого проекта, то есть он берётся за работу и должен конкретно знать все пути отступления все риски и иметь возможность естественно получить больший доход с реализации этого проекта.

Это всё учитывается в календарно сетевом графике. Вообще календарно сетевое планирование проекта начинается тогда, когда появляется сама идея строительства — вот тут вот наступает тот этап, когда устанавливаются сроки начала окончания работ, получение всей необходимой документации, выстраивается график административных работ на подготовительном этапе, то есть проект ещё не начался у нас идёт этап подготовительных работ. И это всё так же включается в наш график, потом мы берём делаем верхнеуровневый график, который включает в себя все этапы проектирования, строительства и ввода в эксплуатацию. Это все, называется EPC график, т. е. Engineering, Procurement, Construction. Вообще календарный сетевое планирование оно существует на всех этапах жизненного цикла проекта и по факту это график и строительства, и бюджет, и ресурсы. Всё это находится в одном информационном пространстве. То есть график содержит в себе все. Чем это хорошо? Тем что позволяет определить критический путь ключевые события и работы, которые связаны между собой и влияют на общую продолжительность реализации проекта.

Итого: график включает в себя ресурсы, сроки и деньги, благодаря графику мы можем определить начало и окончание проекта, благодаря финансовой составляющей мы будем понимать сколько стоит та или иная работа, за счет расчёта ресурсов мы будем понимать какое количество ресурсов мы можем использовать на этом проекте, сможем ли мы оптимизировать эту работу и как нам её оптимизировать, а может нам получится сэкономить или объяснить нашему заказчику, что то количество ресурсов, которую он заложил на этот проект — не достаточно и затраты будут выше.

Так мы поняли, что же такое календарный сетевое планирование в организации. Принцип действия календарно сетевого планирования во всех организациях совершенно одинаковый, различаются только подходы и количество сотрудников которые на тот или иной проект задействуется. Теперь самое время поговорить кто же такой планер и Scheduler.

Давайте начнем с простого есть две профессии: Planner и Scheduler, суть у них одна и та же оба они занимаются разработкой графика и предоставляют полную аналитическую информацию для служб по требованию, либо же для заказчика либо же для подрядчика и на основании этого графика уже отслеживаются все вехи проекта, которые по многим причинам могут привести к изменению проекта (это отдельная тема, которую мы подробно разберем),идёт расчёт бюджета и так далее так вот планер это инженер который занимается разработкой календарно сетевых графиков, занимаются анализом, ресурсами, бюджетированием. Это такой достаточно опытный человек, который знает, что ему нужно и знает, как построить правильную стратегию планирования, знает, как насытить график большим количеством информации, которая в будущем даст нам желаемый результат. Это тот человек, который знает всё в области строительства, а именно в области построения календарно сетевых графиков и в целом управлением проектами это такая уже опытная трудовая единица, так же это тот человек, который выступает главным экспертом в области строительства и предоставляет бесценную помощь строительной площадке.

Scheduler делает практически то же самое, но это по большей части «руки» то есть человек получает всю информацию, строит на основании полученной информации график с ресурсами с деньгами и предоставляет этот конечный результат. То есть аналитические способности он использует по минимуму, в то же время учится этому у планера и впитывает информацию как губка. Это такой начальный уровень планера и через какое-то определённое время он как раз и подойдёт к тому чтобы быть уже полноценным планером уметь анализировать, уметь строить графики. Вот как раз для профессии Scheduler разработан наш курс, мы вам даём азы, даем тот порог знаний, которого будет достаточно для входа в профессию. Мы вас изучим все необходимое в том числе как пользоваться программным обеспечением таким как, Oracle primavera, Microsoft Project, Excel без которого ни одно календарно сетевое планирование невозможно, это Microsoft PowerPoint в котором мы будем с вами делать презентации.

2.2 Строительство и общие принципы планирования.

теоретический курс будет содержать в себе определение всего проекта, который у нас изучается посредством PMbok 6, это свод правил по управлению проектами мы с вами разберем краткое содержание того, что трактует нам PMbok 6, более легким языком, а именно по определению Риты Малкахи. Расскажу про нее вкратце. Рита Малкахи написала замечательный гайд по PMbok, где рассказывет простым и доступным языком о том, что написано в своде правил. По большей части этот учебник нужен для того, чтобы подготовиться к сдаче экзамена по управлению проектами, в нашем же случае, нам необходимо знать теоретическую часть, поэтому я буду давать информацию частично с учебника Риты, частично добавлять информацию моего пособия, ведь наша цель стать Планерами не так ли?

Мы поймем с вами что же такое проект, дадим ему определение и постараемся это запомнить повторим ещё раз что такое строительство в целом и как это всё будет реализовано на нашем с вами примере. Предлагаю начать.

Начнем мы с общепринятого определения строительного проекта:

Строительный проект — это разработка проектной документации, в ходе которой создается система взаимоувязанных проектных документов, обеспечивающих поставку и непосредственную реализацию.

Это было определение проекта, направленного на строительство, капнем глубже и поговорим об определении проекта с точки зрения PMbok.

И что же такое проект на самом деле и Какое у него точное и чёткое определение? вообще проект определяет поразному сколько бы мнений и определений я не встречал в своей практике. Они разные, но тем не менее они имеют одну общую суть для нас важно понять правильное определение проекта и как его трактует именно свод правил. Нам очень важно запомнить эту формулировку, потому что в будущем она нам очень для понимания истинного значения проекта. И она будет следовать с нами по жизни, по мере нашего карьерного роста и достижений.

Проект — это временное предприятие с определённым временем начала и завершения, проект создаёт уникальный продукт услугу или результат.

Давайте разберём это на примере нашего курса, который вы в данный момент проходите.

Эта методичка является моим реализованным проектом, который я реализовывал с помощью упомянутого свода правил. Для вас проект в данном случае ваше обучение. В целом это тоже ваш проект у него есть начало и завершение — это ваш уникальный продукт, который приведёт к какомуто результату в данном случае по завершении своего проекта обучения вы будете использовать знания в области планирования. Что такое «непроект» на примере нашей методички? Для вас это выполнение какоголибо задания по освоению профессии. Вы также имели Срок начала окончания и результат, но это не проект — это всего лишь часть его реализации. Пусть этот пример в будущем послужит вам определением, которое в быстро сможете прокрутить в голове.

Возьмем в пример наглядное определение проекта, который может касаться не только строительства:

Берём любую идею любую задумку, вы в голове её прокрутили вы поняли что если я начну сегодня то закончу его через неделю и результатом у меня будет мой готовый проект, который мне принесёт какойто эффект. Наверняка вы об этом задумывались? Если так, то поздравляю, у вас есть собственный проект!

Неважно какая у вас идея, и на всех этапах реализации своего проекта вы делаете определённые манипуляции определённые шаги для его реализации.

Проект — это временное предприятие с определённым временем начала и завершения, проект создаёт уникальный продукт услугу или результат. Запоминаем!

Теперь, когда мы поняли, что такое проект, давайте разберемся, что он из себя представляет с точки зрения свода правил.

Из чего, по мнению PMbok состоит наш проект? (слайд)

Сам проект, по мнению методического пособия состоит из пяти основных процессов:

Первый процесс — это процесс инициации;

Второй процесс — это процесс планирования это наш с вами процесс;

Третий процесс — это процесс исполнения проекта;

Четвёртый процесс — это процесс мониторинга и контроля;

Пятый процесс — это процесс закрытия проекта.

Это были самые основные шаги нашего проекта. Представьте себе каркас новогодней елки, на который в будущем мы прикрепим ветки, далее наденем украшения и будем отмечать рождество. Так вот, эти 5 процессов являются самим каркасом. А что же тогда ветки и украшения, наверное, спросите вы? Охотно рассказываю. (появляется следующий слайд)

Каждый проект содержит области знаний, которые применимы к тому или иному процессу. Вот они:

управление интеграцией проекта;

управление содержанием проекта;

управление расписанием проекта. Наша подумали вы! Именно! (картинка с Леонардо Ди Каприо где он пальцем показывает с виски в руках). Забегая немного вперёд, скажу, что именно управление расписанием проекта и группы процессов планирования, имеют полный набор всего того, через что проходит наш проект, то есть простыми словами группа процессов планирования у нас используется на протяжении всего проекта начиная инициацией и заканчивая закрытием проекта;

управление стоимостью проекта;

управление качеством проекта;

управление ресурсами проекта;

управление коммуникациями проекта;

управление рисками проекта;

управление закупками проекта;

управление заинтересованными сторонами проекта.

С «ветками» разобрались. Теперь самое интересное это украшение. Перед вами полна схема процессов и ее наполнение. Мы видим, как раз «украшение» — это весь процесс, вся внутренняя кухня и все пункты, которые относятся к тому или иному процессу и областям знаний.

Разберем на примере одного процесса, остальные процессы вам придется расписать мне в дз самостоятельно (подробное задание будет прикреплено), и остановимся на, группе процессов планирования, эту тему мы будем очень подробно разбирать в следующем модуле. (вкратце рассказать про каждый процесс)

Инициация проекта — это процесс, какие области знания применимы и что они включают в себя.

Инициация проекта включает в себя управление интеграцией, а именно разработку устава проекта. Как видите все остальные области знаний не применимы к этому процессу, за исключением управления заинтересованными сторонами, которое проходит на протяжении всего проекта, кроме закрытия. Логично что к концу проекта, мы знаем с кем работаем, и кто главный бенефициар всего этого.

Теперь давайте поговорим про Строительный проект что же такое Строительный проект в моём понимании? Что такое Строительный проект? Это идея строительства, это работа с проектировщиками на основании проектной документации происходит закупка всего необходимого, начиная от оборудования заканчивая обычными расходными материалами, и это само строительство. зачастую три вот этих стадии, между собой очень сильно пересекаются.

Например, у нас появился готовая ревизия проектного документа, на основании которого, мы можем произвести какуюто закупку (график поставки у закупщиков называется PSR Procurement status report, по которому они отслеживает детально весь процесс закупки). Дальше с поставкой этого материала мы можем приступить к строительству, а после окончания строительства идет закрытие проекта и ввод в эксплуатацию со всеми разрешительными документами.

Весь этот кратко описанный процесс пример проекта, который реализуется за счёт трёх стадий EPC. (Engineering Procurement Construction).

Над строительным проектом трудится большое количество сотрудников из различных сфер деятельности, включая наш с вами проектный офис. У планеров есть необходимость знать практически всех участников проекта, потому что мы будем аккумулировать всю входящую информацию и внедрять ее в график, строить на ее основании отчеты и делать реестра рисков. На основании наших графиков будут выдаваться задания на строительную площадку.

Вы заметили, что все определение строительного проекта пришло к планированию? А именно к самому сердцу проектной команды, трудно переоценить важность проектного офиса.

Далее мы с вами разберем эту область намного подробнее и поймём как это всё реализуется в жизни и как нам с этим работать. Мы с вами поговорим о планерах строительного проекта, о том, как они коммуницируют между собой и вне проектного офиса, о том, как они получают информацию, о том какие сложности могут произойти, о том, как решить эти сложности и о том во сколько денежных средств нам эти сложности обойдутся, ведь ни один строительный проект не проходит гладко всегда находится чтото, что может стать камнем преткновения для его беспроблемной реализации.

Рекомендации к освоению:

— Выучить схему. Сопоставления групп процессов управления проектом и областей знаний, постараться разобраться, почему тот или иной процесс включает в себя пункты, которые предоставлены на схеме.

2.3 Группа процессов планирования PMboK 6

Разберём группу процессов планирования pmbok, более. А так же мы сделаем акцент на процессе планирования я подробно расскажу о нем, скажу что включает в себя процесс планирования, какую группу знаний и какие процедуры. Как я уже говорил ранее это самый насыщенный процесс он протекает на протяжении всего проекта.

Что же такое группа процессов управления проектом и как трактует это свод знаний PMbok. Группа процессов управления проектом это логическое объяснение процессов управления проектом с целью достижения конкретных целей проекта.

Теперь давайте с этим разбираться группа процессов управления проектом это логическое объяснение процессов управления проектом тут всё логично. Даже если мы откроем с вами схему мы увидим, что каждый процесс идёт по порядку. Инициация проекта, далее планирование, далее исполнение, мониторинг и контроль и закрытие. Это значит, что у нас проект планируется очень логично, далее нам говорится о том, что нам нужно достичь конкретных целей проекта каждый проект составляется и разрабатывается с какой-то целью. Целью достижения каких-то результатов будь то строительство, будь то программное обеспечение, будь то закупка оборудования для лечения тяжёлых болезней. Весь процесс также отслеживается от инициации, до завершения проекта. О том, что группы процессов являются независимыми от вашего проекта тут объяснение такое каждый из этих процессов, может выполняться автономно и в совокупности с другими процессами. То есть все процессы пересекаются между собой как можно увидеть на схеме и каждый процесс у нас повторяется. Далее поговорим о группировке этих процессов и их определении.

Группа процессов инициации проекта — это процессы, выполняемые для определения нового проекта или фазы существующего проекта, путём получения авторизации на начало проекта или фазы.

Следующая группа процессов — это группа процессов планирования — это процессы требуемые для установления содержания работ уточнение целей, определение направления действий, требуемых для достижения проекта.

Группа процессов исполнения — это процессы, выполняемые для исполнения работ, указанных в плане управления проектом с целью соответствия требованиям проекта исполнение.

Группа процессов мониторинга и контроля — это процессы, требуемые для отслеживания анализа, а также регулирования исполнения проекта выявление областей требующих внесения изменений в план и инициирование соответствующих изменений.

И Последняя наша группа процессов — это процесс закрытия что он из себя включает это процессы, выполняемые для формального завершения или закрытия проекта фазы или договора.

Наши процессы классифицируются по областям знаний. Вот их определение:

Управление интеграцией проекта. Эта область знаний включает в себя процессы и операции, необходимые для идентификации, определения, комбинирования, объединения и координации различных процессов и действий по управлению проектом в рамках групп процессов управления проектом.

Управление содержанием проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для обеспечения того, чтобы проект содержал все и только те работы, которые требуются для успешного выполнения проекта.

Управление расписанием проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для управления своевременным выполнением проекта.

Управление стоимостью проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для планирования, оценки, разработки бюджета, привлечения финансирования, финансирования, управления и контроля стоимости, обеспечивающие исполнение проекта в рамках одобренного бюджета.

Управление качеством проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для применения политики организации в области качества относительно планирования, управления и контроля проекта, а также требований к качеству продукта с целью удовлетворения ожиданий заинтересованных сторон.

Управление ресурсами проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для идентификации, приобретения и управления ресурсами, необходимыми для успешного выполнения проекта.

Управление коммуникациями проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для обеспечения своевременного и надлежащего планирования, сбора, создания, распространения, хранения, извлечения, управления, контроля, мониторинга и в конечном счете архивирования/утилизации информации проекта.

Управление рисками проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, связанные с осуществлением планирования управления рисками, идентификацией, анализом, планированием реагирования, осуществлением реагирования, а также с мониторингом рисков в проекте.

Управление закупками проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для покупки или приобретения вне команды проекта необходимых продуктов, услуг или результатов.

Управление заинтересованными сторонами проекта. Эта область знаний включает в себя процессы, необходимые для идентификации людей, групп или организаций, которые могут воздействовать на проект или подвергаться воздействию проекта, для проведения анализа ожиданий заинтересованных сторон и их воздействия на проект, а также для разработки соответствующих стратегий управления с целью результативного вовлечения заинтересованных сторон в процесс принятия решений и исполнения проекта.

Мы с вами дали определение процессам реализации проекта, а также областям знаний. Теперь мы вплотную подобрались именно к процессу планирования, который и является основной темой нашего изучения. Предлагаю послушать, какие процессы и в каких областях знаний встречается каждый из этих процессов.

Прошу Вас обратить внимание на нашу схему сопоставления группы процессов, а именно на группу процессов планирования и вместе со мной смотреть Какая область знания содержит тот или иной процесс в нашей группе процессов планирования.

Группа процессов нам понятна. Эта группа процессов планирования, дальше я вам буду называть область знаний и тот процесс, который применяется на нашей группе процессов планирования.

Управление интеграция проекта. Что включает в себя группа процессов планирования. Это разработка плана управления проектами.

Следующее. Управление содержанием проекта это планирование управления содержанием, сбор требований, определение содержания, создание иерархической структуры работ.

Управление расписанием проекта содержит в себе планирование управления расписанием, определением операций, определением последовательности операций, оценка длительности операций, разработка расписания.

Управление стоимостью проекта. Планирование управления стоимостью, оценка стоимости, определение бюджета.

Управление качеством. Планирование управления качеством.

Управление ресурсами проекта. Планирование управления ресурсами, оценка ресурсов операций.

Управление коммуникациями проекта. Планирование управления коммуникациями.

Управление рисками проекта. Планирование управления рисками, идентификация рисков, качественный анализ рисков, количественный анализ рисков.

Управление закупками проекта. Планирование управление закупками проекта.

Управление заинтересованными сторонами проекта. Планирование вовлечения заинтересованных сторон.