Как писать о себе в мейле и мессенджере. Сопроводительные и мотивационные письма

Катерина Ковалева

Эта книга предназначена для тех, кто еще не успел написать сто тысяч писем о себе и хотел бы приобрести навыки коммуникации с незнакомыми людьми. В книге разобрана структура сопроводительных писем, показана разница между письмом и сообщением в мессенджере, а также приведены примеры сопроводительных и мотивационных писем.

Обращение

Обратиться к получателю лучше по имени. Если имя получателя указано в объявлении, то все просто: нужно обратиться так, как указано в объявлении. Но если оно не указано, его можно попробовать вычислить по написанию мейла. Если имя в мейле просматривается, его нужно взять оттуда.

Не пытайтесь переделать имя в более полную форму. Если в объявлении написано, что резюме нужно присылать Диме Иванову, то можно смело так и обращаться: «Здравствуйте, Дима». Не нужно самостоятельно превращать Диму в Дмитрия, потому что он может оказаться и Димитрием, и даже Демьяном. Как человек, чье имя пишут неправильно всегда, должна сказать, что неверная версия совсем не радует. Даже когда она создана из лучших побуждений.

Пример поиска имени в объявлении

Пришлите CV по адресу [e-mail]. Расскажите, почему вам интересна вакансия менеджера проектов.

Здесь имя видно хорошо, человека зовут Антон. Значит, будет уместно написать:

Здравствуйте, Антон,

высылаю свое резюме на вакансию менеджера проектов.

Обратите внимание на подлые проделки почтового редактора. Он часто автоматически начинает следующее предложение с большой буквы, даже если вы в обращении поставили запятую. Это нужно вычищать руками: или ставить восклицательный знак в конце обращения, что не всегда бывает уместно, или менять большую букву на маленькую в следующем предложении. Вот, что получится, если не проследить за почтовым редактором:

Здравствуйте, Антон,

Высылаю свое резюме на вакансию менеджера проектов.

Это некрасиво. Большая буква после запятой смотрится странно. За такими вещами нужно следить особенно внимательно, если вакансия требует повышенной грамотности. Программисту ошибку простят, редактору — нет.

Другой пример поиска имени в объявлении

Пришлите письмо с вашим CV по адресу [e-mail]. Расскажите, почему вам интересна вакансия менеджера проектов.

Здесь имя видно не очень хорошо. Чтобы его добыть, нужно разбить мейл на смысловые части, и тогда получится Ivanov Ivan Iv. Можно предположить, что человека зовут Иван Иванович, но насчет отчества мы не можем быть уверены, поэтому лучше остановиться на имени Иван. В этом случае сопроводительное письмо можно начать так:

Здравствуйте, Иван,

высылаю свое резюме на вакансию менеджера проектов.

Пример поиска иностранного имени в объявлении

Пришлите письмо с резюме по адресу [e-mail]. Расскажите, почему вам интересна вакансия менеджера проектов.

Здесь имя видно не очень хорошо. Чтобы его добыть, нужно провести небольшое исследование и выяснить, что перед нами нидерландское имя и что van — это приставка, которая стоит между именем и фамилией. Исследование будет состоять из нескольких попыток вбить имя целиком в поиск — если нам повезет с первого раза, мы получим имя с нужными пробелами. Если не повезло, то делим его сами на две части, и буквально через пару попыток мы поймем, из каких элементов состоит имя. Это действенный способ, поскольку человеческие имена и фамилии, к счастью, не уникальны, и большую часть из них Google узнает.

В этом случае наше письмо уместно начать так:

Здравствуйте, Томас,

высылаю свое резюме на вакансию менеджера проектов.

Усилия по восстановлению имени всегда окупаются. Но не потому, что люди любят свое имя, а потому, что обращение по имени доказывает, что вы внимательно прочли объявление и не рассылаете свое резюме по случайным адресам.

Есть еще один способ восстановления имени по мейлу с помощью Google. Он не очень надежен и срабатывает только тогда, когда человек долго пользуется этим мейлом и что-нибудь публикует в интернете. Тогда есть шанс, что в каком-то месте его мейл окажется рядом с его полным именем.

Чтобы воспользоваться этим способом, возьмите мейл и в закавыченном виде отправьте в поисковую строку Google: «[e-mail]».

Пример обращения с запросом без имени

Пришлите письмо с вашим CV по адресу [e-mail]. Расскажите, почему вам интересна вакансия менеджера проектов.

В данном случае нет имени, но есть должность. Если вдруг мы сомневаемся в этом, можно забить в поиск «hrmanager», и в первых же строках нам покажут, что это был HR manager, т. е. Human Resources Manager, эйчар-менеджер, или менеджер по персоналу.

В этом случае можно начать письмо со слов «Здравствуйте» или «Добрый день». Не нужно писать «Доброго времени суток». Такое приветствие когда-то было в моде, но она давно прошла.

Не всегда можно найти имя нанимателя через соцсети или сайт компании, как рекомендуется в западных инструкциях, поскольку у нас жизнь меняется очень быстро. И подбором кадров может заниматься совсем не тот человек, чье имя указано на сайте.

Тип сопроводительного письма зависит от того, идет ли оно по мейлу или падает в мессенджер. Письмо нужно в любом случае! Иначе человек, замученный валом писем, его пропустит. Никто давно не любит никаких загадок, все хотят сразу понимать, полезная ли перед ними вещь.

По ссылке можно пройти короткий тест и потренироваться в поиске имени в адресе: https://forms.gle/BokJVP4MSxgo5ASC6

Тест сделан на платформе Google, регистрация не требуется. Чтобы узнать правильный ответ, надо отправить тест на проверку, а потом нажать на кнопку «Посмотреть баллы».