Тайм-менеджмент для женщин. Как перестать опаздывать, если ты не в ладах со временем

Мария Антонова

Дорогая читательница, я написала эту книгу, чтобы помочь тебе преодолеть привычку опаздывать. Чтобы ты приходила вовремя на работу и встречи. Не спешила и не стрессовала.Книга включает в себя техники управления временем, разделы о планировании, развития самодисциплины, борьбы с отвлечениями и многие другие практические методы для развития твоей пунктуации.Если ты не контролируешь свое время и постоянно опаздываешь, то эта книга для тебя. Она поможет тебе стать хозяйкой своего времени.

Глава 2. На пути к пунктуальности. Самые первые шаги, чтобы перестать опаздывать

Ты прочитала первую главу и, возможно, поняла, что опоздания вносят хаос и стресс в твою жизнь. Тебе может показаться, что избавиться от привычки опаздывать — непосильная задача. Но не переживай. Я хочу, чтобы ты шла к изменениям постепенно, шаг за шагом. Вначале попробуй сделать самые легкие техники, чтобы перестать опаздывать. Эти шаги не требуют больших усилий и будут основаны на простых, но эффективных методах тайм-менеджмента. В 5 главе я покажу тебе продвинутые стратегии для борьбы с опозданиями.

Помни про свой блокнот, записывать туда важные моменты, планируй и отмечай свой прогресс. Это поможет тебе оценить свой успех и видеть, какая ты молодец, что постепенно внедряешь пунктуальность в свою жизнь.

Давай начнем движение к более организованной и пунктуальной жизни.

1. Создаем расписание

Создание расписания — это первый и самый легкий шаг, который поможет тебе перестать опаздывать и лучше управлять своим временем.

Расписание — это план или график, который наглядно показывает сколько времени требуется на выполнение задач, действий или событий. Оно помогает систематизировать и организовать свои дела, чтобы управлять временем более эффективно. Расписание может быть составлено на разные временные периоды: день, неделю, месяц или даже год.

Почему важно составлять расписание?

1) Расписание придает ясность в твоей жизни. Ты точно знаешь, когда у тебя есть свободное время и когда запланированы важные моменты. Это дает ощущение уверенности и контроля над временем.

2) Расписание позволяет избегать конфликтов в распределении времени между семьей, работой и другими обязанностями. Ты можешь видеть, какие обязательства у тебя впереди, и планировать их так, чтобы избежать опозданий.

3) Планирование перерывов и времени отдыха очень важно для эффективной работы. Без них никак. А вот опоздания возникают из-за переоценки твоих возможностей. Ты не видишь, сколько времени нужно на определенную задачу. Расписание поможет тебе реалистично оценить время и включить короткие перерывы, чтобы не спешить.

Плюсы расписания:

1) Расписание помогает сосредотачиваться на текущей задаче и уменьшить отвлечения, что способствует более эффективному выполнению дел.

2) Эффективное расписание позволяет заранее спланировать все дела и мероприятия, что помогает избегать спонтанных срывов и опозданий.

3) Расписание позволяет более точно управлять временем и соблюдать сроки выполнения задач.

4) Зная, что и когда нужно сделать, у тебя меньше стресса и беспокойства о пропущенных сроках.

5) Расписание может помочь выделить время как для работы, так и для отдыха и личных интересов, помогая поддерживать баланс в жизни.

Как это сделать?

1) Черновик

Набросай на бумаге черновой вариант своего расписания. Пусть там будет всего пару пунктов. Главное начать.

2) Запиши важные моменты

Запиши все важные моменты, таких как работа, встречи, кружки детей и другие регулярные мероприятия. Используй для этого ежедневник, календарь на телефоне, стикеры на холодильнике, любой понравившийся планировщик.

4) Оптимизируй окна

Попробуй разместить задачи так, чтобы не было больших временных промежутков между ними. Например, если у тебя есть большой перерыв между окончанием работы и началом занятий детей, найди способы, как использовать это время с пользой.

5) Учитывай важность

Не все задачи имеют одинаковую важность. Распредели свою энергию и внимание по важности. Например, утренний семейный завтрак может быть важнее, чем просмотр социальных сетей.

6) Гибкость

Оставь гибкость в расписании для неожиданных событий. Не перегружай себя задачами до предела, чтобы у тебя была возможность реагировать на форс мажоры.

7) Регулярное обновление

Расписание — это живой инструмент. Периодически пересматривай его и вноси изменения, если какие-то обязательства меняются или появляются новые.

Самый простой пример расписания:

Понедельник:

— 7:00—7:30 — Подъем, зарядка, почистить зубы, умыться

— 7:30—8:00 — Завтрак

— 8:30—12:00 — Работа в офисе/дома

— 12:00—13:00 — Обед

— 13:30—14:30 — Массаж

— 14:30—15:00 — Забрать детей из школы

— 15:00—16:30 — Работа из дома, если это необходимо

— 16:30—21:00 — Время с семьей, ужин

— 21:00 — Уложить детей спать, время для чтения и хобби, сон

Вторник:

— 7:00—7:30 — Подъем, зарядка, почистить зубы, умыться

— 7:30—8:00 — Завтрак

— 8:30—12:00 — Работа в офисе/дома

— 12:00—13:00 — Обед

— 13:30—14:30 — Тренажерный зал

— 14:30—17:00 — Забрать детей из школы, отвезти в кружки (спорт, музыка и т.д.)

— 17:00—21:00 — Время на домашние дела и приготовление ужина

— 21:00 — Уложить детей спать, время для вечерних ритуалов, сон

Среда:

— 7:00—7:30 — Подъем, зарядка, почистить зубы, умыться

— 7:30—8:00 — Завтрак

— 8:30—12:00 — Работа в офисе/дома

— 12:00—14:30 — Встреча с подругой, обед

— 14:30—18:00 — Забрать детей из школы, отвезти в кружки (спорт, музыка и т.д.)

— 18:00—21:00 — Работа из дома, ужин

— 21:00 — Уложить детей спать, время для себя и своих желаний, сон

И так далее…

Создание расписания поможет тебе структурировать свой день и управлять временем более эффективно. Это первый шаг к тому, чтобы перестать опаздывать и создать более сбалансированную жизнь. Возможно, ты создашь расписание для себя и своих детей. Запишешь все школьные занятия и свои рабочие часы в ежедневник, чтобы иметь ясное представление о том, как будет проходить твой день. Составление и следование расписанию — это важный элемент управления временем, который помогает лучше организовать свою жизнь и добиваться поставленных целей.

2. Оцениваем время

Оценка времени — это ключевой навык в твоем стремлении стать более пунктуальной. Когда ты четко понимаешь, сколько времени требуется на выполнение определенной задачи или активности, ты можешь более точно планировать свой день и избегать опозданий. Пунктуальность начинается с понимания, сколько времени требуется для различных задач и активностей. Давай учиться оценивать время правильно, и ты сможешь избежать многих опозданий.

Как легко освоить этот навык?

1. Заведи привычку оценивать время

Начни отслеживать, записывать, сколько времени уходит на разные действия в течение дня. Вначале чаще смотри на часы, а потом прикидывай в голове, сколько ты потратила на то или иное действие. Например, отследи пару раз, сколько времени ты тратишь на готовку завтрака, на дорогу на работу, на социальные сети или на ответы на рабочие письма. Это поможет тебе получить более ясное представление о том, как ты используешь свое время.

2. Используй таймер

Когда начинаешь новую задачу, запусти таймер на телефоне. Это поможет тебе отслеживать, сколько времени ушло на выполнение задачи. Когда ты начнешь это делать регулярно, твои оценки времени станут более точными.

3. Визуализируй время

Купи песочные часы и ставь их перед собой. Песочные часы дают тебе наглядное представление о том, сколько времени осталось или прошло. Например, если у тебя есть песочные часы с длительностью 30 минут, ты можешь легко увидеть, сколько времени ты потратила на конкретную задачу или активность.

4. Будь реалисткой

Часто мы склонны недооценивать, сколько времени займет выполнение задачи, особенно если она кажется простой. Вместо этого предполагай, что задача может занять больше времени, чем ты ожидаешь. Будь реалистичной при оценке времени.

5. Добавь время

При планировании своего дня добавляй небольшие временные буферы между задачами. Это поможет скомпенсировать непредвиденные задержки, такие как пробки на дороге или неожиданные звонки. Например, ты часто опаздываешь на работу из-за пробок. Теперь рассчитывай своё время, добавляя дополнительные 15 минут на дорогу, и благодаря этому приходи вовремя.

Пример: Валерия — коуч. Вот как она может оценивать время.

1. Завести привычку оценивать время

Валерия начинает свой день с отслеживания, сколько времени уходит на разные виды консультаций. Она записывает, сколько времени длится средняя сессия с клиентом, сколько времени уходит на подготовку к сессии, и как долго она работает над документацией после нее. Это помогает ей лучше управлять своим рабочим временем и избегать опозданий на следующие встречи.

2. Использует таймер

Валерия применяет таймер, чтобы точно контролировать длительность каждой сессии. Она устанавливает таймер на начало сессии и останавливает его, когда время истекает. Это позволяет ей более точно оценивать, сколько времени занимают конкретные сеансы.

3. Визуализирует время

Валерия также использует визуальные помощники, например, песочные часы, чтобы помочь себе представить прошедшее или оставшееся время во время сессий. Это помогает как ей, так и ее клиентам сориентироваться во времени и улучшить управление им.

4. Будет реалистичной

Валерия становится более реалистичной при оценке времени, понимая, что сессии могут требовать дополнительного времени на неожиданные обсуждения и эмоциональные моменты. Она учится адаптироваться к потребностям каждого клиента и включать в расписание временные буферы для учета разных ситуаций.

5. Добавляет временные буферы

Валерия также уделяет внимание созданию временных буферов между сессиями, чтобы иметь возможность подготовиться к следующей консультации или провести записи после нее. Эти буферы позволяют ей быть гибче и избегать опозданий на последующие консультации.

Таким образом, Валерия, работая как коуч, осваивает навык оценки времени, что позволяет ей эффективнее управлять своим рабочим временем и предоставлять качественные услуги своим клиентам. Она становится более пунктуальной и может легче соблюдать расписание встреч и консультаций.

Оценка времени — это навык, который требует практики, но он поможет тебе лучше управлять своим временем и избегать опозданий. Как только ты научишься оценивать время более точно, ты будешь ближе к созданию более пунктуальной и организованной жизни.

3. Готовимся заранее

Часто опоздание связано с нехваткой времени на утренние приготовления или подготовку к другим важным событиям. Чтобы избежать этой ситуации и стать более пунктуальной, необходимо научиться готовиться заранее. Вот несколько советов, как это сделать:

1. Запланируй следующий день

Вечером, перед сном, постарайся представить себе свой грядущий день. Что тебе нужно будет сделать утром? Какие важные мероприятия или встречи запланированы? На основе этой информации составь список дел и задач, которые необходимо выполнить.

2. Подготовь одежду

Выбери наряд для следующего дня заранее. Это включает в себя не только выбор одежды, но и проверку, что она чиста, глажена и в хорошем состоянии. Если у тебя есть дети, подготовь их одежду тоже. Это позволит избежать утренних поисков подходящей одежды.

–

3. Завтрак и обед

Если завтрак и обед употребляются дома, планируй их заранее. Можешь даже приготовить часть завтрака вечером, чтобы утром у тебя было больше времени. Если завтрак берешь с собой, упакуй его заранее, чтобы не тратить время на это перед выходом.

4. Проверь расписание

Помнишь в детстве, ты вечером открывала свой школьный дневник и проверяла, все ли учебники положила в рюкзак. Так и во взрослой жизни. Перед тем как лечь спать, ещё раз взгляни на свое расписание на завтра. Убедись, что у тебя есть все необходимые документы, ключи и прочие важные вещи для планируемых встреч и задач.

5. Подготовь сумку

Если у тебя есть сумка с вещами для работы или занятий, убедись, что все необходимое находится в ней. Создай чек-лист, что все предметы: ноутбук, тетради, ручки, зарядные устройства и прочие предметы. Этот чек лист ты можешь хранить в телефоне, распечатать и приклеить на зеркало, написать на листке бумаги и положить на тумбочку в прихожей. Главное, чтобы он всегда был на виду.

6. Вставай раньше

Знаю, как это тяжело встать пораньше. Особенно, если поздно ложишься спать. Но постарайся делать это, если ты часто опаздываешь утром. Попробуй вставать на 15—30 минут раньше. Это даст тебе дополнительное время на утренние рутины и подготовку.

Пример: Мадина — мама двоих детей.

1. Мадина планирует следующий день.

Когда ее дети уже спят, она уделяет немного времени, чтобы подумать о предстоящем дне. Составляет список дел и задач, которые нужно выполнить, указывая время начала и окончания каждой активности.

2. Она подготавливает одежду

Она выбирает наряды как для себя, так и для детей, убеждаясь, что все вещи чисты, глажены и готовы к носке. Это помогает избежать утренних поисков подходящей одежды и ускоряет процесс подготовки.

3. Заранее планирует завтрак и обед

Если завтрак и обед будет дома, она заранее решает, что будет готовить. Подготавливает часть завтрака, например, нарезает фрукты или готовит омлет. Также упаковывает перекусы для себя и детей заранее.

4. Проверяет расписание

Перед сном, она смотрит расписание всех членов семьи. Убеждается, что все необходимые мероприятия, встречи и занятия внесены в расписание, а также что все документы, ключи и прочие необходимые вещи готовы.

5. Подготавливает сумки

Если у них или детей есть сумки или рюкзаки, которые они берут с собой, она убеждается, что они готовы. Подготавливает списки необходимых вещей и проверяет, что они находятся в сумке заранее.

6. Мадина встает раньше

Она стала вставать на 15—30 минут раньше обычного. Это дает ей дополнительное время на утренние рутины, а также на неожиданные ситуации, которые могут возникнуть с детьми.

С помощью этих советов, Мадина организовала утреннюю рутину, что помогло ей избежать опозданий и сделать утро более спокойным и организованным.

Начни с постепенной реализации этих советов, и они станут привычными действиями в твоей повседневной жизни. Ты заметишь, как подготовка заранее упрощает утренние рутины и помогает избежать опозданий и стресса.

4. Используем напоминания

Чтобы стать более пунктуальной и избежать опозданий, научись использовать различные виды напоминаний. Они помогут тебе следить за временем и не пропускать важные события. Вот несколько способов, как их можно эффективно использовать:

1. Телефон и приложения

Современные телефоны оборудованы разнообразными приложениями для управления временем и напоминаниями. Настрой напоминания в приложениях календаря или специализированных приложениях для управления задачами. Задай точное время и описание события или задачи, которые тебе нужно выполнить. Когда придет время, телефон оповестит тебя звуком или вибрацией.

–

2. Электронная почта

Если ты часто используешь электронную почту, воспользуйся ей для отправки себе напоминаний. Создай электронное письмо с темой «Напоминание» и отправь его на свой адрес. Ты получишь письмо в нужное время, и это поможет тебе не забыть важное дело.

3. Бумажные напоминания

Написать напоминание на бумаге также может быть эффективным способом. Используй записные книжки, планеры, стикеры или просто кусок бумаги, чтобы записать важные события или задачи. Размести напоминание на видном месте, чтобы оно постоянно напоминало тебе о важном событии.

4. Часы с будильниками

Если у тебя есть наручные часы с функцией будильника, используй эту возможность для установки напоминаний. Например, можно установить будильник на 15 минут перед важной встречей или мероприятием. Когда будильник сработает, это будет твоим сигналом начать готовиться.

5. Кухонный таймер

Даже обычный кухонный таймер может пригодиться. Поставь его на видное место в кухне или на рабочем столе и установи нужное время. Когда таймер зазвучит, это будет сигналом к действию.

6. Напоминания от близких

Если у тебя есть близкие, которые знают о твоих трудностях с пунктуальностью, попроси их напоминать тебе о важных событиях. Это может быть напоминание по телефону или дружеское сообщение.

Пример: Алина — специалист по продвижению в социальных сетях

1. Алина регулярно использует приложения для управления временем и задачами на своем телефоне. Она создает задачи и события в календаре для важных публикаций и сроков. Приложение оповещает ее заранее о предстоящих задачах, и Алина всегда знает, когда нужно начинать подготовку к новому контенту или общаться с клиентами.

Конец ознакомительного фрагмента.