О работе с приложением MS Excel в современном офисе

Николай Петрович Морозов (2024)

В книге на конкретных примерах рассматриваются основные приемы работы с одним из наиболее популярных в современном офисе приложением MS Excel.

2. Структура электронных таблиц: ячейка, строка, столбец

Рабочие листы электронной таблицы состоят из столбцов и строк. Столбцы идентифицированы буквами латинского алфавита (A,B,C,D,+..АА, ). Строки пронумерованы арабскими цифрами (1,2,3,+..). На рабочем листе может быть помещено 256 столбцов и 65536 строк.

Место пересечения столбца и строки называется ячейкой.

Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес, состоящий из имени столбца и номера строки, например A24, C12 и т.п. Адрес активной ячейки можно увидеть слева от строки формул.

Электронные таблицы могут содержать несколько листов с общими данными и вычислениями. В этом случае в адрес ячейки может входить имя листа, которое ставится вначале и отделяется от адреса ячейки восклицательным знаком, например, Лист2!B2.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с блоками. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (:), например блок А1:В4 включает в себя ячейки (А1,А2,А3,А4,В1,В2,В3,В4). С блоками ячеек можно выполнять операции копирования, вставки, перемещения. Кроме того, блоки ячеек могут служить исходными данными для задания диапазонов при построении диаграмм, графиков и сводных таблиц.

В ячейках может размещаться различная информация (данные). То, что помещено в ячейку называют содержимым ячейки.

В ячейки могут быть помещены данные различных типов:

Текст — это любая последовательность символов. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, для комментариев.

Число — это числовая константа. С числовыми константами можно производить вычисления.

Дата — это числовая характеристика, обозначающая некоторый момент времени, которая может быть представлена в различных форматах. С датами можно выполнять различные арифметические и логические операции.

Формула — это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций. Кроме числовых величин, в формулы могут входить в качестве аргументов адреса ячеек, функции, и другие формулы.

Пример формулы: = А5/Н8*12. В ячейке, в которой находится формула, обычно виден результат вычислений по этой формуле. Саму формулу можно увидеть, если сделать ячейку активной.

Функция — это запрограммированная формула, позволяющая производить часто встречающиеся вычисления или преобразования информации. Например, функция авто суммирования чисел в блоке ячеек А1,А2,А3,А4 может быть представлена следующим образом: = СУММ(А1:А4).

Возможность построения в электронных таблицах формульных выражений, в которых в качестве аргументов формул используются адреса ячеек, и богатый набор различных готовых функций позволяют разрабатывать расчетные таблицы практически любого уровня сложности. Это объясняет их широкое использование в экономической, технической и других сферах деятельности работников офиса.

Адреса ячеек

Для того чтобы создаваемая таблица правильно выполняла необходимые вычисления, необходимо знать правила создания ссылок и записи в формуле ссылки на адреса ячеек, которые используются в формуле или функции.

В электронных таблицах различают относительные и абсолютные адреса ячеек.

Относительный адрес указывает на относительное положение ячейки, на которую делается ссылка в записываемой формуле (рис.3).

Рис.3. Относительная адресация ячеек

Форма записи относительного адреса обычная, например, если в ячейку С2 вводится формула, вычисляющая произведение чисел, записанных в ячейках А2 и В2, то формула записывается в виде =А2*В2. Для программы EXCEL это будет интерпретировано следующим образом: «взять число из ячейки, расположенной на 2 ячейки левее и умножить его на число в ячейке, расположенной на 1 ячейку левее».

Если теперь скопировать содержимое ячейки С2 в ячейки С3,С4,.. (выделить ячейку С2, дать команду Копировать, выделить ячейки С3,С4, и дать команду Вставить), то в ячейках С3, С4 будут записаны формулы:

= А3*В3, = А4*В4,..

Относительные адреса позволяют быстро заполнять формулами содержимое ячеек, используя копирование, в случае, если в столбце таблицы делаются вычисления по одной формуле, и где аргументами являются значения, содержащиеся в других столбцах этой таблицы.

Абсолютный адрес (рис.4) позволяет сделать ссылку на ячейку, указав ее местоположения на рабочем листе независимо от того, в какой ячейке записана формула.

Рис.4. Абсолютная адресация ячеек

При копировании содержимого этой формулы в другую ячейку ссылка будет указывать на ячейку с тем же номером столбца и номером строки. Для того, чтобы зафиксировать идентификатор столбца и/или строки при указании их адреса в формуле, необходимо поставить перед идентификатором столбца и/или строки знак доллара ($).

Так, например, если числа, записанные в столбце В надо умножить на постоянный коэффициент, находящийся в ячейке А1 и их произведение поместить в столбец С, то в ячейку С1 надо записать формулу =А$1*B1. После ввода формулы в ячейку С1 скопируем ее в ячейки С2,С3,+. В этих ячейках ссылка на ячейку А$1 не изменится, в то время как адреса ячеек для второго сомножителя будут преобразованы, так как ссылка в исходной формуле была записана в относительной адресации.

При перемещении содержимого ячеек с формулами, то есть при выполнении команд Вырезать, а потом Вставить, ссылки на ячейки, написанные как в абсолютных, так и в относительных адресах сохраняются.

Выше было дано определение понятию адресов ячеек и способам задания ссылок при записи формул. При обращении в формулах к ячейкам можно использовать не только их адреса, но и заранее присвоенные им имена. Можно поименовать как отдельную ячейку, так и выделенную область (блок ячеек). Создание, вставка и определение имен ячеек и диапазонов осуществляется с помощью пункта Имя меню Вставка.

Любая ячейка может иметь всплывающее примечание, в котором обычно дают разъяснение по поводу той информации, которая в нее введена. Для того, чтобы ячейка имела примечание, выделите ячейку и дайте команду Примечание в меню Вставка, после чего запишите текст примечания.

Ячейки, имеющие примечания, помечаются на рабочем листе красными треугольниками в правом верхнем углу ячейки. Например, как это показано на рисунке 5, в файле (книге) Список фирм.xls.

Рис.5. Примечание к ячейке