Планируй, управляй, достигай! Практическое руководство по эффективным дорожным картам проектов в эпоху цифровых трансформаций

Алексей В. Кузьмин

«Планируй, управляй, достигай!» — это гид и руководство для всех, кто хочет овладеть силой применения инструмента дорожных карт для управления проектами и достижения целей в любой сфере деятельности.Автор приводит примеры из реального бизнеса, рассматривает использование дорожных карт в практике российских компаний, влияние искусственного интеллекта и других технологий, знакомит с полезными инструментами для рабочих задач и личных проектов.

Глава 1. Дорожная карта проекта — сущность и назначение

• Понятие «дорожная карта проекта»

• Дорожная карта проекта и план проекта — в чем разница

• Целевая аудитория дорожных карт

В этой главе мы разберемся, что такое дорожная карта проекта, чем она отличается от обычного плана и для кого она создается.

Понятие «дорожная карта проекта»

Дорожная карта проекта — это стратегический инструмент визуализации, который отображает ключевые этапы, цели и результаты проекта на временной шкале (обычно). Она служит навигатором, помогающим команде и заинтересованным сторонам понять, куда движется проект и какие шаги необходимо предпринять для достижения поставленных целей.

Стоит отметить, что для дорожной карты нет строго определенного формата. Даже графическое представление не является обязательным. Так, мероприятия дорожных карт для государственных национальных программ часто представлены в виде таблицы, как, например, в подготовленной Сбербанком дорожной карте по развитию технологий искусственного интеллекта (ИИ) в России до 2030 года [31].

Формат во многом зависит от сложности проекта и целевой аудитории, чего мы коснемся ниже в этой главе.

Рис. 1.1. Разнообразие форматов дорожных карт проектов

Разберемся подробнее. Дорожная карта — это не просто красивая картинка или набор дат.

Это мощный инструмент стратегического планирования и коммуникации, который позволяет:

1. Визуализировать (показать) общую картину проекта.

2. Определить ключевые вехи и зависимости между ними.

3. Согласовать ожидания всех участников проекта относительно результатов, включая KPI.

4. Отслеживать прогресс и вносить корректировки по мере необходимости.

Рассмотрим реальный пример:

В феврале 2016 года стало известно, что компания «Яндекс» начала амбициозный проект по созданию собственной системы беспилотных автомобилей. В мае 2017 года компания представила прототип своего беспилотного такси, а уже в феврале 2018 года в Москве прошли зимние испытания прототипа беспилотника [32].

Ретроспективно в верхнеуровневую дорожную карту этого проекта можно включить несколько основных этапов:

• Разработка прототипа (2016—2017).

• Тестирование на закрытых площадках (2017—2018).

• Пилотные запуски в городских условиях (2018—2023).

• Коммерческая эксплуатация (2023 и далее).

К 2023 году беспилотные такси «Яндекса» уже работали в тестовом режиме в нескольких российских городах и за рубежом. В июне 2023 года в Москве был запущен в тестовом режиме сервис заказа роботакси за 100 рублей. В августе 2023 года «Яндекс» выпустил на дороги столицы беспилотные автомобили без водителя за рулем [32].

В январе 2024 года стало известно, что «Яндекс» набирает китайских специалистов для создания беспилотных авто нового поколения, а в сентябре компания представила беспилотный грузовик [32].

Дорожная карта проекта и план проекта — в чем разница

Встречаются ситуации, когда путают дорожную карту с планом проекта. Чем карта отличается от плана?

План проекта — это детальный документ, который описывает конкретные задачи, сроки, ресурсы и ответственных лиц. Он отвечает на вопросы «что?», «когда?» и «кто?». План проекта обычно охватывает весь проект: с самого верхнего уровня до детальных измеримых работ по реализации проекта и различных его аспектов.

Дорожная карта показывает общее направление движения проекта, ключевые вехи и их взаимосвязи и/или основные показатели успеха (KPI). Дорожная карта обычно фокусируется на стратегических целях и результатах.

Рассмотрим эти различия на примере инновационного и энергоэффективного проекта «Арктик СПГ 2». Проект предусматривает создание трех линий для производства сжиженного природного газа (СПГ) суммарной мощностью 19,8 млн тонн в год и стабильного газового конденсата до 1,6 млн тонн в год.

В составе основных объектов «Арктик СПГ 2»:

• Завод СПГ и СКГ на ОГТ.

• Объекты обустройства Салмановского (Утреннего) нефтегазоконденсатного месторождения.

• Терминал СПГ и СГК «Утренний».

• Аэропорт Утренний [33].

Всего лишь три документа по проекту, опубликованные в порядке раскрытия информации: «Определение объема работ», «План взаимодействия с заинтересованными сторонами» и «Резюме нетехнического характера», содержат 117, 73 и 65 страниц соответственно [33].

Дорожная карта того же проекта выглядела бы иначе, заняв всего одну страницу:

• Получение ООО «Арктик СПГ 2» лицензии на право пользования участком недр федерального значения — 2014 год.

• Предварительная инженерная проработка (pre-FEED, Preliminary front-end engineering design) — 2015—2016 годы.

• Завершение разработки и государственной экспертизы проектной документации; формирование заказов на оборудование с длительными сроками поставок; окончательное инвестиционное решение по проекту; контракты на проектирование, материально-техническое обеспечение проекта и строительство — 2018—2020 годы.

• Запуск первой производственной линии завода — 2023 год.

• Запуск второй производственной линии — 2024 год.

• Запуск третьей линии — 2026 год.

Как видите, дорожная карта дает более общую, стратегическую картину проекта, в то время как план детализирует конкретные шаги, работы и сроки.

Важно понимать, что эти два инструмента не противоречат, а дополняют друг друга. Дорожная карта помогает команде и заинтересованным сторонам (стейкхолдерам) «держать в голове» общую картину и стратегические цели, а план проекта обеспечивает четкое понимание конкретных действий для достижения этих целей.

Целевая аудитория дорожных карт

Кому нужны дорожные карты? Короткий ответ — всем участникам проекта. Но рассмотрим основные группы пользователей и их потребности более детально.

1. Руководители высшего звена

Для топ-менеджмента дорожная карта — это инструмент стратегического планирования и контроля. Она позволяет показать, как отдельные проекты вписываются в общую стратегию компании, выявлять риски и возможности, помогает принимать решения о распределении ресурсов.

Пример:

С 2018 года госкорпорация «Росатом» реализует Единую цифровую стратегию (ЕЦС), включающую многоплановую работу по множеству направлений. В рамках ЕЦС были сформированы десять программ, и для каждой составлена своя дорожная карта [34].

2. Менеджеры проектов

Для руководителей проектов дорожная карта — компас, который помогает держать курс на достижение целей проекта. Она позволяет эффективнее планировать ресурсы, управлять рисками и коммуницировать по статусу проекта с заинтересованными сторонами.

Пример:

В 2020 году «Ростсельмаш», ключевой российский разработчик и производитель специализированной техники с собственным центром инноваций, представил проект развития цифровой экосистемы АПК «Автономная ферма». Ядро экосистемы, платформа «Агротроник», объединяет множество интегрированных решений на базе технологий искусственного интеллекта, анализа больших данных, беспилотных и гибридно управляемых комбайнов и машинного зрения.

В сентябре 2020 года «Ростсельмаш» успешно испытал умный комбайн на уборке подсолнечника — в рамках реализации инновационного проекта «Автономная ферма». А уже в октябре кампания представила главе правительства РФ умный высокоавтоматизированный зерноуборочный комбайн семейства TORUM [35].

3. Члены проектной команды

Для рядовых участников проекта дорожная карта — это возможность увидеть «полную картину» и понять, как их работа вписывается в общий контекст проекта. Это повышает мотивацию и помогает принимать более осознанные решения в повседневной работе.

Пример:

В digital-агентстве «Вебфлай» дорожная карта создается и для внутренней команды, и для заказчика. Документ помогает предусмотреть все этапы разработки, выделить нужные ресурсы, распределить задачи и сроки в команде и видеть общий дедлайн. Клиенту дорожная карта показывает всю цепочку этапов, объем работ и обоснованность сроков реализации проекта [36].

4. Заказчики и инвесторы

Для внешних стейкхолдеров дорожная карта — наглядное представление планов и прогресса проекта. Она помогает формировать реалистичные ожидания и обеспечивает прозрачность в коммуникации.

Пример:

В декабре 2022 года Правительственная комиссия по цифровому развитию РФ утвердила дорожную карту создания «Нового общесистемного программного обеспечения» на период до 2030 года. Документ был подготовлен «Ростелекомом», «1С», VK и «Лабораторией Касперского», в рамках соглашения с правительством, под реальные потребности отраслей экономики в импортозамещающих программных решениях. Дорожная карта помогла наглядно показать по каждому из 58 продуктов конкретную компанию-разработчика, объемы инвестиций и выручки, целевые показатели выполнения по годам и год достижения максимального уровня технологической готовности [37].

5. Партнеры и поставщики

Для внешних партнеров и поставщиков дорожная карта — инструмент синхронизации действий и планирования ресурсов. Она позволяет лучше понять потребности проекта и адаптировать свои планы соответствующим образом.

Пример:

При создании и совершенствовании нового российского пассажирского самолета МС-21 компании «Иркут» дорожная карта помогала в координации работы с многочисленными поставщиками комплектующих для успешной реализации проекта в целом [38].

Важно понимать, что эффективная дорожная карта должна учитывать потребности всех этих групп. Ей следует быть достаточно детальной, чтобы оставаться полезной для команды проекта, но при этом достаточно обобщенной, чтобы не перегружать высшее руководство и внешних стейкхолдеров излишними деталями.

Практические задания

1. Анализ существующей дорожной карты:

Выберите реальный проект в вашей организации или известный вам проект другой компании. Найдите его дорожную карту или составьте ее примерный вариант на основе доступной информации. Проанализируйте дорожную карту, отвечая на следующие вопросы:

• Насколько четко определены ключевые вехи проекта?

• Понятна ли общая стратегия и направление движения проекта?

• Учтены ли потребности различных групп пользователей?

• Что бы вы изменили или улучшили в этой дорожной карте?

2. Создание мини-дорожной карты:

Придумайте небольшой проект (например, организация корпоративного мероприятия или запуск нового продукта в вашей компании). Создайте для него простую дорожную карту, включающую не менее 5 ключевых вех. Убедитесь, что ваша дорожная карта:

• Охватывает весь жизненный цикл проекта.

• Четко показывает последовательность и взаимосвязь ключевых этапов.

• Учитывает потребности различных заинтересованных сторон.

3. Сравнение плана проекта и дорожной карты:

Возьмите реальный план проекта из вашей практики. Теперь на его основе создайте дорожную карту проекта. Сравните эти два документа и выпишите основные различия. Подумайте, в каких ситуациях каждый из этих инструментов будет наиболее полезен. Как они могут дополнять друг друга в процессе управления проектом?

4. Адаптация дорожной карты для разных аудиторий:

Возьмите дорожную карту, созданную в упражнении 2. Адаптируйте ее для трех различных аудиторий: топ-менеджмента, проектной команды и внешних заказчиков. Подумайте, какие элементы вы бы добавили или убрали для каждой аудитории, как бы изменили уровень детализации и формат представления информации?

5. Анализ кейса:

Рассмотрите пример компании «Газпром нефть» — ее проект цифровой трансформации, представленный в 2019 году в рамках стратегии до 2030 года [39].

Найдите информацию об этом проекте в открытых источниках и попробуйте составить примерную дорожную карту данной стратегии.

После этого ответьте на следующие вопросы:

• Какие ключевые вехи вы бы выделили в этом долгосрочном проекте?

• Как бы вы структурировали эту дорожную карту, учитывая множество направлений цифровой трансформации (добыча, переработка, сбыт и т. д.)?

• Какие преимущества дает использование дорожной карты в таком масштабном и долгосрочном проекте?

Выполнение этих упражнений поможет вам лучше понять концепцию дорожных карт проектов и научиться применять этот инструмент на практике. Помните, что создание эффективной дорожной карты — это искусство, которое совершенствуется только с опытом. Не бойтесь экспериментировать и адаптировать этот инструмент под специфику ваших проектов и организации.

5 главных идей главы

1. Дорожная карта проекта — это стратегический инструмент визуализации, который отображает ключевые этапы, цели и результаты проекта на временной шкале (обычно), помогая команде и заинтересованным сторонам понять общее направление движения проекта.

2. В отличие от детального плана проекта дорожная карта фокусируется на стратегических целях и результатах.

3. Дорожные карты необходимы различным группам пользователей: от топ-менеджмента и руководителей проектов до членов команды, заказчиков, инвесторов и партнеров, каждая из которых имеет свои специфические потребности.

4. Эффективная дорожная карта должна быть в меру подробной для команды проекта, но при этом достаточно обобщенной для высшего руководства и внешних стейкхолдеров, балансируя между стратегическим видением и тактическими деталями.

5. Использование дорожных карт помогает представить общую картину проекта, согласовывать ожидания участников, отслеживать прогресс и вносить необходимые корректировки, что особенно важно в сложных и долгосрочных проектах.