Финансовая трансформация для CFO

Елена Хмелевс

В книге представлен десятилетний опыт трансформации и изменения финансовых функций, процессов и ИТ-систем. Автор делится кейсами, в которых рассматриваются реальные трудности и успешные решения. Описаны новые ключевые компетенции для финансового директора — управление процессами, проектами, изменениями и коммуникациями. Эти примеры и рекомендации помогут читателям избежать ошибок и стать решающим фактором успеха в их собственных проектах.

Глава 2. Управление процессами

Чтобы осуществить изменения, необходимо полноценно управлять процессами, иметь глубокое понимание как процессы и взаимодействия устроены сейчас и как они должны быть изменены в результате реализации проекта.

Чтобы начать системную работу с процессами, можно выбрать одну из популярных методик и адаптировать ее под свои нужды, например, Lean Six Sigma.

Lean — это методика, ориентированная на устранение потерь и повышение эффективности в производственных и бизнес-процессах, которая возникла в системе производства Toyota в середине 20-го века. Её активно развивали в 1950-1960-х годах, чтобы оптимизировать производственные операции и минимизировать издержки. Основная цель Lean — создание максимальной ценности для клиента за счет минимальных затрат ресурсов и устранения всех действий, которые не добавляют ценности продукту или услуге.

Six Sigma — это методика, направленная на снижение дефектов и помех в производстве и бизнесе, появилась в корпорации Motorola около 1985—1986 года. Позже, в середине 1990-х годов, Джек Уэлч внедрил её в General Electric. Основная цель концепции — повышение качества производственных процессов и уменьшение отклонений от стандартов.

В основе Six Sigma лежат пять ключевых принципов

— Ценность для потребителя: Важно учитывать мнение клиента и устранять недостатки продукта, так как все, что не приносит ценности, является бесполезным.

— Мотивированность команды: Сотрудники должны быть вовлечены в процесс и стремиться к результатам. Уважение их мнения повышает вовлеченность и качество продукта.

— Устранение неэффективных процессов: Оценка качества продукта с точки зрения клиента помогает выявить неэффективные процессы, которые следует устранить или упростить для удовлетворения потребностей конечного потребителя.

— Постановка измеримых целей: Все цели и результаты должны быть измеримы для сбора и анализа данных, что способствует улучшениям.

— Принятие решений на основе данных: Важно основываться на фактах, а не на предположениях при принятии решений по проекту.

Этапы работы с процессами по методике Six Sigma DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control)

1.Определение (Define): Устанавливаются цели процесса и потребности потребителей, что позволяет сосредоточиться на критически важных аспектах, требующих улучшения. На этом этапе, например, можно определить основные процессы в организации, а также определить какие задачи должен решить проект.

2.Измерение (Measure): На этом этапе осуществляется сбор и анализ существующих данных процесса, что помогает определить текущие показатели производительности. На этом этапе можно описать процессы, составить карты потока ценности — это блок-схемы где на каждом этапе процесса отражается какую ценность он приносит.

3.Анализ (Analyze): Проводится анализ выявленных дефектов и собирается обратная связь от клиентов и сотрудников для выявления причин недостатков. На этом этапе можно сделать гэп анализ между процессами «as is» и «to be», проанализировать бенчмарки, типовые улучшения и автоматизации процессов, которые используют другие компании и предлагают разработчики ПО по автоматизации.

4.Улучшение (Improve): В этом этапе осуществляется поиск и внедрение новых решений для оптимизации процессов, что приводит к улучшению качества и эффективности. Это активная фаза проекта по внедрению, по результату предыдущего этапа анализа необходимо сформулировать конкретную задачу и срок, в который она должна быть реализована.

5.Контроль (Control): Завершающий этап включает в себя контроль работы продукта и процессов для обеспечения их стабильности и качества, предотвращая возврат к прежним недостаткам.

После завершения активной фазы проекта необходимо проанализировать результат — оценить насколько удалось достигнуть поставленной цели и применять комплекс мер для того чтобы не потерять результат.

Стандартные сквозные процессы в организациях

Сквозной процесс (End-to-End process) — это цепочка действий, которые проходят через разные отделы компании, начиная с запроса клиента и заканчивая готовым продуктом. Анализ сквозных процессов помогает улучшить работу между отделами, сокращая время и ресурсы для достижения общей цели. В концепции Six Sigma выделение сквозных процессов может быть частью первого этапа Определение (Define), а их анализ и сравнение с бенчмарком — частью третьего этапа Анализ (Analyze).

Зачем нужно определять и описывать сквозные процессы

— Улучшенная стандартизация. Это способствует согласованности, минимизации ошибок и упрощению поддержки и сопровождения.

— Выявление неэффективности и узких мест. Это помогает сократить время обработки, снизить затраты и повысить производительность.

— Согласование дизайна процессов с целями организации. Обеспечивая соответствие процессов потребностям компании, внедрение лучше поддерживает достижение бизнес-целей.

— Снижение количества ошибок. Когда сквозные процессы определены, становится проще обучать сотрудников и следить за эффективностью их работы.

— Улучшенное создание отчетов и анализ. Определение сквозных процессов упрощает анализ данных и создание отчетов по эффективности каждого процесса.

От заказа до получения оплаты (Order-to-Cash)

Процесс «От заказа до получения оплаты» (Order-to-Cash, O2C) охватывает полный цикл обработки клиентского заказа — от его размещения до получения оплаты. Этот процесс включает:

1.Ввод заказа: Заказ вводится в систему через интернет-магазин или менеджера по продажам.

2.Обработка заказа: Проверяются запасы, цены, скидки и доступность товара.

3.Управление запасами: Продукт отбирается, упаковывается и готовится к отправке, а запасы обновляются.

4.Доставка: Товар отправляется клиенту, с координацией через логистику.

5.Выставление счетов: Генерируется и отправляется счет с информацией о товаре, цене и условиях оплаты.

6.Сбор платежей: Оплата клиента обрабатывается, включая варианты через кредитные карты или другие методы.

Базовые варианты автоматизации процесса

1.Ввод заказа: ИТ системы могут автоматически вводить заказы через интеграции с интернет-магазинами и CRM, а ИИ прогнозировать спрос на основе исторических данных.

2.Обработка заказа: Автоматизация проверки уровня запасов, цен и скидок, а ИИ может предложить оптимальные скидки или условия доставки на основе анализа заказов.

3.Управление запасами: ИТ системы отслеживают запасы, ИИ может прогнозировать потребности и оптимизировать пополнение складов.

4.Доставка: Автоматизированная координация с логистикой, а ИИ помогает выбирать оптимальные маршруты доставки и отслеживать статус.

5.Выставление счетов: ИТ системы генерируют счета автоматически.

6.Сбор платежей: Интеграция с платежными системами для автоматического получения платежей, ИИ помогает прогнозировать сроки оплаты и управлять дебиторской задолженностью.

От закупки до оплаты (Procure-to-Pay)

Процесс «От закупки до оплаты» (Procure-to-Pay, P2P) охватывает полный цикл закупки товаров или услуг — от выявления потребности до обработки платежа. Это ключевой процесс для компаний, работающих с внешними поставщиками. В него входят:

1.Выявление потребности: Определение, какие товары или услуги нужны.

2.Выбор поставщика: Оценка предложений, цен, качества и сроков.

3.Переговоры по контракту: Обсуждение условий, цен и сроков доставки.

4.Создание заказа: Формирование и отправка заказа на покупку.

5.Получение товаров/услуг: Проверка качества и соответствия.

6.Обработка платежа: Поставщик выставляет счет, организация обрабатывает платеж.

Базовые варианты автоматизации процесса

1.Выявление потребности: ИИ анализирует уровень запасов и прогнозирует потребности.

2.Выбор поставщика: Автоматизация оценки поставщиков на основе рейтингов, отзывов и прошлых результатов.

3.Переговоры по контракту: ИИ может автоматизировать анализ условий контракта и предлагать оптимальные варианты.

4.Создание заказа: Автоматическое формирование заказов по утвержденным условиям.

5.Получение товаров: ИТ система отслеживает доставку, ИИ проверяет качество по заданным критериям.

6.Обработка платежа: ИИ автоматически сопоставляет счета с контрактами и формирует заявку на оплату для согласования.

От учета к отчетности (Record-to-Report)

Процесс «От учета к отчетности» (Record-to-Report, R2R) охватывает цикл финансовой отчетности, включая запись транзакций, сверку, закрытие периода и создание отчетов. Он помогает организациям соблюдать стандарты отчетности и предоставлять точную информацию заинтересованным сторонам. Этот процесс включает:

1.Запись финансовых транзакций: Фиксация всех операций в бухгалтерской системе.

2.Сверка: Сравнение записанных транзакций с банковскими выписками и другими документами для проверки точности.

3.Закрытие периода: Внесение корректировок и учет всех операций в конце отчетного периода.

4.Создание финансовой отчетности: Генерация отчетов, таких как баланс и отчет о прибылях и убытках.

Базовые варианты автоматизации процесса

1.Запись финансовых транзакций: ИТ система автоматически фиксирует операции, ИИ может анализировать транзакции на наличие аномалий.

2.Сверка счетов: ИИ может быстро выявлять несоответствия при сверке и предлагать решения.

3.Закрытие периода: Автоматизация закрытия периода с внесением корректировок.

4.Создание финансовой отчетности: ИТ системы генерируют отчеты, ИИ может анализировать данные для прогнозов и предложений по улучшению финансовых показателей.

От найма до выхода на пенсию (Hire-to-Retire)

Процесс «От найма до выхода на пенсию» (Hire-to-Retire, H2R) охватывает весь жизненный цикл сотрудника — от поиска до выхода на пенсию или увольнения. Включает этапы подбора кандидатов, собеседования, адаптации, управления производительностью, обработки заработной платы и завершения трудовых отношений. Этот процесс включает:

1.Поиск кандидатов: Используются каналы для поиска, такие как сайты вакансий и рекомендации.

2.Проведение собеседований: Собеседования с участием HR, менеджеров и коллег.

3.Адаптация новых сотрудников: Обучение и оформление документов.

4.Управление производительностью: Оценка работы, обратная связь и программы развития.

5.Обработка заработной платы: Выплаты и налоги сотрудников.

6.Выход на пенсию или увольнение: Оформление ухода сотрудника.

Базовые варианты автоматизации процесса

1.Поиск кандидатов: ИТ системы автоматизируют управление вакансиями и отслеживание кандидатов, ИИ может подбирать лучших кандидатов по профилю и прогнозировать их успешность.

2.Проведение собеседований: ИТ системы назначают собеседования, ИИ может проводить первичные собеседования, анализировать ответы и давать рекомендации по выбору кандидатов.

3.Адаптация новых сотрудников: Автоматизация процесса онбординга, ИИ может персонализировать обучение и адаптацию сотрудников на основе их профиля.

4.Управление производительностью: ИТ системы управляют оценкой, ИИ может прогнозировать производительность и предлагать персональные программы развития.

5.Обработка заработной платы и налогов: Автоматизация расчета зарплат и налогов.

6.Выход на пенсию или увольнение: ИИ помогает предсказывать, когда сотрудники могут уйти, предлагая меры по удержанию.

От концепции до клиента (Concept-to-Customer)

— Статус-отчет по проекту: Руководство компании ежемесячно получает электронное письмо (первого числа месяца), в котором менеджер проекта предоставляет сводку о текущем прогрессе, бюджете, рисках и последующих шагах.

Процесс «От концепции до клиента» (Concept-to-Customer, C2C) охватывает полный жизненный цикл продукта — от идеи до доставки клиентам. Включает этапы создания идеи, разработки концепции, проектирования, производства, контроля качества, дистрибуции и клиентской поддержки. Важен для компаний, разрабатывающих и продающих продукцию. Ответственность за процесс может лежать на отделе разработки продукта или кросс-функциональной команде. Этот процесс включает:

1.Генерация идеи: Поиск идей для продукта через анализ рынка, отзывы клиентов и внутренние обсуждения.

2.Разработка концепции: Создание прототипов, исследования рынка и оценка осуществимости.

3.Проектирование и инженерные работы: Проектирование деталей, симуляции, выбор материалов.

4.Производство: Запуск производственных линий, закупка материалов, выпуск продукции.

5.Контроль качества: Проверки на соответствие стандартам качества и устранение дефектов.

6.Дистрибуция: Настройка каналов доставки и передача продукта клиентам или ритейлерам.

7.Поддержка клиентов: Обеспечение технической помощи и обработка возвратов или обменов.

Базовые варианты автоматизации процесса

1.Генерация идеи: ИТ система для анализа рынка и клиентских отзывов. ИИ может выявлять потребности рынка и прогнозировать тренды.

2.Разработка концепции: Автоматизация разработки прототипов и проведения исследований осуществимости с ИИ для анализа потенциального рынка.

3.Проектирование и инженерные работы: ИТ системы управляют проектированием и симуляциями, ИИ может оптимизировать процессы выбора материалов и тестирования.

4.Производство: Автоматизация производственных линий и отслеживание прогресса, ИИ оптимизирует процессы для повышения эффективности и снижения брака.

5.Контроль качества: ИТ системы управляют проверками, а ИИ может прогнозировать дефекты и предотвращать их на ранних этапах.

6.Дистрибуция: Автоматизация управления складскими операциями и логистикой. ИИ оптимизирует цепочку поставок и уровни запасов.

7.Поддержка клиентов: Автоматизация взаимодействий с клиентами, ИИ может предлагать персонализированную поддержку и решать стандартные запросы.

От лида до клиента (Lead-to-Customer)

Процесс «От лида до клиента» (Lead-to-Customer, L2C) охватывает весь цикл взаимодействия с потенциальными клиентами — от первого контакта до момента, когда они становятся платящими клиентами. Ответственность за процесс L2C может лежать на отделе продаж или кросс-функциональной команде, включающей отделы продаж, маркетинга и обслуживания клиентов. Этот процесс включает этапы:

1.Генерация лидов: Поиск потенциальных клиентов через различные каналы, такие как запросы на сайте, социальные сети и рекомендации.

2.Квалификация лидов: Оценка лидов по таким критериям, как бюджет, потребность, интерес к продукту и полномочия для принятия решений.

3.Продажи: Работа с квалифицированными лидами для превращения их в платящих клиентов, включая подготовку предложений, переговоры и заключение сделок.

4.Привлечение клиента: Оформление формального соглашения с клиентом, заключение контракта и определение условий сделки.

5.Адаптация клиента: Предоставление клиенту всей необходимой информации, обучение и поддержка, чтобы он мог эффективно использовать продукт или услугу.

Базовые варианты автоматизации процесса

1.Генерация лидов: Автоматизированные системы для создания лидов через маркетинговые кампании и персонализированный контент. ИИ может анализировать поведение пользователей и предлагать наиболее эффективные стратегии генерации лидов.

2.Квалификация лидов: CRM-системы автоматизируют процесс оценки лидов по критериям, таким как бюджет и потребности. ИИ может автоматически квалифицировать лидов на основе поведенческих данных и вероятности конверсии.

3.Продажи: Управление продажами через CRM, включая автоматизацию предложений и отслеживание переговоров. ИИ может предсказывать успех сделок и оптимизировать стратегии взаимодействия с клиентами.

4.Привлечение клиента: Автоматизация создания и управления контрактами с помощью ИТ-систем для прозрачности условий сделки. ИИ может анализировать данные контрактов и оптимизировать процесс заключения сделок для минимизации рисков.

5.Адаптация клиента: ИТ-системы автоматизируют процессы обучения и сопровождения новых клиентов. ИИ может предлагать персонализированные программы обучения и прогнозировать будущие потребности клиентов для улучшения их опыта.

От закупки до контракта (Procure-to-Contract)

P2C — это процесс, охватывающий полный жизненный цикл управления закупками, начиная с определения потребности и заканчивая выбором поставщика и завершением контракта. Он включает этапы от определения необходимости закупки, выбора поставщика, переговоров и заключения контракта до управления отношениями с поставщиками. Владельцем процесса обычно является отдел закупок, особенно команда управления контрактами. Основные этапы процесса P2C включают:

1.Определение потребности в закупке: Идентификация необходимости товаров или услуг для обеспечения бизнес-операций.

2.Выбор поставщика: Оценка потенциальных поставщиков по таким критериям, как цена, качество, надежность и соблюдение нормативных требований.

3.Переговоры по контракту: Определение условий контракта, включая объем работ, цены и условия оплаты.

4.Окончательное оформление контракта: Подписание контракта обеими сторонами после согласования всех условий.

5.Управление контрактом: Мониторинг выполнения обязательств по контракту, контроль качества и решение возможных споров.

Базовые варианты автоматизации процесса

1.Определение потребности в закупке: ИТ-системы автоматизируют процесс прогнозирования потребностей, анализируя данные о запасах и спросе. ИИ может прогнозировать потребности, основываясь на исторических данных и рыночных трендах.

2.Выбор поставщика: Автоматизация оценки поставщиков с использованием систем управления закупками, где ИИ помогает ранжировать и выбирать лучших кандидатов, оценивая их по стоимости, качеству и соблюдению нормативных требований.

3.Переговоры по контракту: ИТ-системы могут автоматизировать стандартные переговорные процессы, в то время как ИИ может анализировать условия контрактов, предлагая оптимальные стратегии переговоров на основе данных.

4.Окончательное оформление контракта: Автоматизация создания и подписания контрактов с помощью электронных подписей и ИТ-систем для управления документооборотом, что обеспечивает прозрачность и ускоряет процесс.

5.Управление контрактом: ИТ-системы обеспечивают мониторинг выполнения условий, а ИИ может отслеживать выполнение обязательств и прогнозировать потенциальные риски или нарушения, позволяя быстро решать вопросы в ходе исполнения контракта.

От предложения до получения платежа (Quote-to-Cash)

Q2C — это процесс, охватывающий весь жизненный цикл работы с клиентским предложением, начиная с его создания и заканчивая сбором платежей. Включает этапы от формирования предложения до обработки заказов, выставления счетов и получения оплаты. Владельцем процесса Q2C обычно является отдел продаж. Основные этапы процесса Q2C включают:

1.Запрос клиента: Клиент выражает интерес к продукту или услуге, а торговый представитель собирает данные для создания предложения.

2.Создание предложения: На основе запроса клиента создается коммерческое предложение, которое отправляется для утверждения.

3.Утверждение предложения: Клиент либо утверждает предложение, либо торговый представитель дорабатывает его в ходе переговоров.

4.Обработка заказа: После утверждения предложение превращается в заказ, который обрабатывается и подтверждается с клиентом.

5.Доставка продукта: Заказ передается на склад для комплектации, упаковки и отправки клиенту.

6.Создание счета: Бухгалтерия или отдел документооборота формирует счет на основе подтвержденного заказа.

7.Сбор платежа: Клиент производит оплату.

8.Завершение заказа: Процесс завершается выполнением заказа и подтверждением всех обязательств.

Базовые варианты автоматизации процесса

1.Управление заказами на продажу: Использование ИТ-систем для автоматизации создания, подтверждения и обработки заказов, включая управление доставкой.

2.Выставление счетов: Автоматизация формирования счетов и отправки клиентам через интегрированные финансовые системы, что сокращает ручную работу.

3.Сбор платежей: ИТ-системы автоматизируют учет дебиторской задолженности, отслеживание оплаты, а ИИ может прогнозировать задержки и помогать в управлении платежами.

4.Аналитика и отчетность: Автоматизированные инструменты собирают данные в реальном времени, обеспечивая возможность контролировать и оптимизировать процесс Q2C, включая анализ эффективности продаж и платежных операций.

Конец ознакомительного фрагмента.